La Función de Aprovisionamiento en la Empresa
La función de aprovisionamiento es un pilar fundamental en cualquier empresa, ya sea industrial o comercial. Consiste en la adquisición de los materiales necesarios para el correcto desarrollo de su actividad, ya sea la producción de bienes o la venta de productos, y su posterior almacenamiento hasta que sean requeridos.
Objetivo del Aprovisionamiento
El objetivo principal del aprovisionamiento es garantizar el suministro constante de materiales al departamento de producción, asegurando así la continuidad de la fabricación y la posterior comercialización de los productos.
Aspectos Fundamentales del Aprovisionamiento
- Compras: El departamento de compras es el responsable de adquirir los productos necesarios para la producción o comercialización, según el tipo de empresa. En su labor, debe considerar factores clave como el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y el servicio posventa ofrecido por los proveedores. La meta es maximizar la rentabilidad, buscando el equilibrio óptimo entre estas variables. La relación con los proveedores es, por tanto, un aspecto crucial.
- Almacenamiento: La empresa necesita disponer de almacenes adecuados para guardar los productos adquiridos hasta que sean requeridos por el departamento de producción. Asimismo, los productos fabricados también deben ser almacenados hasta su venta. Esto implica la necesidad de un espacio físico adecuado y un sistema organizativo eficiente para clasificar y gestionar las existencias.
- Gestión de inventarios: Esta función tiene como objetivo determinar la cantidad óptima de existencias que se deben mantener en el almacén y el ritmo al que se deben realizar los pedidos de nuevas existencias.
El Ciclo de Aprovisionamiento
El ciclo de aprovisionamiento abarca el periodo comprendido entre la realización de la compra de materiales y la entrega de los productos vendidos a los clientes.
Ciclo de Aprovisionamiento en una Empresa Industrial
- Se compran los materiales necesarios para la producción, que se almacenan hasta su uso (existencias).
- Los productos terminados, destinados a la venta, se mantienen en el almacén (existencias) hasta su venta.
En el almacén de una empresa industrial se producen cuatro movimientos principales:
- Entrada de compras.
- Salida hacia producción.
- Entrada de productos fabricados.
- Salida de productos para la venta.
Ciclo de Aprovisionamiento en una Empresa Comercial
- Entrada de mercancías por compras (existencias).
- Salida de mercancías por ventas.
Clasificación de las Existencias
Las existencias, también conocidas como stocks o inventarios, son todos aquellos materiales que una empresa tiene almacenados y que cumplen funciones específicas dentro de la gestión de aprovisionamiento. Se pueden clasificar en:
- Materias primas: Materiales que, mediante transformación o elaboración, se destinan a formar parte de los productos fabricados.
- Productos semielaborados: Productos en proceso de elaboración por la empresa y que aún no están listos para la venta.
- Productos acabados: Productos fabricados por la empresa y listos para ser vendidos a clientes o a otras empresas.
- Mercaderías o existencias comerciales: Materiales comprados por la empresa y destinados a la venta sin transformación previa.
- Otros aprovisionamientos: Elementos incorporables no fabricados por la empresa, como combustible, recambios, embalajes, etc.
- Subproductos: Productos secundarios obtenidos durante el proceso de fabricación.
- Residuos: Materiales residuales del proceso de producción que pueden ser reutilizados, vendidos o desechados.
- Materiales recuperables: Materiales que se pueden reutilizar en el proceso productivo.
La Gestión de Inventarios: Planificación y Control
La gestión de inventarios se refiere a la planificación, administración y control de las existencias de la empresa. Su objetivo es asegurar que la empresa disponga en todo momento de las existencias necesarias para satisfacer sus necesidades de producción o venta, minimizando los costes asociados.
Razones para Mantener Inventarios
- Evitar la ruptura de stocks: Garantiza que la empresa no se quede sin productos para atender la demanda.
- Ajustar los ritmos de producción y distribución: Permite almacenar productos fabricados en épocas de baja demanda para su posterior venta en épocas de alta demanda (por ejemplo, abrigos en verano).
- Obtener descuentos por volumen: Permite aprovechar descuentos ofrecidos por los proveedores al comprar grandes cantidades de material.
Valoración de las Salidas de Almacén: Métodos PMP y FIFO
La valoración de las existencias puede ser compleja, incluso aplicando las normas del precio de adquisición o coste de producción, debido a las variaciones en los precios o cantidades. Para estos casos, se recomienda el uso de los criterios PMP (Precio Medio Ponderado) y FIFO (First In, First Out).
Criterio PMP (Precio Medio Ponderado)
El criterio PMP calcula el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas, ponderando según sus cantidades. Las entradas se registran a su valor, mientras que las existencias y las salidas se valoran al PMP correspondiente.
Criterio FIFO (First In, First Out)
Según el criterio FIFO, el valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. Las existencias salen valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran según su valor de entrada, respetando el orden cronológico.