Gestión de Almacén
Tareas Realizadas en un Almacén
a) Recepción de mercancía. Comprobación de las mercancías a descargar, operaciones de descarga de vehículos y las de identificación, etiquetado y acondicionamiento de cargas antes de su colocación.
b) Almacenaje. Ubicación de los productos en su lugar definitivo y el traslado de productos entre distintas zonas de almacenaje.
c) Preparación de pedidos. Recogida de los productos en sus ubicaciones, preparación de los productos, etiquetado, agrupación de los bultos a expedir y colocación de los mismos en la zona de expedición.
d) Expedición. Comprobación de las mercancías a expedir, subconsolidación, acondicionamiento y carga de los vehículos que han de recorrer las rutas de entrega y reparto.
e) Tareas de administración. Actividades derivadas de los procesos de administración y gestión del almacén.
Clasificación de Almacenes
a) Según la naturaleza de los artículos almacenados: almacenes de productos semiacabados y almacenes de productos terminados.
b) Según las técnicas de manipulación empleada dentro del almacén:
- Almacenes convencionales. Estanterías y carretillas
- Almacenes mecanizados. Equipos motorizados sin automatización
- Almacenes automáticos. Movimiento de las mercancías por sistemas automatizados.
c) Por la localización de los almacenes según la logística de distribución que siga la empresa:
- Almacenes centrales. Contienen los stocks de ciclo y de seguridad estacional.
- Almacenes regionales. Dicha ubicación da una mayor rapidez de respuesta en el servicio del cliente.
- Centros. Donde se descomponen las cargas completas y de mayor volumen en cargas más pequeñas.
- Almacenes intermedios. Lugar para el aprovisionamiento a cada uno de los centros de producción.
d) Según el régimen jurídico: diferenciamos entre almacenes propios y almacenes en alquiler (alquiler nave, almacén público, en leasing y en tránsito)
e) Según su localización con respecto al resto de la empresa: diferenciamos los almacenes ordenados según el flujo del material.
Parámetros
La organización física del almacén exige considerar las características físicas de los materiales almacenados y el tratamiento que estos materiales deben sufrir en su paso por el almacén. Deben considerarse los parámetros físicos como la forma, volumen, fragilidad, peso, temperatura… También hay que tener en cuenta los siguientes parámetros:
a) Número de partidas a almacenar. Gran incidencia en la elección de la forma de almacenamiento, y por tanto, del diseño y funcionamiento del almacén.
b) Cantidad de materiales de cada partida. Nos permite analizar el movimiento anual de los stocks, teniendo en cuenta su estacionalidad.
c) Rotación de los artículos. Evitar la permanencia indefinida de los artículos en el almacén. Tiene una gran incidencia notable en la elección del sistema de almacenamiento.
Zonas del Almacén
El almacén como espacio físico, ha de tener una serie de zonas o divisiones que de forma general, podemos diferenciar las siguientes:
a) Muelles y zonas de maniobra. Espacios destinados a las maniobras que tienen que realizar los vehículos para entrar, posicionarse y salir del muelle de carga y proceder a efectuar la carga y/o descarga.
b) Zona de recepción y control. Se comprueba el estado, las cantidades y se clasifica, si es necesario, la mercancía antes de ubicarla en sus lugares de almacenamiento.
c) Zona de stock-reserva. Destinada a ubicar los productos durante un determinado tiempo, para el proceso productivo o venta a los clientes.
d) Zona de picking y preparación. Destinado a la recuperación de los productos desde sus lugares de almacenamiento y a la preparación de los pedidos para ser enviados.
e) Zona de salida y verificación. En este sector se consolida la totalidad de las mercancías a enviar, antes de proceder a la carga de los vehículos
f) Zona de oficinas y servicios. El tamaño dependerá del tipo, volumen y organización de las operaciones que se realicen en el almacén, así como los servicios auxiliares que sean necesarios.
g) Otras zonas. Según las necesidades de la empresa, podemos tener diversas zonas como cámaras frigoríficas, zonas para almacenar devoluciones…
Sistemas de Almacenamientos
a) Almacenamiento en bloque. Productos se apilan unos encima de otros formando bloques compactos, implica poco coste.
b) Estanterías fijas. Sistema más usado en los almacenes, al permitir una buena utilización del espacio y flexibilidad para hacer ampliaciones.
c) Estanterías dinámicas. Palés se sitúan automáticamente en la cola de la línea por gravedad, de esta forma se facilita su extracción. Su ventaja es la reducción de movimientos y la aceleración del proceso de recogida.
d) Estanterías móviles. Se mueven por medio de raíles situados en el suelo, permitiendo una mejor utilización del espacio al eliminar pasillos.
e) Almacenes robotizados. Todos los movimientos físicos se realizan de forma automática empleando transelevadores, equipo de manutención capaz de realizar simultáneamente movimientos de traslación y elevación para situarse a la altura del estante. La localización del artículo es controlado por un ordenador central.
