LA NEGOCIACIÓN EMPRESARIAL:es una estrategia de interacción comunicativa que permite establecer acuerdos en caso de presentarse conflictos o de que se requiera establecer una transacción comercial o empresarial donde hay dos partes que expresan sus posiciones o propuestas sobre un punto en discusión. «La negociación es un proceso y una técnica mediante los cuales dos o más partes construyen un acuerdo. Las partes empiezan discutiendo sobre el asunto en el cual tienen intereses, lo que genera entre ellas variados sentimientos. Los motivos que asisten a cada negociador generan en ellos conductas que, a menudo, se expresan en propuestas verbales. Este intercambio hace que las partes desarrollen intensos deseos de controlar el tema que les preocupa». (Monsalve, 1988) ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LA Negociación: COMUNICACIÓN:El éxito de una negociación depende en gran medida de conseguir una buena comunicación entre las partes. Cada uno de ellos tiene que ser capaz de comunicar de forma clara cuáles son sus planteamientos y cuales son sus objetivos, y cerciorarse de que la otra parte ha captado con exactitud el mensaje. La causa principal de los fallos de comunicación reside generalmente en que no sabemos escuchar . Estamos más preocupados en lo que queremos decir que en oír lo que nos dicen. La buena comunicación exige una escucha activa: 1.- Concentrarse en lo que nos está diciendo el interlocutor y no estar pensando en lo que uno va a responder. 2.- Cuando el interlocutor ha expuesto una idea importante conviene repetir sus palabras ("Lo que usted quiere decir es que…") para asegurarnos que lo hemos entendido perfectamente. 3.- La otra persona agradecerá que se le preste atención, lo que mejorará el ambiente de la negociación. En su momento él también nos prestará la atención debida. · Por lo general nos cuesta trabajo preguntar, evitamos realizar algunas preguntas por miedo a molestar; y si la respuesta no nos ha quedado clara nos resulta aún más difícil insistir. Un buen negociador se distingue porque sabe preguntar, no tiene miedo a insistir si la contestación no le ha convencido, da tiempo al interlocutor para que responda oportunamente, no trata de llenar el silencio que se pueda producir autorrespondiéndose.· LENGUAJE El lenguaje que hay que emplear en una negociación debe ser sencillo y claro, que facilite la comprensión. Cuando se negocia con un grupo hay que utilizar un lenguaje que sea comprensible para todos ellos, de modo que les resulte fácil seguir la conversación. No se trata de impresionar al interlocutor con la riqueza de lenguaje que uno posee sino de facilitar al máximo la comunicación, evitando malentendidos. No obstante, habrá momentos en que se toquen temas ya más técnicos (de ingeniería, financieros, jurídicos, etc.) donde los especialistas de cada grupo utilizarán un lenguaje más específico. Hay que ser especialmente cuidadoso cuando el interlocutor sea una persona extranjera, con diferente lengua materna. También hay que prestar atención y tratar de entender el lenguaje no verbal de nuestro interlocutor. Este lenguaje se emplea normalmente de modo inconsciente, por lo que resulta muy difícil de manipular. LUGAR DE LA NEGOCIACIÓN:En relación con el lugar donde tendrán lugar las negociaciones caben tres posibilidades: . 1.- Negociar en nuestras oficinas 2.- Negociar en sus oficinas 3.- Negociar en terreno neutral1· – Mayor tranquilidad emocional al sentirse uno en casa. 2.- Se dispone de toda la información necesaria. 3.- Se facilita consultar con algún especialista de la empresa si fuera necesario. 4.- Permite elegir la sala de reuníón (tamaño, tipo de mesa, disposición de las personas, ….), seleccionando aquella que nos resulte más cómoda. 5.- Permite disponer mejor de los tiempos: comienzo, pausas, almuerzo, café, reanudaciones (se puede utilizar en beneficio propio). 6.- El actuar de anfitriones permite atender al interlocutor y ganarse su agradecimiento (recogerle en el aeropuerto, invitarle a almorzar, enseñarle unas modernas instalaciones, tener todo perfectamente organizado…). A.- Negociar en nuestras oficinas.OBJETIVO DE LA NEGOCIACIÓN:en la fase de preparación es fundamental definir con precisión qué resultado se pretende alcanzar. Este objetivo debe ser ambicioso. Determinar rango de resultados válidos. Resultado óptimo: es el mejor resultado posible. Resultado aceptable: por debajo del resultado óptimo pero suficientemente bueno para cerrar el acuerdo. Resultado mínimo: marca el mínimo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningún acuerdo. Si el negociador no se fija este mínimo aceptable es posible que acuda a la negociación con la convicción de que hay que cerrar un acuerdo a toda costa (como si no cerrar ninguno fuera el mayor de los fracasos). El modo de determinar este mínimo aceptable es valorando cual sería nuestra mejor alternativa en caso de no llegar a ningún acuerdo.
