Gestión y Organización de Archivos Empresariales: Métodos y Normativas

El Archivo: Conjunto ordenado de documentos generados por las actividades empresariales, con el objetivo de facilitar su labor.

Finalidad del Archivo

• Guardar y conservar adecuadamente los documentos.
• Localizar cualquier documento de manera rápida y sencilla.
• Establecer procedimientos para determinar cuándo archivar o destruir documentos.

Beneficios: Aumenta la eficacia, mejora el rendimiento, incrementa la productividad y facilita la búsqueda de documentos, lo que ahorra tiempo y reduce distracciones. La mejora de la eficiencia y la eficacia es lo más importante, seguido por la mejora del rendimiento, y, en menor medida, el incremento de la productividad. Todo esto, a su vez, aumenta la competitividad.

Plazos de Conservación de Documentos

• Justificante o documento relacionado con la actividad: 6 años (Código de Comercio).
• Facturas y justificantes contables: 4 años (Normativa Tributaria).
• Contabilidad, registros y soportes documentales de terceros: 10 años (Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales).
• Póliza de seguro, contratos mercantiles, contratos laborales, libros de actas: Indefinidamente.

Tipos de Archivos Empresariales

Por Soporte

• Archivo en papel: Documentos físicos.
• Archivo informático: Documentos digitales.

Por Frecuencia de Uso

• Activo: Uso frecuente.
• Semiactivo: Uso ocasional.
• Inactivo: Sin uso actual, pero con valor a largo plazo.

Por Sistema de Gestión

• Centralizado: Un único departamento gestiona todo el archivo.
• Descentralizado: Cada departamento gestiona su propio archivo.
• Mixto: Combinación de los sistemas centralizado y descentralizado.

Sistemas de Clasificación de Documentos

Requisitos:

1. Fácil de entender: Aplicable por cualquier persona, incluso sin conocimiento previo.
2. Sencillo de aplicar: Minimiza errores.
3. Resolutivo: Apto para cualquier tipo de archivo.
4. Flexible: Adaptable al crecimiento del volumen documental.

Tipos de Sistemas

• Sistema alfabético: Ordena los documentos alfabéticamente utilizando una palabra clave (ordenatriz), ya sea en orden ascendente o descendente.
• Sistema numérico: Ordena los documentos numéricamente, en orden ascendente o descendente.
• Sistema alfanumérico: Combina los sistemas alfabético y numérico.
• Sistema cronológico: Ordena los documentos por fechas (entrada, emisión, recepción, vencimiento, etc.).
• Sistema geográfico: Clasifica según la ubicación física (dirección de la persona o empresa).
• Sistema temático: Clasifica por temas o asuntos (menos común, requiere una buena representación documental).

Normas ISO y Herramientas de Gestión

Normas ISO: Estándares internacionales que garantizan calidad, seguridad y eficiencia en productos, servicios y sistemas. Objetivos: Mejorar la calidad, optimizar procesos, facilitar el comercio internacional y garantizar la seguridad.

• ISO 9001: Sistema de gestión de calidad (mejora de procesos y satisfacción del cliente).
• ISO 30300/30301: Gestión eficiente de documentos y archivos.

SharePoint: Plataforma de Microsoft para almacenar, compartir y gestionar documentos, y colaborar en equipo.

Purga y Destrucción: Eliminación de documentos sin valor para evitar acumulaciones innecesarias; solo se conservan los documentos accesibles y útiles.

Gestión de Datos en Soporte Informático: Sistemas de bases de datos (Access, MySQL, Oracle, etc.) regulan el acceso, la consulta y la eliminación de información.

Gestión del Correo Convencional

Correspondencia de Entrada

La correspondencia de entrada llega desde el exterior por diferentes medios (correo postal, fax, email, etc.). Su gestión sigue este orden:

1. Recepción: Firmar albarán, abrir y verificar el contenido.
2. Clasificación: Organizar en bandejas o estantes.
3. Registro: Aplicar las normas de registro de la empresa.
4. Distribución: Enviar a los destinatarios.

Correspondencia de Salida

La correspondencia de salida se genera cuando la empresa se comunica con el exterior (correo postal, mensajería, fax, email, etc.). Fases:

1. Preparación: Realizar comprobaciones previas.
2. Recogida: Recolectar el correo.
3. Registro: Registrar según las normas establecidas.
4. Expedición: Enviar el correo.

Protección de Datos

• Nombre de la Ley: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aprobado por la UE en 2016, y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
• Autoridad: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• Responsable del Tratamiento: Persona o entidad que decide los fines y medios del tratamiento de datos.
• Encargado del Tratamiento: Realiza el tratamiento en nombre del responsable.
• Delegados de Protección de Datos (DPD): Supervisan el cumplimiento normativo y actúan como intermediarios entre la empresa y la AEPD.
• Interesados: Personas cuyos datos se están tratando.

Ámbito de Aplicación: La ley se aplica a todas las entidades que traten datos personales de individuos en la UE, independientemente de la ubicación de la empresa (organismos públicos y privados).

Niveles de Seguridad en Protección de Datos

• Bajo: Protección básica (contraseñas simples).
• Medio: Encriptación de datos o acceso restringido.
• Alto: Encriptación avanzada, autenticación multifactor o acceso controlado y auditado.

Diferencia: Radica en el tipo de medidas adoptadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.