Proyecto vs Trabajo Operativo
El proyecto es el trabajo y esfuerzo que se realiza por única vez para producir un resultado único, mientras que el trabajo operativo es el trabajo que se realizó para producir un mismo resultado, un producto en masa. Por ejemplo, realizar una pizza en casa para la cena es un proyecto. Pizzeria, la producción de pizzas.
Interesados
Llamamos interesados a toda persona u organizaciones cuyos intereses se pueden ver afectados por la implementación de nuestro proyecto o puedan influir en los objetivos del proyecto. Debemos realizar las siguientes acciones para gestionarlos:
- Identificarlos
- Captar sus intereses y necesidades
- Comunicarnos con ellos
- Gestionar su influencia en relación con sus requisitos
Objetivos del Proyecto y Restricciones
Los objetivos del proyecto se definen al comienzo del mismo, se perfeccionan durante la planificación, están a cargo del DP y deben ser claros, alcanzables y transferibles con que sea alcanzable, nos referimos a que debe estar dentro de las restricciones. Las restricciones tradicionalmente eran 3: alcance, tiempo y costo. Se le suma calidad, y estas variables no se pueden fijar arbitrariamente al mismo tiempo, siempre tendremos una variable de ajuste. También existe un enfoque más actual, que incluye las siguientes restricciones: Alcance, tiempo, costo, calidad, Riesgo y Recurso.
Ciclo de Vida del Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por todas las fases del mismo, desde su inicio hasta su fin.
Áreas de Conocimiento
Las diez áreas de conocimientos son: Gestión del alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de Riesgos, Gestión de interesados, Gestión de calidad, Gestión de costos, Gestión de Recursos Humanos, Gestión de comunicación, Gestión de adquisiciones, Gestión de integraciones.
Procesos de Gestión del Tiempo
Los procesos de la gestión del tiempo son: planificar, identificar las actividades, secuenciar actividades, estimar recursos, estimar duración, planificar cronograma, y controlar cronograma.
Secuenciar Actividades
En este proceso, analizamos qué actividad debemos realizar primero, y qué actividad le sigue. Para esto, podemos utilizar herramientas como:
- Diagrama de dependencia: Ponemos las actividades como nodos y las unimos con flechas según su precedencia. Este tipo de diagrama usa dependencias Final a Inicio, Final o Final, Início a Início e Inicio a Final.
- Determinación de dependencias: las dependencias entre actividades pueden ser obligatorias internas, obligatorias externas, discrecionales internos, discrecionales externas.
Estimar Duración
Para estimar la duración de las actividades, podemos usar herramientas como la estimación análoga, estimación paramétrica, análisis de reserva, técnicas grupales de toma de decisiones.
Desarrollar el Cronograma
Luego de realizar los procesos anteriores, podemos desarrollar el cronograma, y Para esto, podemos usar herramientas como:
- Ruta crítica: Con este método, detectamos cuáles son las actividades críticas que forman el camino más largo del proyecto.
- Cadena crítica: A la ruta crítica, le agrega un colchón de duración, teniendo en cuenta los límites de recursos.
Controlar el Cronograma
Debemos controlar que las actividades se realicen en el tiempo estimado, y si no es así, aplicar los planes de respuesta.
Conceptos Básicos de Riesgo
- Riesgos: son aquellos sucesos que afecten negativa o positivamente a nuestro proyecto.
- Incertidumbre: Aquellos sucesos de los que no podemos saber la probabilidad de ocurrencia
- Probabilidad de ocurrencia: Probabilidad de que el riesgo ocurra.
- Valor monetario esperado: Probabilidad de ocurrencia (N) x Impacto ($)
- Riesgos desconocidos: Aquellos riesgos que se enfrentan dos solos ante factores muy específicos, y que por eso no pudimos prever.
Grupos de Procesos
Los procesos que se realicen dentro de un proyecto, se pueden agrupar en :
- Procesos de inicio: se identifican los interesados, los objetivos, se define al DP del proyecto y se da inicio formal al proyecto.
- Procesos de Planificación: se definen los objetivos, se define el alcance y se planea la dirección del proyecto.
- Procesos de ejecución: se lleva a cabo el plan de dirección
- Procesos de monitoreo y control: se controla la ejecución del proyecto
- Procesos de cierre: Se da cierre formal y aprobación del cliente.
