1. ¿Qué es la Logística?
La logística consistiría en la planificación, la organización y el control del flujo de productos e información entre proveedor, empresa y cliente, actividades relacionadas con el transporte y el almacenamiento, con el fin de ejecutarlas de la manera más eficaz, eficiente y económica posible. Diferenciamos dos tipos de logística:
- Logística interna. Comprende todos los procesos que tienen lugar dentro de la propia empresa: actividades de suministro (recepción de mercancías), fabricación (empresas industriales), almacenamiento, etc. En función del stock, se organizan el espacio de almacenamiento y los tiempos de fabricación y reaprovisionamiento.
- Logística externa. Interviene en la coordinación de las actividades de la empresa con los proveedores, las empresas de transporte y los distribuidores para lograr que la mercancía esté en el punto exacto en el tiempo establecido.
1.1. Ciclos logísticos en la logística externa
A. Flujos entre elementos
Se distinguen dos flujos, con un lugar interior o exterior de la empresa:
- Flujo interno. Abarca la gestión de los materiales o de las mercaderías desde su recepción, ya sea para su distribución directa (empresas comerciales), para su transformación en el ciclo de fabricación (empresas industriales) o su posterior distribución. La mercancía será manipulada y almacenada de acuerdo con su clase y en función de las instalaciones y de la maquinaria disponibles en el almacén.
- Flujo externo. Comprende el aprovisionamiento de materias primas y la distribución de los productos terminados, en el caso de las empresas industriales. Para las empresas comerciales, el producto adquirido y el producto listo para distribuir son el mismo, puesto que no hay proceso de transformación. La gestión del flujo externo requiere de una organización óptima del transporte de los productos reduciendo los plazos de entrega y los costes.
Fig. 1.2. Flujo de la gestión del stock en la cadena logística.
B. Flujos entre empresas
2. Funciones de la Logística
Diferencia entre la gestión logística y la cadena de aprovisionamiento:
- La cadena de aprovisionamiento o de suministro integra la planificación y la gestión de todas las actividades de compras, fabricación y logística, es decir, abarca todos los pasos desde la búsqueda de las materias primas, pasando por su transformación en el proceso productivo, hasta la venta del producto terminado al cliente.
- La logística constituirá una parte muy importante de la cadena de suministro encargada de planificar, controlar y organizar los flujos directos e inversos, incluyendo la gestión del almacén y del transporte de entrada y salida, siendo un eslabón importante de la cadena de suministro.
La logística desempeñaría las siguientes funciones:
- Recepción de la mercancía. Cuando la mercancía llega al almacén, se procede a su descarga, se verifica el albarán con el pedido, se somete a un control de calidad (tanto cualitativo como cuantitativo) y se referencia para ser ubicada por un código (RFID, QR) teniendo toda su información (posición en el almacén, el stock disponible e incluso su recorrido a lo largo del ciclo de aprovisionamiento y distribución).
- Almacenamiento. Una vez referenciado el producto, se ubica en una posición determinada en el almacén. Esto permitirá su rápida localización a la hora de preparar un pedido.
- Conservación. Según el tipo de mercancía se emplearán unos sistemas de almacenamiento u otros, por ejemplo, será necesario utilizar contenedores diferentes para conservar productos perecederos, mercancía paletizable o líquidos.
- Expedición. Al igual que en la recepción de la mercancía, a la hora de preparar el pedido y acondicionarlo para su expedición los sistemas de gestión informatizada y de radiofrecuencia facilitan la localización y la extracción de los productos del almacén para evitar errores y reducir los plazos de entrega. La expedición de la mercancía debe ir acompañada de una serie de documentos necesarios, como el albarán y la carta de porte.
- Organización y control. En las últimas décadas, el desarrollo de aplicaciones informáticas de gestión de almacenes (SGA) y gestión integral de empresas (ERP), ha permitido optimizar las funciones logísticas, ya que con un simple dispositivo es posible conocer en cada momento la ubicación de cada producto, el nivel de stock, el proveedor, las condiciones de compra, las condiciones de venta, el packaging, los documentos relacionados y el histórico de posiciones a lo largo de la cadena de suministro, así como cualquier otra información relevante. Además, el sistema de geolocalización permiten localizar la mercancía en ruta en tiempo real para detectar posibles retrasos o imprevistos.
A. Tipos de cadena de suministro
B. Externalización de la función logística
- 1PL (First Party Logistics). Se subcontrata el transporte. Para las pymes y para las empresas de productos con necesidades especiales de transporte es la opción más rentable, ya que la inversión en elementos de transporte adaptados y en su mantenimiento es muy elevada.
