1. Circulación de la Correspondencia
La correspondencia es el medio mediante el cual se transmite un mensaje escrito en la empresa, sea cual sea el soporte utilizado.
1.1 Tipos de Mensajería
Para una empresa es importante que toda la documentación, fruto de su actividad independiente del soporte utilizado, sea tratada con agilidad a fin de apostar por una consulta sencilla y rápida. En la mayoría de empresas y organismos públicos suele haber una persona o departamento, dependiendo del tamaño de la organización, encargados de la gestión de la correspondencia. La correspondencia puede ser externa o interna:
– Interna:
Es la que circula dentro de la propia organización y tiene que ser distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad. Cuando el mensaje es importante, suele hacerse copias y una de ellas se devuelve firmada por el destinatario.
– Externa:
La mensajería de entrada es la que recibe la organización y la mensajería de salida es la que envía la empresa u organismo público.
1.2 Tratamiento de la Correspondencia de Entrada
1- Recepción:
Entrada de la correspondencia y los envíos postales en la empresa. Se verifica su buen estado y, si es el caso, se informa de posibles daños a efectos de reclamaciones.
2- Registro:
La correspondencia y la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa.
3- Clasificación:
La paquetería y el correo recibidos se clasifican con los criterios establecidos previamente.
4- Distribución:
El correo y la paquetería se reparten a sus destinatarios en el tiempo y la forma precisos.
1.3 Tratamiento de la Correspondencia de Salida
1- Elaboración:
Incluye la redacción, la firma y la preparación de los anexos que puedan acompañarla.
2- Recogida:
Se recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa o del organismo público.
3- Registro:
La correspondencia de salida se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.
4- Envío:
La correspondencia se envía al servicio de Correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.
2.1 Recogida de Documentos
Los documentos se reciben en la organización a través del correo, fax, etc. Normalmente se reciben en la dirección postal de la organización y debe realizarse de acuerdo con los criterios de seguridad y tratamiento establecidos.
– Firma del albarán:
Puede ser necesaria la firma del acuse de recibo.
– Fecha:
En caso de que falte la fecha, podemos escribir la del matasellos.
– Contenido:
Es preciso comprobar el contenido y verificar que esté toda la documentación. Cuando se adjuntan documentos, sujetarse al escrito, normalmente con un clip, para evitar su extravío.
– Apertura del correo ordinario:
Antes de proceder a abrir el correo, debe tenerse en cuenta que algunas comunicaciones tienen carácter privado. Esta circunstancia vendrá señalada en el sobre. Este tipo de comunicados debe entregarse sin abrir a la persona a quien van dirigidos.
– Remitente:
Se ha de revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. Si no está, debemos grapar a los documentos el sobre con la dirección.
– Bandeja de entrada:
Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro.
2.2 Registro de Correspondencia
En primer lugar, no es necesario registrar los documentos publicitarios, comerciales o informáticos, como tampoco hay que hacerlo con la correspondencia cerrada, ya que esta solo puede abrirla su destinatario. El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad. El primer paso consiste en estampar un sello en la parte superior del documento asignando un número y anotando la fecha de recepción. Una vez que se ha enumerado y fechado, hay que apuntarla en el registro de entrada de correspondencia.
– Número de registro / Fecha / Remitente / Clase / Anexos / Destinatario / Asunto
2.3 Clasificación de la Correspondencia
Se clasifica según se trate de cartas, impresos, facturas, etc. Para ello se suele disponer de bandejas o estantes clasificadores. En una segunda clasificación, se diferencia entre correo urgente, ordinario, certificado y documentación personal o confidencial.
2.4 Distribución de la Correspondencia
- Hay que pensar en el recorrido, especificando los despachos y las dependencias que se deben visitar en cada entrega.
- En algunas empresas y organismos, la entrega no se hace en mano, sino que hay bandejas especiales para dejar la correspondencia. Cada punto del recorrido tendrá al menos dos bandejas: una para la correspondencia de entrada y otra para la de salida.
4.1 Procedimiento en Registros Públicos
Un registro público es una unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los particulares y de los que llegan por correo dirigidos a organismos administrativos y a sus dependencias y servicios. El registro de entrada y salida de documentos en la Administración cumple una doble función: suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación y dar salida a la documentación generada por la Administración.
Vías de recepción de documentos:
- A través del mostrador
- Desde otra dependencia administrativa por correo interno
- Por correo ordinario
- Telemáticamente
El interesado tiene derecho a recibir un justificante de la presentación de la documentación en el que se indique la fecha y la administración en que se ha presentado.
5. Servicios de Correos
Para realizar correctamente el tratamiento de la correspondencia y la paquetería, necesitamos conocer las diferentes clases de envíos y servicios postales que podemos utilizar.
5.1 Métodos de Envío
- Carta ordinaria
- Carta urgente
- Carta certificada
- Burofax
- Telegrama
- Valija
- Postal Exprés
- Paquete azul
- Catálogo y publicaciones periódicas
- Apartado postal
5.2 Servicios Adicionales
– Franqueo electrónico:
Permite el abono online de los envíos mediante tarjeta bancaria o PayPal.
8. Normas de Seguridad y Confidencialidad
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) indica que debemos tanto mantener en secreto la información recibida como destruir los documentos confidenciales cuando no sean necesarios.
- Para la eliminación física de los documentos que ya no sean necesarios debemos utilizar máquinas destructoras de documentos.
- La LOPD establece una serie de sanciones económicas para los titulares de los ficheros en caso de que los responsables de los mismos y los encargados de su tratamiento incurran en infracciones.
- Al manipular correspondencia, somos responsables de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Por ello, conforme a esa responsabilidad, es importante que nunca abramos la correspondencia personal y que tengamos cuidado de no perderla.
- Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad implica que cuando tengamos que comprobar si un envío contiene todos los anexos que se citan, no debemos leer el contenido de la carta u otros documentos.
- El Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula la prestación de servicios postales, establece el secreto y la inviolabilidad en todo lo relacionado con los envíos personales.