Comunicaciones internas
Toda organización debe construir una sólida base de información y comunicación. Todas las personas, desde la base, deben asumir sus responsabilidades a través de la difusión de información.
- Peter Drucker afirma que cada persona debe hacer 2 preguntas fundamentales:
- ¿Cuál es la información que necesito para mi trabajo, de quién, cuándo y cómo?
- ¿Qué información proporciono a los demás respecto al trabajo que hacen, de qué manera y cuándo?
Cada vez más, las organizaciones necesitan sistemas de información adecuados para manejar la complejidad ambiental y transformar a sus empleados en miembros y agentes activos.
Necesidad de información
La gestión de personas requiere procesamiento de mucha información acerca de las personas para que los especialistas de staff y los gerentes puedan tomar decisiones eficaces y adecuadas. El éxito de RH depende de cómo se haya diseñado y planeado el sistema de información. Cuanta más información, tanto mejor, la incertidumbre. Los sistemas de información sobre personas eran privativos del área RH, después se descentralizó los sistemas de información RH, incluyendo a los gerentes para que así tomen decisiones respecto a los subordinados. Recientemente, los sistemas de información se están abriendo para los empleados para que reciban retroalimentación sobre su propio desempeño.
Cuales son necesidades de información sobre la persona
- ¿Cuáles son los tipos de decisiones que usted toma regularmente?
- ¿Qué tipo de información necesita usted para tomar esas decisiones?
- ¿Qué tipo de información recibe usted con regularidad?
- ¿Qué tipos de estudios especiales solicita usted regularmente?
- ¿Qué tipo de información le gustaría a usted recibir y no está recibiendo?
- ¿Qué información necesita usted a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente?
- ¿Sobre qué temas específicos le gustaría a usted mantenerse informado?
Cómo se procesa la información
La revolución de las telecomunicaciones y la tecnología de la información logra ventaja competitiva. Hallar los medios que permitan transformar dispersa el conocimiento productivo en uno de los principales desafíos que presenta la empresa. En la actualidad, el 95% de la información todavía se procesa en papel, el 4% en microfilmes o microfichas y solo un 1% en formato digital. La capacidad de transformar la información en conocimiento es una cuestión de supervivencia para las empresas. El formato digital ya está reconocido en juntas comerciales, documentos públicos, prontuarios de conductores y registros de empleados.
Banco de datos de RH
- La base de todo sistema de información es el banco de datos. El banco de datos funciona como sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. Los datos sirven de base para la formación de juicios o la solución de problemas. Un dato es solo un índice o un registro.
- El banco de datos es un conjunto integrado de archivos relacionados de manera lógica, y organizados para mejorar y facilitar el acceso a los datos y eliminar la repetición innecesaria. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de los bancos de datos.
La gestión de personas requiere utilizar varios bancos:
- Registro de personal
- Registro de cargos
- Registro de secciones o divisiones
- Registro de remuneración
- Registro de beneficios
- Registro de entrenamiento
- Registros de candidatos
- Registro médico
Sistema de información RH
En cada organización existen varios sistemas de información. Los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información. El concepto de sistema de información está íntimamente relacionado con la tecnología de la información e implica la presencia del computador o la red de microcomputadores, además de programas específicos para procesar datos e información. Existen 2 tipos de sistemas:
- Sistema centralizado en mainframe
- Sistema descentralizado en redes integradas de microcomputadores
Está encaminada a la distribución de redes locales de microcomputadores que preserven de la organización y la conecten con la red corporativa de la organización, para a grandes volúmenes de datos.
Concepto sistema información RH
El sistema de información de RH es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre los recursos humanos de la organización. La mayor parte de los sistemas de información de RH está computarizada. El sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus recursos humanos y a sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.
Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información:
- Uno de los objetivos es administrativo (reducir costos y procesamiento de información)
- Otro soporte es decisión: ayudar a los gerentes de línea y empleados a tomar mejores decisiones.
Sistema de información para la ARH
Es el sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas. Atiende las necesidades de los especialistas de RH y cubre los siguientes aspectos:
- Planeación estratégica de RH
- Formulación de objetivos y programas de acción en RH
- Registros y controles de personal para efectos de pago de nómina, manejo de vacaciones
- Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección de carreras profesionales
- Informes sobre cargos y secciones
Sistema de información gerencial de RH
El sistema de información gerencial (SIC) es un sistema planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir información, de modo que los gerentes de línea involucrados puedan tomar decisiones eficaces. Las necesidades de información gerencial en una organización son amplias y variadas y exigen la participación de especialistas de RH, de los propios gerentes de línea y de los empleados. El sistema de información gerencial ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a la conducción de los subordinados.
Evaluación de los sistemas de información de RH
Los especialistas de RH deben evaluar con sumo cuidado el valor de la información que se incluirá en el sistema. Es saber exactamente lo que se debe mantener en los términos actuales y lo que se debe transferir al sistema. El sistema computarizado aumenta el valor de la información para el gerente de línea, en la medida en que la suministra con más facilidad y rapidez. Por lo general, las evaluaciones se basan en comentarios informales de los gerentes y empleados recibidos por el staff de RH. Otro método de evaluación consiste en monitorear los niveles de utilización del sistema. Un tipo de monitoreo del sistema es el registro de la frecuencia de utilización por los usuarios y de la utilidad que éste proporciona. Existen dos medidas para evaluar:
- La primera se relaciona con la reducción de costos y disminución de actividades administrativas
- La segunda implica el seguimiento de los efectos de la información del sistema para quienes toman decisiones