- 2PL (Second Party Logistics). Se externalizan tanto el transporte como el almacenamiento. Es el ejemplo típico de las empresas online que comercializan productos en distintos países, de este modo envían directamente el producto del proveedor al cliente organizándolo en plataformas de otra empresa desde donde se gestionan los pedidos y los destinos finales (Cross Docking).
- 3PL (Third Party Logistics). Se externaliza el área de organización y control, poniendo en manos de especialistas la resolución de los problemas y la optimización de las operaciones.
- 4PL (Fourth Party Logistics). Es la forma más amplia de externalización, la empresa subcontratada se responsabiliza de la gestión integral de la cadena, desde los proveedores hasta los clientes. En este caso, la empresa subcontratada se considera un operador logístico.
3. Objetivos de la Logística
El objetivo principal de una empresa es obtener los máximos beneficios posibles con el desarrollo de su actividad. En este sentido, la logística contribuye a esta finalidad y añade valor a la empresa si responde con eficacia la entrega de un producto en la cantidad correcta, en el tiempo y en el lugar establecidos y en la forma y la calidad requeridas por el cliente.
Para alcanzar los objetivos, es necesario tomar decisiones estratégicas (fijar metas a medio y largo plazo) y tácticas (tareas cuyo desempeño en el corto plazo nos acercará a la consecución de los objetivos). Estas decisiones en comunicación entre los diferentes departamentos permitirán que los objetivos sean realistas y materializables, y que las acciones que se pretende desarrollar sean las acertadas según los recursos disponibles.
Esto permitirá evitar roturas de stock, reducir los costes logísticos, reducir los tiempos de entrega y gestionar un almacenamiento óptimo de la mercancía. La forma básica de optimizar un sistema tradicional de distribución es diseñar primero la red de transporte y ubicar a continuación los almacenes, con el fin de gestionar el stock en función de la demanda de las diversas áreas geográficas o de los distintos clientes.
El conjunto de intermediarios y actividades que constituyen la cadena logística genera una serie de costes (Figura 1.5). El director de logística de la empresa o el operador logístico contratado tendrá entre sus objetivos reducir estos costes, permitiendo organizar, controlar y optimizar toda la cadena e ir haciendo un seguimiento de los avances conseguidos.
fig. 1.5. Costes logísticos.
A. Costes logísticos
4. Calidad Logística
Para preservar la calidad de la mercancía es importante asegurar la adecuada manipulación de los materiales a lo largo de la cadena por parte de los transportistas,
minimizando los tiempos de entrega y manipulación, reduciendo los costes, de manera que se procure una mejora, o al menos el mantenimiento de la calidad del servicio con el fin de aumentar la satisfacción y la confianza del cliente.
Los indicadores logísticos sirven para medir el rendimiento de la gestión logística de las organizaciones implicadas en el proceso y permiten tomar las decisiones adecuadas para conseguir los objetivos marcados (indicadores para medir el desempeño de la gestión del stock, de la función de compras, de la distribución, etc.).
Las grandes compañías, de la mano de los avances tecnológicos, han dirigido sus esfuerzos a diseñar y desarrollar sistemas de producción y distribución que permitieran alcanzar una máxima rentabilidad a la vez que reducían los costes:
El método Kanban.
La tecnología JIT (del inglés, Just in Time, «justo a tiempo»).
El sistema Cross Docking.
4.1. Calidad total
Los orígenes del sistema de calidad total se remontan a las actividades de control de la calidad a las que era sometido el producto al salir del proceso productivo con el fin de evitar errores o defectos. Este sistema de gestión se basa en la cooperación de todos los miembros de la empresa para alcanzar los objetivos, a través de planes y metas en cascada, con un seguimiento continuo enfocado a revisar el sistema de forma periódica e implantar las reformas necesarias.
Este sistema se apoya en una cultura de mejora continua, orientada a la satisfacción del cliente, en dos ámbitos: la dirección estratégica y la gestión operativa.
A. Principios
- Calidad como base de la competitividad y de la rentabilidad.
- Orientación al cliente en términos de satisfacción.
- La calidad del producto repercute sobre cada elemento de la cadena, incluidos los trabajadores como proveedores de servicios, por lo que son considerados «clientes internos».
- Motivación de los trabajadores.
- Actuación preventiva y detección precoz del error mediante el control de los procesos para garantizar la calidad; esto permite corregir a tiempo los problemas.
- Metodología técnica para la toma de decisiones y la aplicación de acciones de mejora basadas en prioridades y hechos.