Problemas de Seguridad
a) Prevención de incendios. Normas relativas al trabajo de prevención de incendios, son bastante complejas y varían según la clase de materiales almacenados.
b) El robo. Hay que establecer criterios y normas organizativas aplicables.
c) Deterioro de las mercancías. Puede producirse por fenómenos atmosféricos excepcionales (humedad, inundaciones…) también se producen por la fermentación, descensos de temperatura y presión atmosférica…
Otras causas de las pérdida, es la rotura es la provocada en la manipulación por personas inexpertas o medios inadecuados.
d) Prevención de accidentes. Normas oficiales obligan a las empresas a preocuparse de la prevención de accidentes mediante la colocación de señales de peligro y obligando al personal a utilizar todas las medidas y dispositivos de seguridad.
e) Higiene. En algunos casos es necesario adoptar sistemas e instalaciones para la extracción del polvo u otras sustancias nocivas.
Tipos de Controles
El control debe preocuparse del cumplimiento de las normas de trabajo que conducen a los resultados preestablecidos, y deben de dar una visión realista de los inevitables errores que se puedan producir en casa una de las fases del procedimiento de trabajo. Tres tipos:
1. Control preventivo. Establece normas y criterios operativos tendentes a evitar que surjan accidentes para las mercancías, el almacén y la empresa.
2. Control simultáneo. Está incluido en las actividades del almacén. Casos más comunes son los controles de recepción o expedición de las mercancías.
3. Control subsiguiente. Aquel que se realiza una vez concluidas las operaciones de almacén. Su objetivo es la comprobación de las existencias de almacén en cantidad y valor.
Formas de Obtención de la Información
a) Información general. Se obtiene de los hechos reales ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa como en el ámbito interno. Viene registrada mediante listados de artículos, según código y descripción, conteniendo:
- Total entradas y salidas de un periodo de tiempo
- Cantidades pendientes de enviar
- Cantidades pendientes de recibir
- Valoraciones a más de un precio
- Fecha de las últimas entradas y salidas
- Stock real y disponible
- Listados de clientes con todo detalle mediante código y descripción
- Listados de facturas
- Listado de albaranes
- Giros
b) Información procedente de modelos de retroalimentación. Empresa al ser considerada como un sistema, compuesto por diferentes subsistemas interrelacionados con la introducción de la administración científica en el tratamiento de la información, ha permitido establecer unos circuitos de información que realimentan su sistema informativo.
Sistemas de Codificación
Un sistema de codificación satisfactorio, independientemente del tipo de caracteres utilizados, debe ser aquel que garantice una buena relación entre cada valor del código y cada uno de los elementos clasificados.
a) Codificación alfabética. Emplea exclusivamente símbolos alfabéticos, ventaja de una gran potencialidad teórica, las desventajas son que resultan más difícil para determinar y ordenar objetos.
b) Codificación numérica. Utiliza los números del 0 al 9. Los números son inmediatamente comprensibles y pueden ser tratados con más agilidad, menos potencialidad teórica.
c) Codificación mixta. Están constituidos por letras y números. Potencialidad mayor que la anterior y una mayor elasticidad del código.
EAN
Problema que ha preocupado al comercio, es la identificación de los productos susceptibles de ser intercambiados. Actualmente muchas empresas tienen estructurados sistemas de codificación interna para identificar sus productos, ya que esto es útil para agilizar las operaciones necesarias en la realización de las transacciones comerciales.
El sistema de codificación promovido por la organización internacional EAN de la que AECOC forma parte, es un sistema de codificación y simbolización que permite y garantiza la identificación automática y única de cualquier artículo en el momento de la venta y en cualquier lugar del mundo.
La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades de consumo, dotadas de un símbolo de barras, pueden ser identificadas automáticamente en el “check-out” del punto de venta mediante un sistema electrónico de terminal caja registradora.
El código EAN, facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en facturas, albaranes… etc al tiempo que facilita a la organización de los stocks, la racionalización del almacén y confección de los pedidos sin errores.
El código EAN-8, se autoriza ante la imposibilidad del uso del código EAN-3. Esta versión atribuye a la “zona de identificación del producto” 5 caracteres numéricos y tiene un total de 8 posiciones numéricas.
El código creador de producto (CCP) está asignado por AECOC a aquellas empresas responsables de la codificación en origen de los artículos que ponen a la venta. Cada código creador de producto está destinado a la empresa.
Las empresas que tienen un código creador de producto son responsables de asegurar que a asignación de los códigos de identificación de producto sea única y que cada referencia le corresponda un número, sin riesgo de ambigüedad.