Guía Completa para Reuniones Laborales Eficaces

1. Reuniones Laborales

Una reunión laboral es la agrupación de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, que se unen para tomar alguna decisión, recibir o dar información sobre algún asunto o recibir algún tipo de formación laboral.

Los principales factores que influyen en las reuniones son:

1. Las personas que van a asistir y el tipo de interacción interpersonal entre ellas.
2. El tiempo disponible para realizar la reunión.

Las razones por las que se celebran reuniones pueden ser muy diversas:

1. Tratar de incrementar la interacción y confianza entre miembros de un mismo equipo de trabajo.
2. Tomar decisiones sobre algún asunto relevante para el ritmo de trabajo.
3. Neutralizar posibles problemas o enfrentamientos entre personas.
4. Comunicar información importante para el desarrollo del trabajo diario.
5. Conseguir algún objetivo concreto.

2. Elementos de las Reuniones Laborales

1. Los asistentes:

   Un equipo de cinco a siete miembros se considera ideal para conseguir un trabajo eficaz en las reuniones. Por debajo de esta cifra se perciben en mayor medida las influencias personales. Por otra parte, una reunión de más de diez asistentes, no será adecuada para la toma de decisiones y requerirá crear subgrupos.

2. El tiempo:

   La duración de una reunión es muy importante en cuanto a que puede condicionar su éxito o fracaso. Una reunión excesivamente larga puede resultar pesada para los participantes, lo cual incide en su participación e interés hacia los objetivos de la misma.

3. El tema y la finalidad:

   Es importante no confundir el tema de la reunión con su finalidad. El tema es el asunto concreto sobre el que se va a hablar y suele aparecer subdividido en puntos concretos en el orden del día de la reunión. La finalidad de la reunión hace referencia a los objetivos que se quieren alcanzar con ella.

4. El lugar:

   Las reuniones suelen desarrollarse en un espacio físico concreto. Es vital concretar las condiciones del mismo: temperatura, amplitud de la sala, condiciones de luz, etc. Con las nuevas tecnologías, el lugar de una reunión puede ser virtual. Esto sucede con las videoconferencias y el chat en tiempo real.

3. Eficacia de una Reunión

La eficacia de una reunión se puede cuantificar según el consenso logrado en la toma de decisiones entre los participantes y la operatividad alcanzada en este proceso. Para que una reunión sea eficaz, debe:

1. Ser necesaria:

   Una reunión solo debe convocarse cuando se considere vital para avanzar en el trabajo, en cuyo caso las personas se implicarán en ella y, por tanto, será eficaz.

2. Estar debidamente preparada:

   No solo concierne a la persona que prepara y dirige la reunión, sino también a los participantes, deben llevar propuestas a la reunión, soluciones para los problemas que se hayan podido plantear, documentos que vayan a necesitar, etc.

3. Contener un plan de actuación:

   Debe recoger las medidas adoptadas por consenso en la reunión y los acuerdos a los que se ha llegado. Además, debe establecerse un seguimiento de las decisiones tomadas. Una reunión puede ser ineficaz por no quedar recogidas adecuadamente las medidas y conclusiones adoptadas.

4. Tipología de las Reuniones

Las funciones se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

1. En función de los objetivos de las reuniones, se distinguen:

   • Informativas, cuyo objetivo es la transmisión de una información necesaria para el trabajo de un equipo y la resolución de posibles dudas.
   • Consultivo-deliberativas, cuyo objetivo es estudiar problemas del equipo de trabajo, analizando las ventajas e inconvenientes de las alternativas planteadas.
   • Formativas, cuyo objetivo es la transmisión de información para que los participantes forjen sus propias opiniones e ideas.
   • Decisorias, cuyo objetivo es la toma de decisiones sobre un asunto o problema planteado.

2. En función del número de participantes, se clasifican en:

   • Reuniones de grupo pequeño, de 3 a 7 personas.
   • Reuniones de grupo mediano, de 8 a 20 personas.
   • Reuniones de gran grupo, entre 20 y 40 personas.
   • Asamblea, intervienen más de 40 personas.

3. En función del contenido o temática, se distinguen:

   • Reuniones de información descendente (la información se transmite desde los líderes a los empleados).
   • R.i. ascendente (desde los participantes convocados hasta las personas que han organizado la reunión).
   • R.i. horizontal (entre personas que ocupan el mismo puesto en la jerarquía empresarial. Se distinguen las reuniones privadas o públicas (grupo pequeño con cierta confidencialidad / concerniente a muchas personas) y las reuniones formales o informales (prefijadas y organizadas / de carácter ocioso entre los trabajadores.

4. En función de la frecuencia, se clasifican:

   • Reuniones periódicas, se dan de forma habitual: diarias, semanales, etc.
   • Reuniones de duración continuada, se desarrollan en varias sesiones durante un periodo de tiempo prefijado.
   • Reuniones esporádicas, se realizan cada cierto tiempo sin que el tiempo entre una y otra esté determinado previamente.

5. Actitud de los Participantes

1. Actitud participativa:

   Los participantes aportan sus conocimientos sobre el tema tratado o expresan sus opiniones. Facilitan el desarrollo de las reuniones gracias a su actitud positiva y al alto nivel de empatía que muestran hacia las aportaciones de los demás.

