TEMA 7 EL DESARROLLO DE LAS TICs EN LOS SI PÚBLICOS
–
En informática, es un sistema o subsistema cualquier de un equipo informático interconectado y utilizados para obtener, manipular, intercambiar datos, e incluye los programas y el equipo informático.
-En teoría de sistemas, es un sistema de información automatizada o manual, que abarca personas, métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión, etc de datos que representa información para el usuario.
Características:
Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información. Están organizados y listos para su posterior uso y están generados para cubrir una necesidad.
Una fuente de información documental es el origen de una información para la investigacion y la producción de literatura académica. Según su originalidad puede ser:
Fuente primaria: material de primera mano relativo a un fenómeno que se desea investigar.
Fuente secundaria: texto basado en fuentes primarias, las cuales implican un tratamiento: análisis, síntesis.
Fuente terciaria: selección y recopilación de fuentes primarias y secundarias (bibliografías, catálogos).
Las bases de datos son fuente de información porque se considera una fuente documental a aquello que contenga datos. Con la conexión mundial a Internet, cada individuo o institución tiene acceso a mayor cantidad de Recursos de Información de las diversas ramas de la ciencia. La mayor parte de información es presentada de forma estática a través de documentos HTML.
Surge la posibilidad de utilizar aplicaciones que permitan acceder a información dinámica, como son las bases de datos con contenidos y formatos diversos.
La utilidad de las Bases de Datos Referenciales es permitir localizar datos de documentos, en los SGBD. Son más que la representación de Fuentes Primarias, mediante los campos de las “Referencias Bibliográficas” sobre documentos primarios, que hay que localizar después en otro Sistema de Información.
La utilidad de las Bases de Datos Documentales es permitir el procesamiento de la información textual para incorporar índices que permitan mayor precisión en la recuperación documental en los SGD. Están orientadas a manejar informaciones textuales a veces no bien estructuradas, en documentos digitalizados de Sistemas de Conocimientos.
Los documentalistas se ocupan de información cognitiva ya que la información administrativa es determinista. Ésta la producen los organismos de manera espontánea. Solo interesa a los administradores de cada organismo. Su ciclo de vida suele ser corto. Y suelen ser unidimensionales.
La información cognitiva es probabilista. Para crearla debe hacerse un esfuerzo intelectual. Se crea para ser publicada y raramente es unidimensional.
Los documentalistas se ocupan de información registrada, que no tiene porqué transcurrir en tiempo real. También se ocupan de fuentes de información no triviales, o que superan una masa crítica de valor.
Conclusión:
En el futuro se esperara una nueva generación de sistemas de gestión del conocimiento basados en modelos mixtos donde no se despreciará el esfuerzo intelectual humano y cuyos modelos básicos serán:
1. sistemas de análisis e indización documental que utilizarán conocimientos lingüísticos codificados en forma de herramientas ontológicas, aunque empleadas de manera automática vía agentes (sistemas).
2. algoritmos de evaluación y selección de recursos digitales.
Si queremos qué es un sistema de gestión del conocimiento, debemos verlos como sistemas que aceptan documentos y necesidades de información (entradas) y que producen personas cualificadas (salida).
7.2. INTERCONEXIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALIZADOS
El término gestión documental o gestión de documentos se utiliza en varios contextos con diferentes acepciones y matices. La gestión documental es el conjunto de actividades específicas que permite coordinar y controlar todos los aspectos relacionados con la creación, recepción, preservación, acceso y difusión de los documentos en una organización. Se puede aplicar sobre tres tipos de documentos:-La documentación interna. La que se recibe o genera en el ejercicio de la actividad cotidiana. Son los documentos de archivo.
-La documentación externa. La que se ha generado fuera de la organización pero contiene información técnica, legal, informativa, etc. que se necesita para la toma de decisiones y conocimiento del entorno. Son las del centro de documentación o biblioteca.
-La documentación pública. La que se pone a disposición del público para que conozca las actividades de la organización con fines promocionales. Esta actividad ha crecido a causa del boom de Internet.
