1. Parámetros de un Proyecto
1º Coste, tiempo, recursos y nivel de calidad. El gestor del proyecto tiene que fijar unos objetivos en estas variables de control, debe fijar un tiempo, unos costes, unas calidades, etc.
2º El mejor gestor obtiene ganancias en algunos de los aspectos sin detrimento de los otros. Ahorra tiempos y dinero, mejora la calidad y amplia la cantidad.
2. Calidad de un Proyecto
Calidad es satisfacer las necesidades del cliente al mínimo coste posible.
3. Administración de Proyectos
La administración de proyectos es un proceso para planificar, programar, liderar y controlar los proyectos, mediante la adecuada aplicación de políticas, procedimientos y técnicas (Diagramas lógicos, cartas de Gantt, gráficos, etc.).
3.1. Etapas de la Administración de Proyectos
1º Descripción del proyecto: Descripción de todos los aspectos que lo componen y definir las actividades y relaciones de precedencia.
2º Elaboración de los diagramas de planificación: El diagrama más utilizado es el PERT-CPM.
3.2. Consecuencias de la Administración de Proyectos
- La coordinación de diferentes actividades.
- La disponibilidad oportuna de los recursos.
- Lograr los resultados del proyecto en los tiempos programados y al coste presupuestado.
- La satisfacción de los clientes del proyecto.
3.3. Gerente de Proyectos (Responsabilidades)
- Integrar los esfuerzos de las personas provenientes de distintas áreas.
- Definir la metodología de trabajo.
- Proveer recursos (maquinaria, trabajadores, material, etc.)
- Asegurar contrataciones adecuadas.
- Evaluar los progresos.
- Establecer medidas correctivas.
3.4. Habilidades que Requiere un Gerente
- Planificación y seguimiento del proyecto
- Comunicación oral y escrita.
- Liderazgo.
- Capacidad para crear entornos motivadores.
- Negociación.
- Formación de Equipos.
- Reducción de conflictos.
- Toma de decisiones individuales y en grupos.
*El gerente de un proyecto puede ser el director de obra, jefe de obra o encargado.
4.1. Director de Obra
Aprueba los diferentes cambios a realizar del proyecto original. Mantiene los criterios de temporalidad y económicos en el desarrollo del proyecto de acuerdo con la memoria, presupuesto y pliego de condiciones del proyecto original. Controla los diferentes equipos, realiza las pruebas finales de funcionamiento y la puesta en servicio.
Funciones del Director de Obra:
1º Organización y coordinación: Organiza la obra, coordina con la propiedad y otros y elabora informes.
2º Función Técnica: Controla los métodos y los tiempos, realiza el control de calidad y seguridad y autoriza las modificaciones con su aprobación.
3º Función Administrativa: Control de mediciones y certificaciones, recepción y almacenamiento en general, administración y control de gastos.
5. Planificación de Proyectos
La planificación del proyecto es el proceso de definir las tareas secuenciales y los recursos humanos y materiales. En una planificación, nos deberíamos preguntar:
- ¿Qué es lo que se va a hacer?
- ¿Cómo y cuándo se va a hacer?
- ¿Cómo se sabe que está hecho?
– Diferencia entre planificación y programación: Una planificación consiste en fijar objetivos generales y asignar recursos, mientras que en una programación hay que especificar actividades, estimar su duración, asignar recursos a cada una y determinar relaciones de precedencia. El control son las tareas de supervisión y de seguimiento.
5.1. Herramientas de Planificación de Proyectos
1º La Matriz de Responsabilidades. (Es el cuadro)
2º Estructuras de Desagregación del Trabajo (WBS) – Representaciones gráficas en forma de árbol: Compuestas de bienes, servicios e información que definen el proyecto a ejecutar en términos de los productos a obtener, y los elementos de trabajo que deberán ejecutarse para lograr estos productos.
3º Diagrama de Flujo (Organigrama). Para realizar un diagrama de flujo existen 5 pasos esenciales: 1º Operación; 2º Transporte; 3º Inspección; 4º Demora; 5º Almacenamiento.
4º Diagrama de Gantt: Consiste en una representación gráfica sobre dos ejes. En el eje vertical se disponen las tareas del proyecto y en el eje horizontal se representa el tiempo. Sirve para calcular la duración de un proyecto y para el control del mismo.
5º Diagrama de Precedencias: Se trata de un gráfico realizado con cuadros (nodos) y flechas. Las tareas se representan como nodos, las relaciones entre tareas con flechas. Todos los nodos tienen el mismo tamaño y pueden contener mucha información sobre la tarea. Las flechas van desde la tarea anterior a la posterior. Este diagrama no da información exacta del tiempo de ejecución del proyecto.
6º Diagrama PERT: PERT: (Técnica de Evaluación y Revisión del Proyecto). En un PERT se desarrolla un esquema que muestra la secuencia en que se realizarán las tareas o actividades del proyecto. Las actividades se representan con flechas y los círculos representan nodos finales de etapa.
*Otras Definiciones:
Definición de PERT: Es la representación mediante un gráfico del conjunto de actividades de un proyecto, representando las relaciones de precedencia de estas actividades.
Definición de Actividad: Es una parte de un proyecto que se lleva a cabo durante un periodo de tiempo.
Definición de Actividades ficticias: Son actividades que no consumen recursos ni tiempo.
Definición de Hito: Es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad.
*Una vez que se ha desarrollado el PERT de un proyecto, se puede determinar sus rutas o camino crítico. La ruta crítica es el camino de mayor duración en la red PERT e indica la duración esperada del proyecto. Las tareas críticas no tienen holgura (cambio) son fijas, es decir, si su inicio y fin reales son diferentes a los programados la duración del proyecto cambiará.
Definición de Comienzo Temprano: Es lo antes que puede comenzar respetando las precedencias y las duraciones.
Definición de Fin Temprano: La fecha de fin si la actividad comienza lo antes posible y dura lo previsto.
Definición de Comienzo Tardío: Lo más tarde que puede comenzar la actividad sin afectar la duración del proyecto.
Definición de Fin Tardío: Lo más tarde que puede terminar la actividad sin afectar la duración del proyecto.
Definición de Holgura Total: Cuando se puede atrasar el comienzo de una actividad sin afectar a la fecha de fin de proyecto.
Definición de camino crítico o ruta crítica: Integrado por actividades que si se atrasan, atrasan el proyecto y cuya holgura total es igual a cero. La suma de los tiempos de las actividades críticas incluidas en el camino crítico nos da la duración del proyecto.
*El camino crítico es aquel en que la holgura es cero.