Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura Empresarial
El organigrama es un gráfico que representa la estructura empresarial y cuya misión es informar a los distintos componentes de una entidad cuál es su posición dentro de la misma. Sirven para terceros ajenos a la organización, pero que se relacionan con ella, para conocer a los interlocutores válidos en cada situación. Para que el gráfico sea útil, es necesario que refleje la realidad de la estructura organizacional. Además, debe ser sencillo y claro para que pueda ser entendido por cualquier persona, permitiendo identificar la situación de su puesto y sus conexiones con los demás.
Técnicas de Diagramación
Símbolos:
- Rectángulos: Indican los distintos niveles jerárquicos. Representan funciones, categorías, cargos, personas, etc. No se deben usar colores para distinguir áreas. Los rectángulos que reflejan las jerarquías similares se encuentran en el mismo nivel. Se puede diferenciar la importancia del rango por el tamaño del rectángulo; los más grandes son los de mayor jerarquía.
- Líneas: Indican la relación de autoridad, pueden ser horizontales y verticales. Las horizontales indican la igualdad de responsabilidad y las verticales indican relación jerárquica, de autoridad y responsabilidad. Además, hay líneas continuas o discontinuas. La diferencia se encuentra en que las continuas representan relaciones jerárquicas y las discontinuas enlaces de comunicación, uniendo el órgano de staff con el nivel de responsabilidad.
Tipos de Representación
Representación Vertical
Los niveles se representan de arriba hacia abajo de acuerdo a la jerarquía; los de mayor nivel van en la parte alta y luego va descendiendo mediante líneas horizontales a medida que disminuye la jerarquía. Es uno de los más utilizados. El inconveniente es la complejidad que adquiere el esquema cuando la estructura representada tiene muchos niveles. Para solucionar esto, se suele combinar el organigrama vertical con el horizontal.
Representación Circular
Es una construcción difícil, solo se adapta a estructuras de pocos niveles y que no posean complejidades en cuanto a la cantidad de departamentos y unidades. En el centro se halla el nivel más alto y a través de los círculos que lo van rodeando se marcan los niveles siguientes. Hay que tener cuidado de que la proporción de los espacios cubran los 360º del círculo.
Representación Horizontal
El puesto o persona de mayor rango figura a un costado, casi siempre el izquierdo. Los puestos de menor nivel se alejan a través de líneas verticales.
Representación Semicircular
Tiene las mismas características que la representación circular, a excepción de que hay que trazar un semicírculo, es decir, 180º.
Representación Concéntrica o Radial
El puesto o persona aparece en el centro del gráfico y los niveles de menor categoría se distribuyen alrededor del mismo, formando una órbita. A mayor distancia del centro, disminuye la jerarquía.
Representación Escalar
Es un organigrama escalar que acentúa la relación de dependencia.
Representación en Lambda
Es útil en organizaciones en las que se quiere identificar dos actividades. En el centro va la jerarquía mayor; hacia el lado derecho va una actividad y hacia el lado izquierdo va la otra actividad. De ellas se desprenden otras unidades.
Cabe destacar que no todos los organigramas se ajustan a las necesidades, exigencias y estilos, pero es importante considerar lo siguiente para una buena confección:
- Fácil comprensión y análisis.
- Las líneas no se deben cruzar.
- Buena disposición de los rectángulos.
- Coherencia en el tamaño de los rectángulos.
- Moderación en la diagramación.
- Impresión clara.
Ejemplo de Estructura Organizacional
Gerencia General:
- Gerencia de RR.HH.
- Gerencia de Producción.
- Gerencia de Comercialización.
- Gerencia de Administración y Financiación.
Del Gerente de RR.HH:
- Reclutamiento y selección del personal.
- Capacitación.
- Servicios al personal.
- Administración del personal.
- Relaciones laborales.
Del Gerente de Producción:
- Planificación de la producción.
- Compras.
- Almacenes.
- Fabricación.
- Control de calidad.
- Ingeniería de fábrica.
- Investigación y desarrollo de nuevos productos.
Del Gerente de Comercialización:
- Estudio de mercados.
- Ventas.
- Expedición.
- Publicidad y promoción.
Del Gerente de Administración y Financiación:
- Finanzas.
- Créditos.
- Contaduría.
- Tesorería.
- Sistemas.
Manuales Organizacionales: Proceso de Elaboración
Para la elaboración de un manual será necesario cumplir con determinados procesos para brindar una visión objetiva de la realidad organizacional:
- Objetivo: Definición y redacción.
- Responsables de la preparación.
- Análisis preliminar interno de la organización.
- Planeamiento.
- Relevamiento de la información.
- Elaboración: Redacción, diagramación, formato, codificación, impresión, encuadernación, pruebas piloto.
- Distribución.
- Instrucción para los usuarios.
- Seguimiento.
- Actualización.
- Evaluación.