La gestión documental se identifica con la archivística. Los archivos gestionan documentos en alguna de las etapas de su ciclo vital. Desde los años 70 se habla de las tres edades de los documentos: la edad administrativa que corresponde con los archivos de gestión. La edad intermedia que corresponde a los archivos intermedios y la edad histórica que corresponde a los archivos históricos.
La gestión archivística se ha centrado en la gestión de dichos depósitos. También debemos entender que gestión archivística no es lo mismo que gestión documental.
Los archiveros anglosajones plantearon una ruptura en el seno de la archivística con el concepto de records management, que incluía desde la creación de los documentos, su mantenimiento y dejaba la gestión de los archivos a los especialistas en la materia.
Record se traduce como documento, registro o archivo. Y Records management se traduce por gestión de documentos.
La Association of Records Managers and Administrators (ARMA) es una asociación que agrupa a los profesionales del records management. En su código de ética define al profesional de la gestión de los documentos como el responsable de gestionar la creación, uso y disposición de los documentos generados en el funcionamiento de las organizaciones.
Los records pertenecen a la empresa u organización, mientras que los documentos de trabajo pertenecen a las personas que los crean. El enfoque de records management, enriquecido con enfoques sobre la gestión de los documentos, los datos y la información, producidos por la progresiva sustitución del papel por documentos e información electrónica, es la base del concepto de gestión documental.
Las tendencias que se observan en la utilización de los documentos electrónicos en las organizaciones suponen un desafío y una oportunidad para los gestores de información.
Los documentos científicos-técnicos forman fuentes externas de información, cuya gestión se complementa con la gestión de los documentos producidos internamente. Hay profesionales que consideran que la gestión de documentos tiene que ser el objeto de un documentalista.
Desde el principio de los 90 en EE.UU. y más tarde en España se comercializan aplicaciones informáticas para la gestión de documentos. En inglés, este enfoque se conoce como document management, y las aplicaciones informáticas que lo soportan son las EDMS. Gestión documental es el conjunto de productos y servicios orientados a la gestión de repositorios que permiten el control y la revisión de los documentos electrónicos localizados en la organización.
La gestión documental ha sido influida por la aplicación de otras tecnologías de gestión de la información y gestión de datos. Su mayor exponente son los ERP. Estas aplicaciones no se centran en la gestión de los documentos sino que hace que los elementos estén interrelacionados y sean independientes.
AIIM es la asociación que incluye a todos los proveedores de soluciones para la gestión de la información.
La gestión documental en las organizaciones actuales debe tener en cuenta que los documentos que hay que gestionar tienen una naturaleza muy distinta de los documentos tradicionales en papel. La tendencia no es sólo a sustituir los documentos en papel por los electrónicos creados con distintas aplicaciones informáticas. Pero da para pensar que la aplicación de estas tecnologías supone la desaparición de algunos documentos tal y como los concebimos ahora.
Actualmente se define la gestión documental teniendo en cuenta que la implantación de la misma debe contar con la existencia de herramientas informáticas que gestionan la información dentro de las organizaciones.
Otro tipo de información que no se plasma en documentos. Se trata de las bases de datos corporativas que recogen los datos de gestión y producción.
Las últimas tendencias nos hablan de la importancia de la gestión del conocimiento para el desarrollo y pervivencia de las empresas en la nueva economía globalizada. Para llegar a él, es necesario tener una buena gestión de la información y la documentación. Se consigue cuando una organización es capaz de explicitar el conocimiento tácito mediante la adecuada gestión de los recursos humanos y la adopción de políticas estratégicas determinadas.
La importancia de los documentos electrónicos es cada vez mayor que las organizaciones otorgan a la gestión documental se basa en las disfunciones organizativas que se han introducido en las organizaciones con la automatización de sus procesos y el crecimiento exponencial de los documentos electrónicos.
Actualmente la gestión documental incluye los documentos en papel y los documentos electrónicos y todas las relaciones de los documentos con otros sistemas de gestión de la información.