B. Metodologías
Existen tres «metodologías lean» en función del tipo de proceso adoptado por la empresa (Tabla 1.5):
4.2. Just in Time o JIT
La gestión logística tradicional conlleva una serie de costes que, como veíamos anteriormente, dificultan la optimización del proceso logístico y poder alcanzar una reducción de costes y de tiempo. Por este motivo, la empresa Toyota, a mediados del siglo pasado, comienza a innovar y a poner en práctica nuevas formas de producir que derivan en lo que se conoce actualmente con el nombre de sistema Just in Time o JIT. Este sistema se basa en reducir al mínimo el stock, con el fin de ahorrar en costes de almacenamiento. Para aplicarlo es necesario controlar al máximo las necesidades de materias primas y establecer un ciclo logístico que garantice el suministro suficiente, en la cantidad necesaria, en el momento preciso y con la máxima calidad. También se conoce como «fabricación pull».
Los desafíos en la aplicación de este sistema surgen de la necesidad de contar con un alto grado de automatización en el proceso de fabricación que permita producir elevados volúmenes de mercancía en poco tiempo, garantizando la calidad total, y disponer de un programa de entregas muy exigente con suministradores que pasan a formar parte del sistema de producción con el fin de evitar retrasos y cumplir con los estándares de calidad requeridos. A su vez, la implantación de softwares especializados garantizará que el control del flujo informático y financiero se realice sin problemas.
4.3. Kanban
Las ventajas que ofrece esta forma de trabajo son, principalmente, dotar de mayor flexibilidad a la empresa a la hora de atender mercados con demanda variable, reducir al máximo el despilfarro de recursos (tanto económicos como materiales y de espacio) y, con ello, disminuir los costes de almacenamiento, manipulación y personal. Al eliminar la función de almacenamiento se acortan los tiempos de entrega, pues los productos terminados se preparan directamente para su expedición. El método Kanban, que divide el ciclo de fabricación en diferentes procesos para evitar la sobrecarga de trabajo, lo que permite asegurar la calidad total en todas las etapas de la cadena de valor, cada eslabón se activa o se detiene en función de las necesidades de la etapa siguiente.
4.4. Cross Docking
El Cross Docking trata de aumentar la rentabilidad en el ámbito de la distribución. Esta técnica logística se basa en la filosofía Efficent Consumer Response (respuesta eficiente al cliente) mediante la eliminación del almacenaje de la mercancía para ser distribuida. Es decir, se recepciona la mercancía directamente de los proveedores y se prepara para ser expedida inmediatamente hacia su destino final sin pasar por un almacenaje intermedio. Para prevenir errores a la hora de enviar cada producto a su lugar de destino y para evitar colapsos en el proceso, la sincronización de las entradas y salidas de la mercancía generalmente se garantiza a través de la mecanización de las instalaciones y de softwares especializados en gestión de almacenes.
Las actividades generales que se llevan a cabo en el proceso de Cross Docking son:
- Predistribución por parte de los proveedores que determinará en gran medida la calidad del proceso.
- Recepción de la mercancía.
- Captura de la información, necesaria para un buen control de la mercancía y clave en la prevención de errores, en la preparación y en la gestión de la expedición. La codificación de las etiquetas será determinante.
- Reembalaje, consolidación de carga y salida de la mercancía. Esta se realiza cuando se preparan los pedidos en el almacén, por lo que, si solamente se gestiona mercancía para su reenvío, no se producirá más que la salida. La característica principal de este proceso es que el tiempo máximo de almacenamiento de la mercancía es de 24 horas.
A. Tipos de Cross Docking
Escoger un Cross Docking directo o indirecto dependerá de los productos y del tiempo de entrega. Este sistema afecta a áreas de la empresa y favorece la reducción de costes:
- Almacenaje. Se reducen los espacios y las infraestructuras necesarias.
- Distribución. Se eliminan componentes de la cadena, tanto de suministro como de logística.
- Stock. Se reducen los costes al desaparecer el inventario.
- Personal. Se reduce el personal necesario para las tareas de manipulación, almacenamiento, distribución y administración.
Normalmente, las empresas que utilizan este sistema de distribución suelen ser fabricantes, distribuidores y transportadores, ya que, a través de estas plataformas, pueden preparar pedidos de distintos clientes procedentes de varios proveedores de forma eficiente y eficaz, así como consolidar la mercancía con distintos destinos de forma rápida y sin errores.
Este sistema tiene una serie de ventajas derivadas de la eliminación del stock y del almacenamiento: simplificación del proceso de distribución, lo que permite un flujo continuo de productos y un ahorro de tiempo; reducción de los costes de almacenamiento, por supuesto, pero también de manipulación, lo que evita, además, posibles daños a la mercancía.