AGENDA DE LA ReuníÓN
En negociaciones complejas, en las que intervienen varias personas por cada lado, es aconsejable fijar con la otra parte antes del día de la reuníón la agenda de la misma. -Temas que se van a abordar -En qué orden -Tiempo previsto -Quienes van a intervenir por cada lado -Pausas -Hora de finalización Esta agenda tiene como objetivo que la reuníón se desarrolle de una forma ordenada: 1.- Permite que las partes centren su preparación en los temas que se van a tratar y acudan a la reuníón con los especialistas oportunos. 2.- Permite centrar la discusión sobre dichos puntos, evitando que una de las partes pueda traer a debate asuntos que no estaban previstos y que la otra no haya preparado. 3.- Permite hacer un seguimiento de los temas a abordar, evitando que alguno pueda quedar en el tintero. 4.- Obliga a ir avanzando: las partes son conscientes de que hay un guión que hay que intentar cumplir y que no se pueden eternizar en un punto determinado. La negociación no siempre discurre como estaba prevista (se presentan nuevas ideas, nuevos argumentos, se revisan los objetivos, surgen puntos conflictivos, etc.). La agenda viene a ser un marco general, una hoja de ruta, pero debe permitir cierta libertad de movimiento.
PRESENTACIÓN
En ocasiones la negociación comienza con una presentación que realiza la parte oferente. Esta presentación tiene que estar rigurosamente preparada, no se puede dejar nada a la improvisación ya que de ella puede depender en gran medida el éxito de la negociación.
Una buena presentación permite transmitir una imagen de seguridad y confianza, evitando dar muestra de temor o timidez, o de falta de profesionalidad. La presentación debe ser 1.- atractiva 2.- ligera 3.- sugerente En esta presentación hay que conseguir captar la atención de la otra parte, despertarle su interés por nuestra oferta.
DISCUSIÓN
Cuando comienza propiamente la negociación las partes mantienen posiciones distantes. Lo normal es que cada uno encuentre su posición perfectamente lógica y racional y en cambio no se explique la del contrario, que le resultará probablemente egoísta e indefendible.
Esto lleva frecuentemente a ver al oponente de forma negativa, como un enemigo al que hay que frenar para evitar que se aproveche de nosotros. Hay dos posiciones enfrentadas, pero que de ello no tiene que derivarse que las personas tengan que estar también enfrentadas. El fallo de este planteamiento reside en no entender que los intereses de la otra parte son tan legítimos como los nuestros.
En lugar de ver al interlocutor como un enemigo habría que verlo como un colaborador, con quien debemos trabajar conjuntamente para tratar de encontrar una solución satisfactoria para ambas partes. En las negociaciones hay que enfrentarse a los problemas con determinación pero mostrando el máximo respeto hacia las personas. Es lógico defender nuestras posiciones y rechazar aquellos planteamientos de la otra parte con los que no coincidamos, pero ello sin dañar la imagen de nuestro oponente ya que las relaciones personales podrían resentirse.
