Presupuestos
- Presupuesto de ingresos: Proyecta las ventas futuras.
- Presupuesto de gasto: Presenta las actividades primarias emprendidas por una entidad y asigna un valor en moneda a cada uno.
- Presupuesto efectivo: Anticipa cuánto efectivo tendrá una organización a la mano y cuánto necesitará para cubrir sus gastos.
- Presupuesto de gastos de capital: Pronostica inversiones en propiedades, edificios y equipo principal.
- Presupuesto fijo: Asume un nivel fijo de ventas o producción.
- Presupuesto variable: Toma en consideración aquellos costos que cambian con el volumen de producción.
- Presupuesto incremental o tradicional: Asigna fondos a los departamentos de acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior.
Servicios Generales
El departamento de servicios generales se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente los servicios que requiera la organización y sus respectivos departamentos o centros en materia de comunicación, transporte, correspondencia.
Tesorería/Caja y Bancos
Es el área de una organización donde se controla el movimiento de la cuenta caja y bancos de la ciencia contable, donde se registran las operaciones que signifiquen dinero en sus diversas formas. Es la cuenta financiera por excelencia que considera su estructura en la liquidez más inmediata, controla sus ingresos y egresos por medio de: recibos de ingresos y egresos a caja, planilla de cobranza y pago, libro de caja y/o bancos.
Contabilidad y Costos
La contabilidad es una sola. La contabilidad de costos es una rama especializada orientada a operaciones que tienen relación con la operación o manufactura. Para la empresa industrial, la contabilidad general es necesaria pero no suficiente, porque tiene que completarse con la contabilidad de costos. El ámbito de la contabilidad de costos es el lugar donde se desarrolla la producción, mientras que la contabilidad general abarca todo.
Plan de Producción
Un proceso de producción es un conjunto de pasos dirigidos a la obtención de un producto o servicio que cumple con los objetivos o estrategias definidas por la empresa. En realidad, cada proceso ha de tener unos objetivos definidos cuyo cumplimiento es una contribución a los objetivos generales de la empresa.
Objetivos:
- Alcanzar la capacidad productiva necesaria para cubrir la prevención de ventas del producto y/o servicio.
- Definir métodos y sistemas con sus distintas fases para cumplir los objetivos comunes.
- Describir las necesidades de aprovisionamiento de los suministros necesarios (materias primas, auxiliares, mano de obra, etc.) para cumplir los objetivos de producción.
- Cubrir los requisitos de calidad establecidos en relación con las expectativas de los potenciales clientes.
- Determinar las condiciones y características de la infraestructura necesaria (local, maquinaria, transporte) para el desarrollo de la actividad.
- Establecer el número, funciones, tareas, costes, etc., del personal necesario para el cumplimiento de los objetivos.
Los Sistemas de Recursos
1. Los Recursos Humanos
Son las personas que ingresan, permanecen y participan en la organización, sea cual sea su nivel jerárquico o tarea.
Niveles de los Recursos Humanos
- Nivel institucional de la organización (dirección, jefe).
- Nivel intermedio de gerencia y asesoría.
- Nivel operacional: técnicos, empleados y obreros, junto con los supervisores de primera línea. Constituye el único recurso vivo y dinámico de la organización, además del que decide cómo manipular los demás recursos que son de por sí inertes.
Importancia
Las personas aportan a su organización sus habilidades, conocimientos, actitudes, conducta, percepciones, etc. Ya sean directores, gerentes, empleados, obreros o técnicos, las personas desempeñan papeles muy distintos (los puestos) dentro de la jerarquía de autoridad y responsabilidad que existe en la organización.
2. Los Recursos Financieros
Nos referimos a la correcta planificación de las finanzas personales que permite optimizar nuestros recursos financieros para alcanzar diferentes objetivos. La administración financiera es uno de los métodos más eficaces para incrementar el nivel de vida en forma segura. Los componentes para aplicar dicha administración son los recursos financieros, es decir, el dinero que ingresa a nuestra cuenta y el nivel de gasto que realizamos. Así que el manejo de estos conceptos nos ayuda a crecer o a fracasar financieramente en nuestra vida.
Optimización de los Recursos Financieros
Se basa en lograr objetivos financieros que estén orientados en darnos seguridad económica en el momento, pero también en el futuro. La riqueza se obtiene cuando obtenemos un excedente entre el ingreso y el gasto, es decir, el ingreso que produce nuestro trabajo debe ser la base para definir el ingreso mínimo que se requiere para mantener el nivel de vida deseado y lograr el ahorro que genera mayor riqueza.
