Organización Eficaz de Documentación y Bases de Datos en la Empresa

Definiciones Clave en la Gestión Empresarial

Documentación Técnica

Integrada por toda aquella información que explica los equipos, instrumentos, materiales y procedimientos que intervienen en la organización empresarial. Ejemplos: Catálogos, folletos, bibliografías, etc.

Documentación Comercial

Integrada por comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la empresa. Intervienen derechos y obligaciones y demuestra la realización de actividades comerciales. Existen dos tipos: negociables y no negociables.

Nota de pedido o compra: Documento mediante el cual la empresa formula un pedido de compra a otra empresa.
Albarán: Documento que acredita la entrega de un pedido; el receptor debe firmarlo. Debe indicar la fecha, el precio, etc.
Remito o nota de entrega: Documento que sirve como comprobante de la ejecución de la entrega o remisión de los bienes vendidos. El vendedor tiene derecho a cobrar y el comprador a pagar.
Factura: Documento principal de la operación de compraventa en la que queda concretada, sirviendo de dato contable y prueba legal.
Tique: Documento que se utiliza para operaciones de escasos importes.
Nota de débito: Documento que envía la empresa a su cliente con el objetivo de notificarle un cargo en su cuenta por una determinada cantidad.
Recibo: Documento que da constancia de haber hecho un pago o de haber recibido dinero.

Otros Conceptos

Archivar: Guardar de forma ordenada la documentación para que permita su posterior localización de modo rápido.

Base de datos: Conjunto de datos operativos a los que acceden programas de aplicación o los usuarios de una empresa.

Gestión de Archivos Empresariales

5.2.1 Tipos de Archivos: Manuales e Informáticos

Existen diferentes tipos de archivos que se clasifican según distintos criterios.

Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivos activos o de gestión: Consulta frecuente.
Archivos semiactivos: Provenientes de archivos activos, consulta menos frecuente.
Archivos inactivos: Conservan valor histórico o documental, consulta esporádica.

Según el lugar de emplazamiento:

Centralizados o generales: Documentos que se conservan en el mismo lugar y son consultados por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: Documentos que se hallan en las distintas dependencias de la organización.

Según la clasificación de los contenidos del archivo:

Archivo orgánico: Los documentos se archivan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la empresa.
Archivo funcional: Los documentos se agrupan de acuerdo con las actividades.
Archivo por materias: Los documentos se archivan como resultado del análisis del contenido, de los asuntos o materias sobre los que tratan.

Según la forma material de conservación de los documentos:

Archivos manuales: Los elementos constitutivos de un archivo manual son dos (Nota: falta especificar cuáles son los dos elementos en el texto original).
Archivos informáticos: Son dispositivos de almacenamiento de datos a través de ficheros electrónicos cuya organización se basa en la de los ficheros manuales. Pueden ser de dos clases: permanentes o temporales.

5.2.2 Procedimiento de Archivo

Inspeccionar: Tarea consistente en analizar y relacionar unos documentos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano.
Clasificar: Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.
Codificar: La organización del archivo de documentos no termina en la clasificación, sino que se completa con la ordenación a través de un sistema de codificación que puede ser muy variable (como es el caso del código alfanumérico).
Distribuir: Consiste simplemente en la acción de repartir o dividir la documentación clasificada en distintos lugares.
Archivar: Es la acción de guardar o depositar la documentación clasificada en un lugar determinado.

5.2.3 Renovación y Eliminación de Documentos

Estos procesos forman parte de la política de gestión documental de la organización.

Principios que deben regir la eliminación de documentos (Importante para Test)

Autorización y legalidad: La eliminación siempre será reglamentada y autorizada.
En tiempo: No se deben conservar más tiempo del necesario.
Segura y confidencial: Siempre deben eliminarse de forma segura; no deben permanecer fuera de las instalaciones, donde se custodiarán hasta el momento de su destrucción.
Documentada: El proceso de eliminación debe reflejarse a través de un acta de eliminación, donde debe constar la fecha de destrucción, el método utilizado, la firma de la persona responsable, etc.
Apropiada e irreversible: La eliminación de documentos debe llevarse a cabo con la garantía de no poder recuperar ninguna información contenida en ellos. El método más adecuado para documentos en papel es la trituración.

Técnicas Específicas de Borrado Informático (Importante para Ejercicios o Test)

Sobreescritura: Consiste en reemplazar los datos almacenados por un patrón binario de información sin sentido.
Desmagnetización: Consiste en la exposición de los soportes de almacenamiento a un campo magnético potente.
Borrado criptográfico: Existen en el mercado dispositivos informáticos que utilizan cifrado para hacer inaccesibles los datos.

Destrucción de Soportes Informáticos

Puede hacerse mediante las siguientes técnicas:

Triturado: Reducción a pequeñas partículas.
Desintegración: Similar al triturado pero con partículas más finas.
Pulverización: Proceso que consiste en machacar el material; se utiliza para la destrucción de discos duros.
Fusión: Se calienta a una temperatura que es menor que el punto de encendido, pero suficientemente alta para derretirlo.
Incineración: Destruye completamente todos los dispositivos y sirve para todos los niveles de seguridad. Debe llevarse a cabo en incineradoras con certificado de impacto medioambiental para plásticos y otros materiales.