Durante la negociación hay que mantener las reglas básicas de cortesía: 1.- No interrumpir 2.- Contestar cada pregunta que nos formulen (no guardar silencio) 3.- No monopolizar la conversación 4.- Mantener contacto visual con el interlocutor, etc. Las posibles pausas (intermedios, almuerzos, etc.) hay que aprovecharlas para dejar a un lado el tono formal y acalorado de la discusión y tratar de recuperar una atmósfera más distendida. Mensaje : que una cosa es lo que pasa en la mesa de negociación y otra muy distinta es la relación personal entre las partes.
CENTRARSE EN LOS INTERESES
Es muy frecuente en las negociaciones que las partes se enfrasquen en una discusión, a veces acalorada, defendiendo su posición y atacando la del contrario. Si ambas partes se muestran intransigentes es muy probable que no se llegue a ningún acuerdo. Si ambas partes van cediendo de forma equitativa se suele llegar normalmente a un punto de acuerdo situado en una posición intermedia entre las dos posiciones de partida.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA NEGOCIACIÓN
1. Influencias del contexto sobre los negociadores
En tanto se trata de elementos que mantienen constancia, los siguientes factores le ayudarán a ubicarse al proponerse una tarea comercial, mucho antes de proponerse una negociación.
Cultura del lugar, de la institución, del subgrupo: Pase revista a las forma habituales de comportamiento en su ciudad, en su provincia, en las empresas en las que actúa, entre las personas con las que usted se relaciona. ¿Qué tienen de especial? ¿En qué se diferencian de otros lugares, otras instituciones, otros grupos?
Factores legales, políticos, económicos, sociales y tecnológicos:
¿Cuánto sabe usted de la manera en que cada uno de estos elementos afecta sus negociaciones? Anote las que conoce, pero haga hincapié en los temas que desconoce. ¿Son necesarios para destacarse en su tarea profesional? En un caso de apuro, ¿conoce a algún colega que lo puede asesorar?
Clima organizacional, políticas y objetivos:
En caso de que usted trabaje con instituciones, el clima organizacional se refiere al nivel de preocupación o bienestar que siente la gente que trabaja en esa empresa. Y cuando se habla de políticas y procedimientos nos referimos a la medida en que éstas condicionan la forma de actuar de sus empleados. ¿Tiene forma de averiguar cómo se siente la gente? Trate de no descansar en opiniones, ni formarse opinión prematuramente. Estrategias y estructuras organizacionales:
¿Cuánto conoce sobre el posicionamiento de las firmas con las que trabaja, y sobre su organización interna? Sabe que la posición que ocupa una persona define en gran medida su capacidad de negociar, pero ¿en qué medida conoce cómo un sector, u otro, tienen necesidades específicas que usted podría satisfacer?
2. INFLUENCIAS SITUACIONALES SOBRE LOS NEGOCIADORES
Los factores que siguen son dinámicos y se refieren a los negociadores. En este caso, lo importante es su conocimiento de sí mismo y de su interlocutor
Objetivos de los negociadores en relación con sus percepciones sobre los temas en juego; nivel de la primera oferta; mandatos; definiciones y restricciones de su papel en la negociación: Nos referimos a los factores que condicionan la actividad del negociador y en este sentido es vital preguntarse hasta qué punto usted define sus propias pautas, o las recibe de un superior o de un especialista técnico.
Sepa que en tanto usted es quien llevará a cabo la negociación, cuanto más participe e influya sobre estas decisiones, mayor será la necesidad de preparación, y mayor la probabilidad de que pueda llevarla a cabo con calma.
Nivel de interdependencia entre negociadores y carácterísticas de la distribución de poder entre ellos: ¿Usted lo conoce al otro? ¿Sabe cómo actúa? ¿Le merece confianza? ¿Cómo afecta la negociación la diferencia de autoridad de cada uno? Carácterísticas de los conflictos de intereses, condiciones y grupos de poder involucrados; Orientación motivacional y percepciones del propio rol: ¿Tiene en claro qué está en juego en esta negociación? ¿Cómo lo afecta esta situación a usted personalmente? ¿Cuán a gusto se siente?