Pasos a Seguir:
- Informarnos de nuestra situación financiera actual, es decir, el resultado mensual de los ingresos y egresos.
- Conocer los aspectos básicos de las finanzas personales: ingreso, gastos, ahorro e inversión.
- Realizar un plan financiero que incluya los objetivos y metas que nos proponemos realizar en nuestra vida.
3. Los Recursos Tecnológicos
La competitividad de una empresa depende fundamentalmente de la productividad con que gerencia sus recursos tecnológicos, materiales y financieros, pero también de la eficiencia de sus procesos, es decir, su nivel de calidad, su velocidad de producción y su flexibilidad o adaptación a los cambios del entorno. Por estos casos se determina que el uso eficiente de la tecnología la convierte en una ventaja competitiva de la empresa, siempre y cuando el talento humano la sepa asimilar y utilizar.
Tecnología y Conocimiento
- Las empresas, en su reacción ante el continuo cambio tecnológico, están comenzando a darse cuenta de la importancia de saber qué es lo que saben y hacer el mejor uso de ese conocimiento.
- El conocimiento está siendo reconocido como el más importante activo de la empresa, como el único recurso económico significativo.
- Y, por lo tanto, se están haciendo esfuerzos por definir cómo adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo debido a características particulares. La empresa que funciona con base en la aplicación de la tecnología blanda y dura.
Gestión Tecnológica en la Empresa
Se define la estrategia de la empresa que se encarga de identificar, analizar, planear, implantar desarrollos y aplicaciones tecnológicas tendientes a mejorar sustancialmente el rendimiento de los procesos del negocio, generando diferenciación a partir del valor agregado competitivo.
4. Los Recursos Logísticos
La importancia del área de compras y logística ha experimentado en los últimos años un crecimiento muy importante en bibliografía relacionada, además de gozar de mucha mayor atención por parte de la comunidad empresarial. La razón fundamental es que áreas que hasta hace poco tiempo se percibían como secundarias se han mostrado como potentes herramientas para la optimización de los resultados y como poderosos mecanismos de creación de valor.
Compras y Logística
Las áreas de compras y logística no han crecido en importancia de manera espontánea, sino porque los propios mecanismos de defensa empresarial los han puesto en primera línea de combate por puro instinto de supervivencia.
Diferencias entre Compras y Logística
- Compras: Proceso en el que decidimos a quién vamos a adquirir y en qué condiciones.
- Logística: Proceso en el que decidimos cómo vamos a poner a disposición de los usuarios los bienes y servicios adquiridos.
El concepto compras tiene, por tanto, connotaciones claramente comerciales en la medida en que se refiere a la negociación de condiciones con terceros. El concepto logística es más operativo, que tiene más que ver con la gestión de los medios que utilizamos para poner los productos comprados a disposición del usuario.
Características del Manejo Logístico
- Que exista una organización logística.
- Logística a nivel gerencial.
- Logística con el concepto de valor agregado.
- Orientación al cliente.
- Alta flexibilidad para el manejo de situaciones inesperadas.
- Outsourcing (tercerización) como parte de la estrategia empresarial.
- Mayor dedicación a los aspectos de planeación logística que a los operativos.
- Entender que la logística forma parte del plan estratégico.
- Alianzas estratégicas.
Trámite Documentario
Generalidades
La administración pública está integrada por todas las dependencias del estado. Asimismo, las empresas privadas conforman las entidades que no dependen del estado.
Documentación Administrativa
Los documentos administrativos que redactan los miembros de las instituciones en ejercicio de sus funciones se convierten en instrumentos públicos porque constituyen pruebas fehacientes con valor legal de actos realizados por ellos.
Principios de la Redacción en General
- Formalidad: Se redacten teniendo en cuenta normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre, con el fin de uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atención o tratamiento. Estas normas se encuentran en los manuales o directivas internas de la entidad o difundidas profusamente en la sociedad.
- Simplicidad: Debe ser elaborada lo más simple posible a fin de que el mensaje sea entendido fácilmente, sin mucho tecnicismo y evitando en lo posible el uso de siglas y abreviaturas que podrían dificultar su comprensión.
- Racionalidad: En la elaboración de todo documento debe estar presente el principio de racionalidad de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.
- Flexibilidad: No debe exigir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redacción de documentos.
- Eficacia: Debe ser capaz de persuadir e inducir a la acción en el menor tiempo y con el menor costo posible, debe lograr sus objetivos.