El Pedido
Se puede definir como la solicitud que realiza un empresario o profesional a un proveedor, para que se le administren unas determinadas mercancías o le preste un servicio. La correcta cumplimentación del pedido es una garantía frente a posibles errores o pretextos del deudor a la hora de pagar la factura, constituyéndose, llegando el caso, en prueba acreditativa de la existencia de un contrato.
Formalización de los Pedidos
Los pedidos son tramitados por el departamento de compras de la empresa.
- Fax, correo electrónico, por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operación.
- Con una nota de pedido: Se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios para facilitar la compraventa.
- Por teléfono: Es conveniente confirmarlo mediante comunicación escrita tras la llamada.
- Mediante agente comercial o representante:
Pedido Firme
Cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación y no se espera que haya modificación alguna. El documento utilizado para realizar pedidos en firme se denomina pedido o nota de pedido.
Pedido Condicional
Surge cuando expone unas condiciones el vendedor y la ejecución está condicionada a que se llegue a un acuerdo entre ambas partes. Si el vendedor acepta las condiciones solicitadas, el pedido se considera firme, en caso contrario, nulo. El documento que se utiliza se denomina presupuesto de pedido.
La Nota de Pedido
Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un contrato de compraventa o de suministro.
El Transporte de las Mercancías
Para transportar mercancías existen varias opciones:
- Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador.
- Contratar a un transportista o una agencia de transporte.
- Utilizar agencias de mensajería y paquetería cuando los envíos son urgentes y poco voluminosos.
El transporte incide no solamente en la rapidez de la puesta a disposición de los productos a los consumidores, sino también en el precio.
El Contrato de Transporte
Un servicio de transporte constituye un contrato en virtud del cual una persona, el porteador, se compromete a trasladar personas o cosas entre dos puntos determinados por un precio cierto.
Personas que Intervienen en el Transporte
- Remitente, cargador o expedidor: Es la persona que contrata, entrega la mercancía a transportar y paga el precio del transporte si este es contratado a portes pagados.
- Transportista o porteador: Es la persona que realiza el transporte.
- Destinatario o consignatario: Es la persona que ha de recibir la mercancía y pagar el precio del transporte en las 24 horas siguientes a la entrega, si la mercancía se envía a portes debidos.
Modalidades de Pago de Transporte
- Portes pagados: El pago lo efectúa el remitente en el momento del envío de la mercancía.
- Portes debidos: Paga el destinatario en el plazo máximo de 24 horas después de la entrega de la mercancía.
- Reembolso: El destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y el porte.
El IVA en el Transporte
- Transporte de mercancías: 21%
- Transporte de viajeros y sus equipajes: 8%
- Transporte internacional: No lleva IVA
Obligaciones y Responsabilidad en el Transporte
La responsabilidad del porteador comienza desde el momento en que recibe las mercancías y está obligado a entregarlas en el mismo estado en que estaban al recibirlas.
- Son por cuenta del transportista todas las pérdidas o averías.
- Podrá reclamarse contra el porteador: dentro de las 24 horas siguientes al recibo de las mercancías, por los daños o averías detectadas al abrir los bultos. Si las señales de los daños o averías aparecen en la parte exterior, la reclamación es en el acto.
- Si no se entregan las mercancías dentro del plazo fijado, el porteador pagará la indemnización pactada en la carta de porte.
- Los consignatarios deberán pagar los gastos y portes de los géneros que reciban dentro de las 24 horas siguientes a su entrega.
El Albarán o Nota de Entrega
El albarán o también nota de entrega acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador. Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:
- Salida de las mercancías del almacén del vendedor.
- Recepción de la mercancía por el comprador.
- Realización del transporte.
Clases de Albaranes
Los albaranes pueden ser valorados o sin valorar:
- Albarán valorado: En él figuran los precios unitarios y el total de la operación.
- Albarán sin valorar: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, pero no los precios.
Copias de Albaranes
Se realizan varias copias, cada una tiene un destinatario y una finalidad diferente:
- Copia para el vendedor.
- Copia para ser firmada por el comprador.
- Copia para el comprador.
La Factura
Es el documento que acredita legalmente las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizables.
Cuándo no hay que poner los Datos del Destinatario de la Factura
- En las operaciones realizadas para particulares.
- Cuando la compra es inferior a 100€, IVA incluido.
Facturas Recapitulativas
Existe la posibilidad de expedir facturas por periodos mensuales, es decir, pueden incluirse en una sola factura las operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes. La factura debe ser expedida, como mínimo, el último día del mes natural.
Documentos Sustitutivos de las Facturas: Tiques
Cuando el importe no excede de 300€, IVA incluido, pueden entregarse tiques:
- Venta al por menor.
- Ventas y servicios en ambulancia.
- Suministro de bebidas y comidas en restaurantes, etc.
Están obligados a emitir facturas completas cuando el destinatario así lo exija.