La Evaluación del Proveedor
Consiste en la evaluación y selección de proveedores con el fin de garantizar que las compras se realicen en las mejores condiciones. Fases:
- Determinación de las necesidades de los productos, componentes y suministros.
- Recopilación de información sobre los proveedores.
- Solicitud de ofertas.
- Evaluación y selección de proveedores.
- Negociación.
- Solicitud del pedido.
- Análisis del desempeño de cada proveedor.
Determinación de las Necesidades
(Se realizan 3 funciones)
- Función técnica: Estimar las cantidades necesarias a adquirir, cuándo se deben emitir los pedidos, calidad exigida (con el fin de llevar a cabo una gestión óptima de las compras).
- Función comercial: Al necesitar material, los departamentos hacen una petición al departamento de compras especificando las características del material a adquirir. Luego, el departamento de compras clasificará el pedido y lo llevará a cabo.
- Función administrativa: Consiste en la gestión de la documentación generada en la compra de materiales (emisión del pedido, recepción y firma de albaranes, recepción y archivo de facturas, pago de compra).
Información sobre Proveedores
Es fundamental organizar la recepción y archivo de la información que llega, estando el personal del departamento siempre activo con la búsqueda de datos de proveedores potenciales.
La empresa obtiene la información a través de diferentes fuentes, como catálogos y folletos, visita de representantes, revistas, páginas web, cámaras oficiales de la industria y comercio, ferias comerciales…
Información:
- No es útil > eliminar
- Útil > referenciar > archivar
Solicitud de Ofertas
En la petición de información incluiremos datos sobre nuestra empresa, así como los del proveedor que resulten relevantes para realizar la compra (productos que oferta, nivel de calidad, descuentos, plazos de entrega…) que emplearemos luego para comparar las ofertas y seleccionar al proveedor que nos convenga.
La forma más habitual de formalizar la petición es la carta comercial.
Partes: membrete, datos del destinatario, localidad y fecha, asunto de la carta, saludo, introducción, cuerpo, conclusión, despedida, firma, nombre y cargo.
Evaluación y Selección de Proveedores
Uno de los parámetros a considerar en la evaluación de proveedores es el precio neto por unidad de los productos de los que hemos solicitado la oferta.
Precio neto = precio bruto – descuentos + gastos
La Negociación con los Proveedores
Es el proceso en el que las dos partes tratan de llegar a un acuerdo, consiste en la negociación de posturas opuestas durante la cual el comprador y el vendedor intentan conseguir sus objetivos y cuya finalidad es llegar a un acuerdo.
Preparación de la Negociación
- Recopilar información sobre la empresa proveedora y su competencia.
- Analizar puntos fuertes y débiles tanto del comprador como del vendedor.
- Definir los objetivos a alcanzar.
Estrategias a Seguir
- Coercitiva: Obtener mayor beneficio a costa de las pérdidas de la parte contraria.
- Competitiva: Interés por coordinar los intereses y obtener el máximo beneficio propio.
- De conciliación: Cooperación entre ambas partes, llegar a un acuerdo que beneficie a ambos.
- De colusión: Cooperar con el oponente con la finalidad de perjudicar a un tercero.
Etapas del Proceso de Negociación
- Inicio: Iniciar la conversación y provocar un feedback.
- Conocimiento: Adentrarse en aspectos de interés para la negociación, hacer preguntas, comprobar la información existente sobre la empresa.
- Argumentación: Tratar de convencer a la otra parte y motivarla a aceptar el trato, mostrar ventajas que aporta nuestra empresa.
- Cierre: Finalizar la negociación, animarle a cerrar la decisión y dar por supuesto que vaya a aceptar, haciendo preguntas que puedan ayudarnos al cierre.
Técnicas de Negociación
- Negociar en casa: Lo que puede favorecernos en la negociación ya que nos sentimos más cómodos.
- Negociar con personas que tengan poder de decisión: Para evitar que no podamos concluir la negociación porque deba consultar a sus superiores.
- Preparación: Debe adelantarse a todo tipo de dudas formuladas en la negociación así como las respuestas a dar, intentando no necesitar la improvisación.
- Establecer al inicio las concesiones.
- Negociar con orden: tratar punto por punto sin mezclar unos con otros.
- Saber conversar: saber escuchar a la otra parte y expresarse.
- Generar un ambiente relajado: hablar con tranquilidad, evitar levantar la voz.
- Argumentar: cada punto de nuestra oferta y hacer ver que lo que le ofrecemos es también beneficioso para él.
Solicitud del Pedido y Análisis del Desempeño
Tras recibir el pedido procedemos a analizar el desempeño, estudiar si ha cumplido con nuestras expectativas respondiendo a ciertos aspectos:
Calidad, envío, plazos de entrega, descuentos, forma de pago, productos, servicio postventa, disponibilidad, facturación.