Origen e Importancia de un Presupuesto
Origen
Los presupuestos datan del siglo XVIII, cuando empezaron a ser utilizados para presentar los gastos del Reino en Gran Bretaña, al igual que se establecían algunas pautas de ejecución y control.
Importancia de un Presupuesto
La existencia del presupuesto tiende a convertirse en un fin y no en un medio que facilite la gestión administrativa, ya que toda la empresa se vuelca hacia la preparación del presupuesto y se olvidan de las labores primordiales. Más grave aún, es cuando la administración se convierte en un esclavo del presupuesto.
En cualquier tipo de empresa, la eficiencia y productividad de la administración se deben manifestar en las utilidades y en la creación de valor en el negocio. Esto es posible en la medida que en la empresa se reduzcan los inventarios, se creen nuevos negocios, se reduzcan los desperdicios, haya una mayor rotación de la cartera y se eliminen los activos improductivos.
Beneficios de un presupuesto:
- Retornar a los socios un rendimiento que justifique el costo del capital que está sometido a riesgo.
- Interrelacionar las funciones de venta, producción, compras y finanzas, en procura de la consecución de los objetivos empresariales.
- Fijar políticas y estrategias para el cumplimiento de las mismas y controlar que se cumplan.
Razones para Realizar un Presupuesto
- Permite determinar si la empresa dispone de los recursos requeridos para el desarrollo de las actividades planeadas, y en caso de no ser así, permite visionar posibles alternativas para la consecución de los mismos.
- Suministra información financiera, que permite adoptar las decisiones que potencialmente lleven a la empresa a obtener mejores resultados.
- Facilita la actividad de control que se debe desarrollar en la empresa.
Factores que Afectan en la Realización de un Presupuesto
El diagnóstico externo se basa en precisar los factores del entorno que pueden incidir sobre el futuro de la organización, entre los cuales se puede destacar las políticas gubernamentales en los campos monetario, salarial, fiscal y de comercio exterior. Otros factores que pueden incidir son:
- Las tendencias de los fenómenos económicos (inflación, devaluación y costo del dinero).
- Las actitudes de la competencia.
- Las políticas de comercialización implantadas por los proveedores.
¿Quién debería Participar en la Elaboración del Presupuesto?
Los participantes en la elaboración del presupuesto deben comprender:
- Los valores, estrategia y planes de la organización.
- El significado de rentabilidad y la relación costo-beneficio.
- Las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Independiente de quien participe, deberían hacer parte del equipo:
- El director financiero y/o contable, y
- El director de la organización o el área involucrada.
Partes de un Plan Operativo
Objetivo General
Se define como el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá, sustancialmente, al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.
Objetivos Específicos
Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos. Ejemplos:
a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.
b) Implementar la organización con unidades móviles ligeras.
Actividades y Metas
Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:
a) Actividad: Campaña de regularización de pagos morosos. Meta: 300 usuarios se ponen al día en sus pagos.
b) Actividad: Adquisición de unidades móviles. Meta: 3 motocicletas adquiridas.
Estrategia de Trabajo
Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: «Para que los miembros regularicen sus pagos, se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, se darán amnistías y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros».
Plazo de Ejecución
Señala los plazos en que se cumplirá cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = 120 días hábiles.
Responsabilidades
Se designa a los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.