Alcance del Proyecto vs Alcance del Producto
El alcance del producto refiere a las características y funciones que debe tener el mismo, mientras que el alcance del proyecto son los procesos necesarios para que el producto sea provisto de esas características y funciones es decir, el alcance del proyecto abarca el alcance del producto.
Planificar la Gestión de Alcance
Durante este proceso, vamos a planificar cómo realizaremos los siguientes procesos.
Recopilar Requisitos
Identificar las necesidades de cada interesado y transformarlas en requisitos del Proyecto, es fundamental para lograr un proyecto exitoso. Podemos usar herramientas como cuestionarios, encuestas, talleres, grupos de opinión, etc. Los requisitos, por su parte, deben ser claros, únicos, viables, verificables y necesarios, mientras que, en su conjunto, deben ser independientes, consistentes, no redundantes y completos.
Definir el Alcance
Durante este proceso detallamos el proyecto y el producto, y hacemos el documento de alcance, para presentar ante el cliente y buscar su aprobación
Estructura de Desglose de Trabajo
Esta estructura nos permite dividir al proyecto en partes más pequeñas para poder captar mejor las tareas a realizar.
Procesos de la Gestión de Riesgos
Los procesos de gestión de riesgos son: planificar la gestión de riesgos, identificar los riesgos, análisis cualitativo, análisis cuantitativo, plan de respuesta, control de riesgos.
Plan de Gestión de Riesgos
Al planear cómo gestionaremos los riesgos, debemos dar respuestas a preguntas como: ¿Quién estará a cargo de la gestión? ¿Cuándo identificamos los riesgos? ¿Qué escala usaré para el análisis cualitativo? ¿Qué herramientas usaré para el análisis cuantitativo? Entre otras. Para esto, puedo usar técnicas analíticas o reuniones de planificación.
Identificar Riesgos
Debemos identificar cada riesgo para gestionarlo correctamente
Análisis Cualitativo
Mediante este análisis, fijamos una escala como puede ser alto, medio y bajo, y ordenamos así los riesgos. Para esto, podemos usar herramientas como
- Matriz Probabilidad Impacto: según la probabilidad y el impacto del riesgo, multiplicamos ambos valores y obtenemos un puntaje.
- Categorización de Riesgos: Podemos agrupar los riesgos, por ejemplo, por causas comunes, por ciclo de vida del proyecto, por tipo, etc.
- Evaluación de urgencia: Podemos hacer una evaluación de qué riesgo debe ser priorizado y para esto usamos tanto el tiempo de respuesta como el puntaje obtenido de la matriz.
Análisis Cuantitativo
Mediante este análisis, le asignamos un valor porcentual (x) a la probabilidad de ocurrencias, y un valor económico ($) al impacto. Para esto, podemos usar distintas herramientas, como entrevistas a gente de cierto sector que nos pueda decir qué probabilidad hay de que el riesgo ocurra y cuál sería su impacto.
Sin embargo, no siempre debemos hacer un análisis cuantitativo, ya que esto conlleva el uso de recursos, y para riesgos pequeños, vamos a obtener un resultado muy similar al del análisis cualitativo.
Plan de Respuesta a los Riesgos
Luego de todos estos procesos, estamos listos para planificar qué haremos en caso de que ocurra cada riesgo. Tenemos distintas formas de actuar, según si el riesgo es una oportunidad o una amenaza. Para las amenazas, podemos evitar, transferir, mitigar y aceptar. Y para las oportunidades, podemos mejorar, explotar, compartir y receptor. Al finalizar este proceso, nos podemos encontrar con: Síntomas (eventos que indican dificultades), disparadores (variables que salen de los límites y requieren aplica el plan de respuesta), riesgo residual (el que persiste luego de la respuesta) y riesgo secundario (se genera por haber aplicado la respuesta.
Controlar los Riesgos
Durante el control de riesgos, monitoreamos el estado de cada uno, identificamos nuevos y aplicamos los planes de respuesta de ser necesario.
Procesos de la Gestión de Interesados
Los procesos de la gestión de interesados son: identificar interesados, planificar interesados, gestionar interesados, y controlar interesados.
Identificar Interesados
Identificar a cada uno de los interesados es fundamental para el proyecto.
Los pasos para el análisis de los interesados son: Identificarlos, Impacto y Evaluación y además, podemos evaluarlos, por ejemplo, según su poder e interés.