El Proceso de Compras: Fases y Tipos
El proceso de compras es un conjunto de fases que permiten a las empresas adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Una gestión eficiente de este proceso es crucial para la rentabilidad y el éxito empresarial.
Fases del Proceso de Compras
- Planificación de las compras: Consiste en realizar un estudio anticipado de las necesidades. De esta forma, se puede obtener información sobre los productos existentes en el mercado y estar preparado antes de que surja la necesidad.
- Análisis de las necesidades: Las compras, generalmente, se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento. Este recibe de los distintos usuarios internos los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de los pedidos.
- Solicitud de ofertas y presupuesto: Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un paso obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.
- Evaluación de las ofertas recibidas: Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Para que la evaluación resulte más fiable, es recomendable evitar solicitar un número excesivo de ofertas.
- Selección del proveedor: Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías.
- Negociación de las condiciones: Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima, la forma de pago, la fecha de entrega, el servicio, etc.
- Solicitud del pedido: Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes.
- Seguimiento del pedido y los acuerdos: El seguimiento se hace para verificar que se ha recibido todo el material solicitado.
Tipos de Compras
Compras Especiales
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso, es decir, no se compran materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras Anticipadas
Se denominan compras anticipadas cuando las compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancías. También se puede anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto; en este caso, se consulta la cantidad máxima y mínima de artículos que deben estar disponibles en el almacén.
Compras Estacionales
Las compras estacionales son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras Rutinarias
Las compras rutinarias son las que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Este tipo de compras se utiliza para hacer frente a la demanda de artículos de consumo constante.
Compras de Oportunidad
La compra de oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de ganga; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra. Estas ocasiones se originan cuando el fabricante está saturado de ciertas mercancías, necesita dinero inmediatamente o tiene artículos de fin de temporada o que dejará de fabricar.
Compras de Urgencia
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes, como puede ser la falta de existencias de unos materiales concretos en el departamento de fabricación. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.
Planificación de Compras: Fuentes de Suministro y Métodos de Contacto
La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:
- Guías telefónicas y páginas web.
- Organismos oficiales.
- Asociaciones empresariales y profesionales.
- Prensa y revistas especializadas.
- Ferias y exposiciones del sector.
- Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos más utilizados son:
- Entrevistarse con los representantes del proveedor. Estos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador. Para este, es la forma más fácil de realizar la compra porque tiene a mano registros sobre ventas o existencias, y además, puede consultar con el personal de producción.
- Acudir a los mercados centrales. Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos. Por ejemplo, las fábricas de calzado en la zona de Alicante, las industrias textiles de Cataluña.
- Visitar ferias y exposiciones. Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
- Acudir a las oficinas de compra. Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.
- Visitar a los importadores mayoristas. Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
Análisis de las Necesidades: Proceso y Consideraciones
El departamento de compras, después de haber recibido los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuestos o información de los materiales solicitados. El proceso suele ser el siguiente:
- Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
- Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez. Cuando el material se ha comprado otras veces, se trata de una compra rutinaria, pero si no es así hay que solicitar varias ofertas y elegir al proveedor.
- Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. También se pueden agrupar por artículos que suministra un proveedor en exclusiva, materiales que suministran varios proveedores o productos importados.
- Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Este paso es necesario cuando se trata de un bien para el uso de un departamento o sección.
- El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.