Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es el conjunto de actividades a realizar para la consecución de un fin. Los criterios utilizados en su evaluación son: cumplimiento del plazo, presupuesto y calidad. Una vez tomada la decisión de acometer un proyecto, se realiza la etapa de planificación.
Pasos Iniciales en la Elaboración de un Plan de Ejecución
- Definir el alcance del proyecto.
- Confeccionar la Estructura de Descomposición del Proyecto (EDP) y el organigrama de personal (OBS).
- Asignar recursos a cada tarea.
- Estimar los tiempos de ejecución de cada tarea.
- Determinar los costes y los recursos para su ejecución.
- Determinar las relaciones entre las distintas actividades del proyecto.
Al realizar estas tareas, se procede a la programación del proyecto.
Definición y Alcance del Proyecto
Consiste en definir los objetivos del proyecto:
- Su tamaño.
- Su inicio.
- Su conclusión.
- Los recursos disponibles.
- Las restricciones internas.
- Las limitaciones externas.
- Los factores influyentes.
- El marco legal.
- El ámbito geográfico.
- Y todas aquellas características influyentes en el desarrollo del proyecto.
Delimitar el alcance consiste en fijar los criterios que van a definir su éxito o fracaso.
Organigramas
Es la representación gráfica de una estructura organizativa.
Objetivo
Mediante una visión rápida, ver toda la estructura de la empresa.
Estructura
- Rectángulos: Indica la unidad constructiva.
- Líneas: Conecta en secuencia jerárquica.
Características
Representa funciones, nombres y responsabilidad de cada departamento.
La Estructura de Descomposición del Proyecto (EDP)
Consiste en una representación esquemática donde figuran todos los trabajos que componen el proyecto. A partir de la EDP, el director del proyecto planifica su ejecución.
El procedimiento para confeccionar la EDP:
- Establecer el nivel superior del árbol como nivel cero (meta).
- Dividir el proyecto en sus objetivos/funciones principales para que quede claramente definido.
- Subdividir cada objetivo/función en las actividades/sistemas que es necesario desarrollar para alcanzarlo. Asignar una frase concisa y descriptiva a cada actividad para su representación gráfica en árbol.
- Si las actividades están compuestas de dos o más actividades principales, subdividirlas en las subactividades correspondientes. El conjunto de todos los sistemas y subsistemas debe describir completamente la función o actividad en el nivel superior.
- Proseguir sucesivamente, dividiendo cada elemento en celdas de menor nivel jerárquico, hasta que las subactividades posean la complejidad necesaria para ser traducidas en paquetes de trabajo.
- Cada elemento de la EDP se identifica mediante un código único denominado código de cuentas.
Asignación de Recursos a Cada Tarea
La realización de las actividades identificadas debe ir acompañada de la descripción de los recursos a emplear en cada una. Este proceso es delicado y conflictivo por diversas razones:
Como toda previsión realizada anticipadamente, la estimación de recursos y tiempo podrá estar afectada de errores y revelarse inadecuada al ejecutar la obra, pero es imprescindible porque sirve de guía. La asignación de recursos presenta dos problemas: la sobreasignación y conseguir el equilibrado de cargas.
Estimación de las Duraciones de Cada Tarea
El tiempo que cuesta realizar determinadas acciones es un parámetro que se debe tener presente desde las etapas iniciales de la planificación. Ya en la EDP, se debe perseguir un equilibrio entre el tamaño y la duración de las tareas. Para ello, existen tres técnicas:
- La Técnica Modular: Consiste en descomponer cada actividad en subactividades.
- La Técnica Benchmark: Se utiliza cuando se realizan actividades repetitivas.
Estimación de los Costes de Cada Tarea
El coste de una actividad viene determinado por los recursos que se prevé emplear en esa actividad, ya sean propios o ajenos, humanos o materiales.
Establecimiento de las Relaciones de Dependencia entre las Tareas
Para resolver los imperativos técnicos del proyecto y lograr la combinación óptima de costes y plazos, las precedencias pueden ser de tres tipos: técnicas (p.ej., los cimientos antes que la estructura), procedimentales (determinadas por la política y procedimientos de la organización, p.ej., el plan de calidad antes que el diseño detallado).
Gestión de los Recursos Humanos
El equipo de trabajo: cómo se constituye, quiénes lo integran, características… Perfiles típicos de los integrantes: director técnico del proyecto, organización del equipo. Conflictos: causas, cómo resolverlos.
El Equipo de Trabajo
La constitución del equipo de trabajo es la actividad más delicada a la que se enfrenta un Director de Proyecto. Es necesario formar a los componentes del equipo en las técnicas necesarias para el proyecto. Es importante tener en cuenta que los conocimientos de un equipo de trabajo deben renovarse continuamente. Esta estrategia ayuda a cohesionar más al equipo.
Perfiles de un Equipo de Trabajo
Intervienen: conocimientos generales, técnicos, habilidades de comunicación, actitudes en el trabajo, relaciones con otros perfiles, recursos materiales y características temporales.
Conflictos
El primer paso para la solución de un problema siempre es detectarlo y aceptarlo como tal.
- Autocontrol: No dejarse llevar por la ira ante opiniones adversas.
- Confianza: Presumir siempre la honestidad y la sinceridad en los otros.
- Honestidad: Decir siempre la verdad y ser sinceros al expresar opiniones.
- Humildad: Admitir desde el principio que jamás podremos tener toda la razón.
El Jefe del Proyecto
El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificación, ejecución y control del proyecto y la toma de decisiones para la consecución de los objetivos.
¿De qué se ocupa?
La misión del Director de Proyecto podría resumirse en: dirigir el equipo para alcanzar los objetivos del proyecto. Funciones específicas:
El Perfil de un Jefe de Proyecto
Se trata de un gestor que necesita un triple perfil: técnico (dominio de la tecnología principal del proyecto). El Jefe de Proyecto debe controlar y conseguir todos los objetivos del proyecto, incluyendo los financieros y de plazo.