Optimización del Proceso de Aprovisionamiento: Cálculo y Gestión de Inventarios

El aprovisionamiento es un proceso crucial para cualquier empresa. A continuación, se detalla un procedimiento optimizado, incluyendo ejemplos de cálculos y preguntas frecuentes.

1. Detección de Necesidades

El primer paso es identificar las necesidades de la empresa, considerando la demanda proyectada por temporada.

Demanda anual: Se estima un porcentaje (x%) de la demanda anual.

2. Planificación y Creación de Pedidos

Esta fase implica calcular el tamaño óptimo del pedido y la frecuencia con la que se deben realizar los pedidos.

Cálculo del Tamaño de Pedido Óptimo (EOQ):
- EOQ = √(2 × Demanda Anual × Coste de Realizar Pedido) / Coste de Almacenamiento por Unidad al Año)
Frecuencia de Pedidos: Demanda Anual / EOQ
Intervalo entre Pedidos: 365 días / Frecuencia de Pedidos

3. Recepción y Verificación de la Mercancía

Una vez recibida la mercancía, es fundamental verificar que cumple con las especificaciones.

Plan para Gestionar la Recepción del Pedido (Ejemplo: Invierno):
- Semanas Necesarias = Demanda de Invierno / Capacidad de Recepción Semanal
Cálculo del Porcentaje de Defectos:
(Defectos / Demanda de Invierno) × 100
Ejemplo: (180 / 3000) x 100 = 6%

Cálculos Adicionales

Demanda Diaria por Estación: Demanda Proyectada / Número de Días de la Estación.
Punto de Pedido por Estación: Demanda Diaria × Plazo de Entrega (en días).
Valor del Pedido Óptimo: EOQ × Precio Unitario.

Análisis Financiero del Inventario Promedio

Este análisis permite evaluar el coste asociado al inventario.

Calcular el Inventario Promedio: EOQ / 2
Calcular el Valor Económico del Inventario Promedio: Inventario Promedio × Precio Unitario

Ejemplo de demanda ajustada (considerando un incremento del 20%):

Demanda Ajustada = 15,000 unidades × 1.20 = 18,000 unidades

Cálculo de Necesidades de Ingredientes: Unidades × Ingredientes por Unidad.

Preguntas y Respuestas sobre el Proceso de Aprovisionamiento

¿Cuál es el objetivo principal del proceso de aprovisionamiento?
Respuesta: c) Garantizar que la empresa cuente con los materiales necesarios en el momento adecuado.
¿Qué subetapa de la fase de Identificación de necesidades analiza patrones de ventas anteriores?
Respuesta: b) Análisis de históricos de ventas.
¿Qué fase incluye el establecimiento del stock de seguridad?
Respuesta: b) Identificación de necesidades.
¿Cuál de los siguientes elementos no pertenece a la planificación y creación de pedidos?
a) Cálculo de cantidad óptima.
b) Inspección de calidad.
c) Programación de tiempos de entrega.
Respuesta: b) Inspección de calidad.
¿Qué acción forma parte de la subetapa «Registro y entrada en inventario»?
Respuesta: b) Registro de productos en el sistema de inventario.
¿Qué se considera en el cálculo de la cantidad óptima en la planificación de pedidos?
Respuesta: a) Costes de inventario y tiempos de reabastecimiento.
¿Qué departamento no suele colaborar en la Identificación de necesidades?
Respuesta: c) Recursos Humanos.
¿Qué acción corresponde a la gestión de incidencias?
Respuesta: b) Devoluciones o reposiciones con el proveedor.
¿En qué fase se inspecciona la cantidad y calidad de los productos recibidos?
Respuesta: c) Recepción y verificación de mercancía.
¿Qué subetapa considera factores externos como tendencias del mercado?
Respuesta: b) Estudio de tendencias del mercado.

Ejercicios de Relación: Conceptos Clave de Aprovisionamiento

Los siguientes ejercicios ayudan a afianzar los conceptos clave del proceso de aprovisionamiento, relacionando fases, subetapas, acciones y propósitos.

1. Relaciona la fase con su objetivo principal:

Identificación de necesidades (b)
Planificación y creación de pedidos (c)
Recepción y verificación de mercancía (a)

a) Inspeccionar la calidad y cantidad de los productos recibidos.

b) Determinar qué materiales serán necesarios y cuándo.

c) Establecer la cantidad y el momento óptimos para hacer los pedidos.

2. Relaciona la subetapa con su descripción:

Análisis de históricos de ventas (b)
Programación de tiempos de entrega (c)
Solución de problemas (a)

a) Verificación de los productos dañados o fuera de especificaciones.

b) Evaluación de patrones de venta anteriores.

c) Cronograma para realizar pedidos en fechas específicas.

3. Relaciona la acción con su fase:

Establecer un stock de seguridad (b)
Creación de pedidos (c)
Inspección de calidad (a)

a) Recepción y verificación de mercancía.

b) Identificación de necesidades.

c) Planificación y creación de pedidos.

4. Relaciona el factor considerado con la subetapa correspondiente:

Tiempos de reabastecimiento (c)
Preferencias del cliente (a)
Descuentos por volumen (b)

a) Estudio de tendencias del mercado.

b) Cálculo de cantidad óptima.

c) Calendario de pedidos.

5. Relaciona la herramienta o concepto con su función:

Stock de seguridad (b)
Actualización de inventarios (a)
Calendario de pedidos (c)

a) Registro de productos recibidos en el sistema.

b) Ajuste ante variaciones inesperadas en la demanda.

c) Determinación de fechas óptimas para realizar pedidos.

6. Relaciona la actividad con la fase en que ocurre:

Colaboración con departamentos internos (c)
Envío de pedidos al proveedor (a)
Gestión de incidencias (b)

a) Planificación y creación de pedidos.

b) Recepción y verificación de mercancía.

c) Identificación de necesidades.

7. Relaciona la acción con su propósito:

Establecimiento de prioridades (b)
Inspección de mercancías (c)
Estudio de ciclos estacionales (a)

a) Ajustar niveles de inventario en periodos de alta demanda.

b) Definir productos críticos para evitar roturas de stock.

c) Verificar la calidad y cantidad de productos recibidos.

8. Relaciona la fase con un resultado esperado:

Identificación de necesidades (a)
Planificación y creación de pedidos (b)
Recepción y verificación de mercancía (c)

a) Ajustes en el inventario para cubrir la demanda prevista.

b) Cumplimiento de los tiempos de entrega planificados.

c) Disponibilidad de productos en el inventario después de inspección.

9. Relaciona la acción específica con la subetapa donde ocurre:

Definición de stock de seguridad (c)
Inspección de productos recibidos (a)
Creación de documentación del pedido (b)

a) Control de calidad y cantidad.

b) Documentación para la adquisición de productos.

c) Evitar interrupciones por variaciones inesperadas en la demanda.

10. Relaciona el concepto con el aspecto que cubre:

Previsión de demanda (b)
Registro de inventarios (c)
Gestión de incidencias (a)

a) Manejo de productos defectuosos o incompletos.

b) Identificación de patrones históricos y estacionales.

c) Actualización de información en el sistema.