2. Actitud pasiva:

   Las personas no participan en la reunión, esto se debe a que no estén interesadas en la reunión y no participen por mero aburrimiento, o bien que no intervengan por inseguridad o timidez.

3. Actitud negativa:

   Son aquellas personas que hacen de la reunión un objeto del que puedan aprovecharse personalmente, de forma egoísta y sin contar con los demás. También se identifican personas que interrumpen porque les gusta ser escuchadas.

6. El Moderador

El moderador es la persona que mantiene el orden en una reunión o asamblea y se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día. Debe tener ciertas habilidades para fomentar la participación de los asistentes:

1. En el manejo de la dinámica grupal, el moderador tiene que:

   1. Apoyar a los participantes tímidos y moderar a los muy habladores o dominantes.
   2. Mostrar una actitud imparcial y neutra.

2. Respecto a los aspectos organizativos, debe:

   1. Preparar el lugar de encuentro: sillas, sonido, etc.
   2. Manejar los horarios de trabajo.

3. En cuanto a las técnicas y herramientas de trabajo, tiene que:

   1. Explicar las herramientas que se van a utilizar durante el trabajo para que todos las conozcan y sean capaces de manejarlas.
   2. Buscar consenso sobre la metodología del trabajo.

4. Para estructurar la reunión, el moderador debe:

   1. Asegurar la elaboración de un plan de acción y su seguimiento.
   2. Si fuera necesario, aclarar los puntos confusos preguntando a los participantes.

7. Fases de una Reunión

1. Fase de planificación:

   Una reunión debe planificarse cuidadosamente. Durante esta fase, la persona que va a convocar la reunión debe plantearse la necesidad de hacerla y los objetivos que se pretenden alcanzar con ella. Dichos objetivos deberán estar incluidos en el orden del día. También plantearse quiénes van a asistir a la reunión, si se va a utilizar alguna dinámica para animar a los asistentes a participar, la hora de comienzo y la de finalización.

2. Fase de preparación:

   Las personas que convocan la reunión deben elaborar el orden del día en el que figuren los objetivos, los puntos a tratar, el lugar donde se va a celebrar la reunión y el horario de la misma. Así los participantes podrán llevar preparados los asuntos sobre los que va a tratar la sesión.

3. Reunión:

   El moderador va a ser el encargado de abrir la sesión y de ir marcando el ritmo. Ha de encargarse de dar el turno de palabra y tomar nota de lo que se va diciendo durante la sesión. La reunión va a terminar a la hora señalada, elaborado previamente un resumen de las conclusiones alcanzadas.

4. Fase de seguimiento:

   Es necesario hacer un seguimiento de la puesta en práctica de las ideas y los compromisos acordados en la reunión para ver los efectos de su aplicación y corregir posibles desviaciones. Una vez hecho esto, es recomendable comunicar a los asistentes, mediante un informe los resultados de la aplicación de lo decidido en la reunión.

8. Técnicas para Organizar una Reunión

1. Las preguntas:

   Se utilizan para iniciar fases de trabajo, aclarar situaciones difíciles o animar a la participación y a la generación de ideas. Pueden ser preguntas abiertas, cerradas, digestivas o manipuladoras.

2. Las reglas básicas de convivencia:

   Deben establecerse desde el principio de la reunión para facilitar y ordenar el trabajo del moderador y de los asistentes (tiempo de intervención, móviles apagados).

3. El manejo de situaciones conflictivas:

   Los motivos principales suelen ser los malentendidos, las distintas expectativas, las frustraciones personales o la comunicación inadecuada. Algunas técnicas para resolver estas situaciones son: hacer preguntas oportunas para solucionar los malentendidos, ignorar un comportamiento inapropiado cuando aparece por primera vez, no plantar el conflicto al grupo para que él proponga una solución, etc.

4. Las técnicas de visualización:

   Es una manera ideal de proporcionar apoyo, facilitar la comunicación, clarificar ideas y reducir errores o malentendidos. Se puede hacer mediante palabras clave, símbolos, flechas, vídeos, diapositivas, etc. Para llevarlas a cabo se utilizan pizarras, proyector de diapositivas, cañón con presentaciones, etc.

9. Situaciones que Dificultan las Reuniones

1. La falta de compromiso de los asistentes:

   Puede solventarse si en la convocatoria se explica a los asistentes la finalidad de la reunión y los objetivos que se pretenden alcanzar.

2. La actitud poco colaboradora de los participantes:

   Se debe motivar a los participantes y lograr que hagan sus aportaciones realizando dinámicas de participación como la lluvia de ideas, Phillips 6-6, etc.

3. La larga duración de la reunión:

   El tiempo recomendable es de 90 minutos. Muchas veces se sobrepasa este tiempo, lo que implica que los participantes se cansen y tengan la sensación de que han pedido el tiempo.

4. La falta de seguimiento del orden del día:

   El moderador debe apoyarse el orden del día y haga que los asistentes se ciñan a él.

5. La falta de implantación de los aspectos acordados en la reunión:

   La forma de subsanarlo es tomar nota de los acuerdos, hacer un seguimiento de su implantación y, a ser posible, comunicar a los asistentes los resultados que se vayan apreciando.