3. ESTRATEGIAS DE PERSUASIÓN Y DESTREZAS DE LOS NEGOCIADORES Los siguientes factores se refieren a lo que usted debe hacer para favorecer la dinámica de la negociación en sí. Se refieren a cómo comienza, cómo sigue, cómo cierra y parten de la preparación y del manejo que usted ejerce.
Presentación del caso, propuestas adelantadas por los negociadores; trama de ofertas y contraofertas; formas de cierre: Al salir de una negociación a menudo uno reconoce que debería haberse preparado mejor. ¿Cuán bien se prepara usted? ¿Evalúa cómo abrir en función de beneficios a mediano plazo? ¿Tiene conciencia de los elementos que pueden favorecer o perjudicarlo? ¿Se siente aplomado en la conducción de las negociaciones que desarrolla con mayor frecuencia? Expresiones de poder; bases de su poder; promesas y amenazas; información; modalidades para el manejo de los conflictos; conductas apropiadas: ¿Se controla adecuadamente en las diferentes etapas de la negociación?; ¿Tiene respaldos y avales para sostener lo que sostiene, para defender lo que defiende, y para requerir lo se propone? ¿Cómo administra su autoridad negociadora?
Comunicaciones; intenciones y nivel de comprensión; conductas adaptativas y desarrollo de la confianza; conductas persuasivas: ¿Sabe escuchar? ¿Es usted un comunicador persuasivo? ¿Tiende a polemizar, o a argumentar?
4. PREDISPOSICIONES DE LOS NEGOCIADORES
Estos factores se refieren a las personas
Autoimagen; motivaciones; percepciones y actitudes; estructuras cognitivas; escalas de valores personales, intereses individuales: ¿Quién es cada uno de los interlocutores a ambos lados de la mesa? ¿Tienen experiencia en negociaciones equilibradas? ¿Tienen experiencia en negociaciones polémicas? ¿Cómo se ven cada uno a sí mismo? ¿Es dable suponer que sus propios intereses personales se encarrilen en el marco del diálogo en torno a intereses que los abarcan?
Orientación y sensibilidad para relaciones interpersonales; predisposición a la colaboración y a la competencia; experiencias previas de interrelación; predisposición a la asunción de riesgos: ¿Cuán maduras son las partes? ¿Se equilibran las metas sustanciales de la negociación con las metas interpersonales?
15 ESTRATEGIAS DE LA Negociación
1. AGENTE DE AUTORIDAD LIMITADA
Los negociadores tienen poca o ninguna autoridad para hacer concesiones. Jamás se debe empezar una negociación con alguien que carezca totalmente de autoridad. Pero está el otro lado de la moneda. Jamás se negocie en su nombre con una autoridad limitada. La peor persona para la que se puede negociar es uno mismo. Uno se compromete demaciado emocionalmente y entonces resulta muy fácil perder la perspectiva. Además, cuando uno conduce sus propias negociaciones tiene auoridad total y es, por tanto, posible tomar decisiones rápidas sin hacer un uso apropiado del tiempo.
2. DINERO EN JUEGO
. Se le llama negociación porque se debe cuidar en todo momento algún interés en específico y la mayoría de estos intereses es el dinero. Por eso las negociaciones hacen con tanto cuidado y de forma minuciosa para no perjudicar a la empresa y beneficiar también al cliente.
3. PRACTICA ESTABLECIDA
. La estategia de «costumbres establecidas» se utiliza para convencer a otros de hacer algo debido a éstas. Por lo general funciona muy bien porque se infiere que es la mejor manera de hacer lo que se necesita y que es probablememnte una medida segura.
4. LA MIGAJA Esta táctica consiste en pedir algún detalle adicional de lo que será comprando
5. EL PERRITO
. El secreto de este principio es dejar disfrutar a la contraparte del bien o servicio que se le está ofreciendo, para que de esta manera se se convenza se que el precio que está pagando es razonable.
