Tipos de Empresas y sus Funciones
Una empresa es una unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de una actividad empresarial. Se puede clasificar en:
- Empresas extractivas: Pertenecen al sector primario y se dedican a la extracción de materias primas (por ejemplo, la pesca).
- Empresas industriales: Pertenecen al sector secundario y transforman las materias primas en productos elaborados (por ejemplo, la fabricación de muebles).
- Empresas de servicios: Pertenecen al sector terciario y ponen al alcance del consumidor los bienes y servicios que proceden de los sectores primario y secundario (por ejemplo, el transporte).
Las funciones de la empresa son:
- Función técnica: Realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos, así como aprovisionar a la empresa de materias primas.
- Función comercial: Actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa (por ejemplo, la publicidad).
- Función financiera: Actividades relacionadas con los flujos de capital, como analizar la rentabilidad de las inversiones.
- Función social: Relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal. Incluye actividades que realiza el departamento de recursos humanos, como la gestión de nóminas.
- Función administrativa: Gestiona la administración y el control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de cobros y pagos, ventas, correspondencia recibida y emitida, etc.
El Departamento de Compras: Clave para el Éxito Empresarial
El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que esta pueda conseguir los objetivos marcados.
Planificación de Compras y Aprovisionamiento
La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la empresa. Se tiene en cuenta, como mínimo:
- Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.
- Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
- Los cálculos realizados por el personal de gestión de stock y de almacén.
- Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
Roles en el Departamento de Compras
El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:
- Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo.
- Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente.
- Recibir los boletines de solicitud de material.
- Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación para su tramitación y archivo.
- Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o la continuidad del servicio y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.
Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa, y dependen del jefe de compras.
Aprovisionamiento y Compras: Diferencias y Funciones
Gestión de Aprovisionamiento
La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.
Las funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
- Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
- Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material.
- Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservación más adecuadas.
Gestión de Compras
La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos necesarios lleguen a los inventarios de la empresa.
Las funciones del departamento de compras son:
- Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.
- Estudiar los envíos de los proveedores.
- Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener rápidamente el producto solicitado, aprovechar las facilidades concebidas en el pago o en el sistema de transporte empleado.
- Buscar soluciones para mejorar los costes de organización y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.