El Flujo de Documentos en Operaciones Comerciales
Los documentos utilizados en las operaciones comerciales pueden ser de dos tipos:
Documentos de Compraventa:
Pedido, albarán, factura, carta de portes y ticket de ventas.
Documentos de Pago:
Recibo de pago, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc.
Circuito de Compraventa entre Cliente y Proveedor:
Pedido → Albarán → Factura
Otros Documentos Relevantes:
Carta de portes, nota de gastos y nota de abono.
- Carta de portes: La envía la empresa que proporciona el transporte, en caso de que el vendedor o el cliente no dispongan de él.
- Nota de gastos: Se emite después de la factura para cubrir gastos varios.
- Nota de abono: Se utiliza cuando el cliente devuelve mercancías defectuosas.
El Pedido
Se gestiona en el departamento de compras.
Formas de Solicitar un Pedido:
- Impreso o carta emitidos por el comprador.
- Impreso del vendedor o propuesta de pedido.
- Por teléfono: Más rápido, pero se debe confirmar con una carta.
Tipos de Pedido según el Compromiso:
- Pedido en firme: Se conocen y aceptan todas las condiciones sin problemas. Obligación de pago si se envía lo solicitado.
- Pedido condicional: Pendiente de confirmación por una o ambas partes.
Contenido del Pedido:
- Emisor: Datos del comprador.
- Proveedor: Datos del vendedor.
- Número de pedido: Puede ser correlativo o por numeración específica. Generalmente, las dos últimas cifras corresponden al año.
- Fecha de expedición: Día, mes y año en que se formaliza el pedido.
- Referencias: Número de contrato o nombre de la persona si se basa en un contrato previo.
- Plazo de entrega: Tiempo que tiene el vendedor para entregar la mercancía, a partir de la recepción del pedido.
- Medio de envío: Medio de transporte o empresa encargada.
- Dirección de entrega: Especificar si es diferente al domicilio del comprador.
- Relación de artículos solicitados: Código o referencia, descripción, cantidad, precio unitario e importe de cada artículo.
- Condiciones: Forma de pago pactada, descuentos, gastos de embalajes, portes y seguro.
- Aceptado por: Firma de la persona que emite el pedido.
Propuesta de Pedido:
Incluye el nombre del representante o vendedor que realizó la operación. Se extiende para vendedor, representante y cliente. El representante lo envía, pero debe ser firmado por el cliente. El pedido no se considera en firme hasta ser aceptado por el proveedor.
Seguimiento del Pedido:
Los pedidos emitidos se registran en el «libro registro de pedidos» para controlar los plazos de entrega y los materiales enviados.
El contenido del registro de pedidos incluye:
- Nº de pedido.
- Fecha de emisión.
- Importe del pedido.
- Proveedor.
- Código o CIF.
- Fecha de entrega.
- Almacén: Lugar de entrega.
- Fecha de recepción.
- Nº de albarán.
- Observaciones.
El Albarán
Es el documento confeccionado por el vendedor y enviado al comprador junto con la mercancía. Debe constar de 3 copias de distintos colores: una para el vendedor y dos para el comprador, quien devuelve una firmada.
La copia firmada por el cliente se envía a contabilidad para confeccionar la factura. Su finalidad es acreditar que la mercancía ha llegado al destinatario y sirve de guía para hacer la factura.
Contenido del Albarán:
- Datos del vendedor.
- Nº de orden del albarán.
- Fecha de emisión.
- Datos del cliente.
- Referencias: Nº de pedido al que corresponde y fecha de emisión.
- Agencia que realiza el transporte, nombre del transportista, portes y bultos.
- Referencias, descripción, cantidad y precio.
- Observaciones.
- Firma del cliente, dando su conformidad.
Al recibir el albarán, se debe verificar que se ha recibido todo lo que se ha pedido y, en caso contrario, devolver lo que no se corresponda.
El Albarán Valorado:
En algunas ocasiones, el comprador no exige factura y la compra se efectúa al contado. En estos casos, la entrega se justifica con el albarán valorado.
Se diferencia del albarán general porque se le añaden los requisitos legales exigidos a las facturas: descripción de la mercancía, precios, IVA, etc.
El albarán valorado cumple con las funciones de justificante de entrega y documento de compraventa.
Packing List:
El packing list o relación de contenido es un documento similar al albarán, pero utilizado por el exportador de mercancías en sus envíos al extranjero. Se utiliza para complementar la información de la factura.
Contenido Mínimo del Packing List:
- Factura a la que corresponde: fecha, emisión; nombre y razón social del vendedor y comprador; cantidad, denominación exacta y tipo de embalaje de la mercancía, con identificación de marcas; numeración del tipo de embalaje y contenido; peso bruto y volumen.
Despacho aduanero: Trámite por el cual se formaliza ante la administración tributaria el pago de aranceles o impuestos en la importación o exportación de mercancías.
La Transmisión Electrónica de Documentos (EDI)
Es un sistema estándar y universal para el envío y la recepción de documentos en formato electrónico y de forma automática, con poca intervención manual, de ordenador a ordenador.
Ventajas del EDI:
- Reducción de costes (papel, sellos, personal).
- Disminución del nivel de stock.
- Reducción de errores.
- Minimiza los ciclos de entrega.
- Mejora el tratamiento de la información.
Para llevar a cabo el intercambio de información, las dos empresas deben usar el mismo lenguaje. Este intercambio puede ser vía internet, web, email (requiriendo programas de encriptación) o mediante redes de comunicación privadas (que no los necesitan).
El EDI tiene la misma validez legal que la factura y demás documentos sobre el papel.
Registro de la Mercancía
Una vez inspeccionada la mercancía y verificado que no tiene ningún desperfecto (en caso contrario, se podría reclamar y solicitar el envío de la mercancía correcta), se acepta y se continúa con el proceso:
- Comprobar: Tipo de mercancía recibida, cantidades de cada artículo y modelo, formato y tipo de envoltorio, por si es necesario descomponer o reagrupar cargas, paletas, etc.
- Codificar las unidades de carga para su ubicación.
- Registrar los materiales en la hoja de recepción.
La Hoja de Recepción:
Es un documento de carácter interno cuya finalidad es registrar los materiales que entran en el almacén.
Cada empresa lo diseña de la forma que más le conviene.
Contenido Estándar de la Hoja de Recepción:
- Datos de la empresa o almacén que realiza la recepción. Estos datos son necesarios cuando la empresa dispone de almacenes ubicados en varios puntos de la misma o distinta ciudad y la administración está centralizada en las oficinas.
- Nº de recepción: 1 por cada hoja.
- Fecha de recepción y emisión del documento.
- Nº de albarán.
- Nº de bultos.
- Nº de control.
- Operario que coteja el contenido de los bultos.
- Almacén de destino.
- Proveedor.
- La agencia de transportes y el transportista.
- Descripción de la mercancía, código, cantidad recibida, cantidad solicitada, pendiente de servir.
- Observaciones.
La Trazabilidad
Consiste en la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros desde su origen hasta su destino final.
El sistema sobre el que se sustenta requiere de un registro a tres niveles:
- La información que acompaña a la mercancía y que aporta los datos necesarios del producto.
- La información que se registra en las bases de datos de cada agente que interviene en la cadena de suministros.
- La transmisión de información vía electrónica entre los agentes de la cadena de suministros.