Documentación y Gestión de Pedidos
Un documento es una información estructurada en papel o en medios electrónicos. El objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido.
Tipos de Documentos
- Externo: Sirve para que tanto el cliente como el proveedor puedan justificar la operación de compraventa.
- Interno: Contiene información de utilidad para la empresa que lo emite.
EDI
El EDI es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos.
Pedido
El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales a su proveedor.
Tipos de Pedido
- Según la forma:
- Pedido normal: Para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
- Programado: Para solicitar productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
- Abierto: Para solicitar una cantidad total aproximada, sin que suponga un compromiso obligado de compra.
- Según el material:
- Extraordinario: Para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto.
- De reposición: Es aquel cuya iniciativa parte del almacén, puesto que se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
- De servicio u obra: Para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
- Pedido habitual de mercancías: Es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta.
Registro de Pedidos
Una vez que se envía el producto, hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancías en el lugar indicado. El control de los pedidos enviados a los proveedores se refleja en el libro de registro de pedidos emitidos.
Hoja de Solicitud
Es un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la misma empresa. Generalmente se envían de PC a PC.
Albarán o Nota de Entrega
Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. La función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y de guía para emitir la factura. Hay varias copias:
- 1ª se remite al cliente y, una vez que ha comprobado la mercancía, devuelve la copia firmada.
- 2ª se queda en el almacén para justificar la salida de la mercancía.
- 3ª se remite al departamento de ventas.
Albarán Valorados
Se hace cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía, se formaliza incluyendo todos los requisitos legales.
Recepción y Registro de Mercancías
Cuando llega un producto, antes de descargar el vehículo, debemos comprobar que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con el pedido. Durante la descarga o después de depositar la mercancía en la zona de recepción, se comprueba que no haya errores, se cuentan los bultos descargados y se examina si hay daños externos. Puede ser conforme o no conforme.
Acondicionamiento de Mercancías
Es necesario cuando las mercancías vienen en unidades lógicas no compatibles con las ubicaciones que tendrían asignadas en nuestro almacén.
Almacenaje de la Mercancía Recibida
Para asignar a cada mercancía el lugar más idóneo, se miran las características del producto y la rotación o frecuencia de salida.
Estatuto de Cuarentena
Algunas mercancías están sometidas a estatutos particulares y se deben almacenar en una zona de cuarentena para superar un control administrativo, control de calidad o de condiciones ambientales especiales. Son: productos tóxicos, peligrosos, industrias farmacéuticas, etc.
Recepción de Devoluciones
Cuando en el almacén se reciben mercancías que vienen de un cliente, hay que averiguar la causa de la devolución. Puede ser:
- El cliente recibe artículos que no solicitó.
- El artículo no llegó al cliente en las condiciones solicitadas.
- Solicitó más cantidad de la que ha podido vender y devuelve el resto.
Hoja de Recepción
Documento de carácter interno. Se hace para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, roturas y demás que pueda tener la mercancía.
Trazabilidad en la Cadena de Suministros
Es el conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten conocer la ubicación y la trayectoria de un producto o lotes de productos a lo largo de su trayectoria, desde su origen hasta su destino final. Se basa en:
- La información de la etiqueta que acompaña a la mercancía y que incorpora los datos del producto.
- La información se debe registrar en la base de datos de cada agente de la cadena de suministros, para ser localizada en caso de necesidad puntual.
- La información de la trazabilidad se debe transmitir electrónicamente entre los distintos agentes de la cadena de suministros.
Etiquetado y Codificación
Las etiquetas se colocan en el lugar más visible del producto. Respecto al soporte que tiene, los más utilizados son:
- Soportes ópticos: Son etiquetas de papel y la información se representa mediante un código alfanumérico.
- Soportes magnéticos: Son bandas magnéticas y en ellas se graba la información que debe contener la etiqueta.
- Soportes inductivos: Están formados por un chip con memoria que almacena la información de la etiqueta.