Organización del Departamento de Ventas: Claves para el Éxito Comercial


Departamento de Ventas

El departamento de ventas es la unidad de organización empresarial que tiene asignado un capital humano y unos recursos para la consecución de un objetivo concreto. Su función principal es conseguir el máximo resultado con el mínimo de recursos.

Posicionamiento

El posicionamiento en el mercado de un producto o servicio es el lugar que ocupa dicho producto o servicio en la mente de los clientes en relación con los productos de la competencia.

Funciones del Departamento de Ventas

  • Captación de clientes potenciales
  • Fidelización de los clientes reales
  • Análisis y seguimiento del mercado
  • Gestión de las ventas

A) Función de Captación de Clientes Potenciales

Clientes potenciales: son aquellas personas físicas o jurídicas que, por sus características, podrían estar interesadas en los productos de la empresa.

B) Función de Fidelización de los Clientes Reales

Cliente real: es aquella persona física o jurídica que ha adquirido al menos una vez algún producto de la empresa.

Cliente fidelizado: es aquel que adquiere con cierta frecuencia algún o algunos productos de la empresa.

C) Función de Análisis y Seguimiento del Mercado

Fuentes de información internas: son aquellas que se desarrollan dentro del departamento de ventas con información del propio departamento.

  • Datos referentes a los clientes
  • Volúmenes de ventas de los diferentes productos

Fuentes de información externas:

  • Asociaciones sectoriales y cámaras de comercio: agrupan y asesoran a empresas de un mismo sector.
  • Empresas especializadas en estudios de mercado: realizan estudios de mercado.
  • Administraciones públicas: asesoran a las empresas.
  • Medios de comunicación: analizan la actualidad.

D) Función de Gestión Administrativa de los Procesos de Venta

  • Vendedores y representantes
  • Administrativos del departamento de ventas

Director de Ventas

El director de ventas es el responsable de todos los procesos y de todo el personal del departamento de ventas.

A) Definición de los Objetivos de Ventas

Es el director de ventas el encargado de establecer no solo los objetivos, sino también la temporalización prevista para conseguirlos.

B) Determinación del Presupuesto del Departamento de Ventas

Aquí el director debe estimar los gastos resultantes de las acciones destinadas a cumplir los objetivos, condicionado por la dirección de la empresa.

Personal de Ventas

A) Selección del Personal de Ventas

Esta función será asumida por el director de ventas o por el departamento de personal, dependiendo de la empresa y de su tamaño.

B) Supervisión y Seguimiento del Personal de Ventas

  • Establecer la política de retribución e incentivos
  • Detectar y facilitar las necesidades de formación del personal
  • Favorecer un ambiente motivador y apropiado

Planificación de Ventas

Planificar es el conjunto de decisiones destinadas a asignar recursos para cumplir unos objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado.

Objetivos

A) Recursos

Conjunto de bienes materiales e inmateriales que, asignados y utilizados por el factor humano, facilitan y posibilitan la consecución de objetivos.

B) Temporalización

Acción de asignar plazos definidos de tiempo a un proceso.

A) Tipos de Objetivos Según Resultado a Obtener

  • Cualitativos: son objetivos marcados por conceptos, por características y cualidades que deben tener los mismos, sin hacer referencia a volúmenes, porcentajes o conceptos cuantitativos.
  • Cuantitativos: se definen con variables numéricas, ya sean absolutas o relativas, como meta o metas a alcanzar. (Cuota de mercado)

B) Tipos de Objetivos Según la Temporalización

  • Objetivos parciales
  • Objetivos finales

Factores que Condicionan la Organización del Departamento de Ventas

Factores Internos

A) Tamaño de la Empresa

La dimensión de la empresa determina obviamente el tamaño que el departamento de ventas tendrá.

B) Productos de la Empresa

Una empresa que ofrece una gran variedad de productos organizará su personal de ventas especializándolos en uno o varios productos para que tengan un mayor conocimiento y eficacia llegado el momento de vender.

Factores Externos

A) Ubicación Geográfica de los Clientes

Puede constituir un criterio organizativo del departamento de ventas y hace necesario agrupar y organizar los recursos humanos del departamento en función de las zonas geográficas que participan de un mercado. Hay que tener en cuenta el idioma, la legislación que afecta al producto a comercializar, las costumbres sociales y comerciales.

B) Tipología de los Clientes

Los clientes pertenecen a diversas tipologías que determinan y condicionan su forma de comprar, en cuanto al volumen y a las condiciones.

  • Mayoristas: empresas que adquieren productos para distribuirlos a otras empresas, generalmente minoristas.
  • Minoristas: empresas que adquieren productos para venderlos al consumidor final o a otras empresas minoristas.

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