6. ACTUAR Y ACEPTAR CONSECUENCIAS
. Después de haber negociado con el contrincante, se toma la decisión y el siguiente paso es actuar y aceptar tanto las ventajas como las consecuencias que esta decisión traerá consigo.
7. LA SALIDA OPRTUNA
La salida oportuna puede incluir cierta decepción, postergar las cosas y fingir, pretende hacer que el otro negociador crea que se ha dejado de pensar en el asunto cuando en realidad no es así.
8. CHICO BUENO-CHICO MALO
. Dos personas reprecentan a una de las partes: una de ellas se muestra intratable, amenazante, exigente, sin el menor interés de hacer concesiones, mientras que la otra trata de granjearse la confianza del oponente, se muestra comprensiva, cordial, trata de convencerlo de que se acepte su propuesta, antes de que su compañero tome la riendas de la negociación.
9. ALTA Y BAJA AUTORIDAD
. Hace referencia a una persona que por un momento toma una decisión pero no es muy fuerte para mantenerse en ella y puede muy fácilmente cambiar de opinión en cuestión de minutos.
10. Participación ACTIVA
Al estar participando ambas partes activamente se crea una sinergia increíble con un trabajo en equipo tal que se da la solución ganar-ganar.
11. ENTENDER, SENTIR Y ENCONTRARSE
. Este principio aplica la necesiadad de hacerle sentir al vendedor o comprador las necesidades y motivaciones propias para llevarlo a entender mejor.
12. EL ASPAVIENTO
. Se refiere al asombro o administración que puede causar la negociación en el cliente por pafrte del negociador.
13. RESTRICCIONES DE PRESUPUESTO
No siempre por ganar algún cliente, debemos bajar el prosupuesto previsto, ya que si llegamos a este punto, podríamos salir perdiendo en vez de ganar. He allí el arte de negociación.
14. NEGOCIADOR RACIO
Hace uso de estrategias coercitivas para lograr que la otra parte haga conseciones. Las partes tienden a tomar posiciones extremas y presionar por ellas sin considerar los intereses de la otra parte. La parte rival, con frecuencia, reponderá, con estrategias igualmente «duras», lo cualda como resultado que ambas partes se agotan y corran el riesgo de entramparse en un conflicto intratable.
15. LA DECISIÓN
. Esta es una de las estrategias más difíciles de seguir, ya que de esta depende al 100% el éxito o fracaso del negocio. Obviamente antes de tomar la decisión, ya que se han analizado los pros y los contras de tal toma de decisión.
lAS 6P´s DE LA Negociación
PERSONA:
esta es la P de lo que caracteriza, con quien estamos negociando.
PRODUCTO
: esta P, caracteriza a lo que se está negociando este puede ser la compra/venta de una casa, un servicio malquiera, aquí es importante notar las carácterísticas intrínsecas del producto o servicio a vender y más importante es visualizar como esas carácterísticas se traduzcan en beneficios que satisfagan.
PROBLEMA
: Esta P caracteriza a la negociación conflictiva, con múltiples problemas, que hasta cierto punto pueden ser ocasionados por la misma persona que sea conflictiva.
PROCESO:
es la esencia misma de la negociación, inicia en un punto en el tiempo y tiene una duración determinada.
PODER:
es la percepción que se tiene del y/o en el contexto de negociación, es decir, el poder que tiene una persona o cosa sobre el negociador.
PRONÓSTICO:
es algo que está fuera del alcance de las partes que están negociando, el pronóstico podrá ser regido por fuerzas externas, es decir por el mercado. Teniendo en cuenta el tipo de relación que exista entre el vendedor y el cliente es como se va a dar la negociación
QUÉ ES UNA TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN Y PARA QUÉ SIRVE?
Las técnicas de negociación siguen modelos de conducta donde una parte busca influir a su contra parte y viceversa para poder conseguir soluciones que satisfagan a cada parte interesada. Muchas personas piensan que las negociaciones son una competencia. Un lado gana y el otro pierde, pero en realidad, las negociaciones involucran una mezcla más compleja que dicha formula. Como resultado de casi todas las negociaciones de dos partes se categorizan como ganar-perder (una parte se beneficia perjudicando a la otra), perder-perder (ambas partes están peor después de la negociación), o ganar-ganar (ambas partes salen beneficiadas).
GANAR-PERDER/PERDER-GANAR
Un escenario de ganar-perder, ambas partes han intentado ganar, sin tener demasiado en cuenta el resultado de la otra parte. Ambas partes pueden haber entrado en la negociación con un objetivo deseado y un punto de «alejarse».
Los resultados de ganar-perder se producen cuando el lado perdedor puede ser empujado por debajo de su punto de «alejarse». Esto puede suceder cuando el lado perdedor no sabe cuál es su mejor alternativa para llegar a un resultado en la negociación, o donde sigue negociando en contra de su propio interés.
PERDER-PERDER
En un escenario Perder-perder, ambas partes conceden posiciones de negociación fuera de sus rangos objetivo. Si los negociadores no logran llegar a un acuerdo, ambas partes pueden terminar en peores posiciones que cuando comenzaron las negociaciones.
Si una o ambas partes no pueden abandonar una negociación, pero no están dispuestas a hacer concesiones, ambas se verán obligadas a enfrentar las pobres consecuencias de no llegar a un acuerdo.
GANAR-GANAR
Es un escenario ideal, ya que busca que ambas partes logren el cumplimiento de objetivos dentro de sus rangos de valores establecidos. Mayoritariamente se da cuando los objetivos son compatibles, lo que favorece una a la negociación sea una victoria para ambas partes.
Ambos están contentos con el resultado por lo que es muy poco probable retroceder en un momento posterior a la negociación.
ESTILOS DE NEGOCIACIÓN cada negociación es diferente y exige una aproximación específica. No se puede tratar de utilizar
Siempre el mismo esquema de negociación
No hay dos clientes iguales y cada uno de ellos exige un trato determinado. No obstante, se podría hablar de dos estilos básicos de negociación: la negociación inmediata y la negociación progresiva. La negociación inmediata busca llegar con rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer una relación personal con la otra parte. La negociación progresiva busca en cambio una aproximación gradual y en ella juega un papel muy importante la relación personal con el interlocutor. Se intenta crear una atmósfera de confianza antes de entrar propiamente en la negociación. A algunas personas les gusta ir directamente al grano mientras que otras prefieren establecer in vínculo personal antes de entrar a discutir posiciones. Los primeros suelen basar su decisión en datos objetivos (precio, financiación, carácterísticas técnicas, garantía, plazo de entrega, etc.), mientras que los segundos valoran también muy especialmente consideraciones subjetivas(confianza, amistad, honestidad, etc.). Una variable que resulta determinante para ver que estilo de negociación conviene utilizar es si se trata de una negociación puntual, aislada, o si por el contrario se pretende mantener una relación duradera con la otra parte. La diferencia fundamental entre una negociación aislada (por ejemplo, la compra de una vivienda) y una relación duradera (la relación con un proveedor) está en la importancia o no de establecer una
Relación personal con el interlocutor. En una negociación puntual no hay necesidad de tratar de estrechar lazos. En este tipo de negociación cada parte puede tratar de maximizar su beneficio a costa del otro. El deterioro de las relaciones que esto puede producir no tiene mayor trascendencia ya que probablemente no haya que volver a negociar con esta persona. Por el contrario, cuando se negocia con un cliente o con un proveedor con el que interesa mantener una relación duradera resulta primordial cuidar la relación personal.No sería lógico en este caso negociar con prisas, tratando de imponer a toda costa nuestros planteamientos, con el consiguiente deterioro de los lazos afectivos. Cuando interesa antener un vínculo duradero hay que preocuparse porque cada negociación que se realice sea beneficiosa para todos y sirva para estrechar la amistad.