Configuración y Asistencia Técnica

5.4 Configuración de la Aplicación

La configuración de la aplicación exige una serie de componentes en el sistema de información:

Equipo físico (hardware)
Equipos periféricos
Soporte lógico (software)
Sistema operativo
Sistema de gestión de base de datos (SGBD)
Sistema de recuperación de información (SRI)
Control de comunicaciones
Administrador

Asistencia Técnica

El soporte o asistencia técnica está subdividido en varios niveles:

Nivel 1: Atiende las exigencias más simples (soporte básico).
Nivel 2: Soluciona áreas de conocimiento más especializadas.
Nivel 3: Nivel de experto en productos o servicios específicos.
Nivel 4: Maneja la operación de servidores y redes complejas.
Nivel 5: El más avanzado, a menudo involucra desarrollo o ingeniería.

Protección de Datos (RGPD y LOPD)

Desde el 25 de mayo de 2018 ha entrado en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Obligaciones en la Obtención de Datos (Importante para Desarrollo y Test)

Las obligaciones relativas a la obtención de los datos son las siguientes:

Los datos serán los mínimos indispensables para su finalidad (principio de minimización).
Los datos se actualizarán a medida que estos cambien (principio de exactitud).
Se cancelarán (suprimirán) cuando ya no cumplan su finalidad (principio de limitación del plazo de conservación).
Deberán ser almacenados de manera que permitan ejercer el derecho de acceso a los mismos que tiene el interesado.

Obligaciones de Protección y Seguridad (Importante para Test)

Las obligaciones relativas a la protección y seguridad de los datos en poder de la empresa son las siguientes:

La ley considera 3 niveles de seguridad en los ficheros de datos personales:
- Nivel básico: Datos de carácter personal generales.
- Nivel medio: Datos relativos a infracciones administrativas o penales, servicios económico-financieros y de solvencia patrimonial.
- Nivel alto: Datos sobre ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, orientación sexual o salud.
Existe una persona física o jurídica responsable encargada de la seguridad y protección de los ficheros con datos personales.

Derechos del Ciudadano (LOPD/RGPD) (Importante para Test)

Existen una serie de derechos de los ciudadanos con respecto a sus datos personales que contempla la normativa (LOPD y RGPD):

Derecho de consulta al Registro General de Protección de Datos (obsoleto, ahora se consulta el registro de actividades de tratamiento del responsable).
Derecho de acceso.
Derecho de rectificación.
Derecho de supresión (cancelación o derecho al olvido).
Derecho a la limitación del tratamiento.
Derecho a la portabilidad de los datos.
Derecho de oposición.

Gestión de Bases de Datos

Funciones Principales (Importante para Test)

La gestión de la base de datos tiene las siguientes funciones:

Mantener la integridad de los datos.
Mantener la seguridad de los datos.
Mantener la disponibilidad de los datos.

5.7 Creación de la Base de Datos y Tratamiento de la Información

Una base de datos se puede definir como un conjunto de datos operativos (estructurados y relacionados) a los que acceden los programas de aplicación o los usuarios de una empresa.

5.7.1 Tipos de Bases de Datos (Importante para Test)

Bases de datos jerárquicas: Estructura en árbol. Hace muy complicadas las modificaciones, así como las labores de mantenimiento.
Bases de datos en red: Más flexibles que las jerárquicas pero más lentas y complejas de gestionar.
Bases de datos documentales: Almacenan información en forma de texto completo o documentos.
Bases de datos relacionales: Se utilizan tablas relacionadas entre sí. Son las más utilizadas actualmente por su flexibilidad y eficiencia.

5.7.3 Ventajas que ofrecen las Bases de Datos

Facilidad del manejo de grandes volúmenes de información: Acceso selectivo solo a los datos de interés.
Reducción de la duplicidad de la información (redundancia controlada).
Seguridad de la información (control de acceso, copias de seguridad).
Mejora de la metodología de trabajo en una organización (consistencia, estandarización).
Facilidad en la toma de decisiones (acceso rápido a información relevante).

Cuestionario de Autoevaluación (Tipo Test) (Importante para Test)

1. ¿Cuál es el documento que acredita la entrega de un pedido?

c) Remito (Nota: También el Albarán acredita la entrega, siendo a menudo el documento principal para ello. El Remito es similar pero puede tener connotaciones ligeramente distintas según el contexto/país. El texto original lo señala como respuesta correcta.)

2. Los archivos de gestión son archivos:

a) Activos

3. Los archivos departamentales son:

b) Descentralizados

4. Señala qué archivo de documentos es el que clasifica según el análisis de los contenidos o asuntos sobre los que tratan:

c) Archivo por materias

5. ¿Cuál es la primera etapa del procedimiento de archivar?

a) Inspeccionar

6. ¿Cuál es el método más adecuado de eliminación de la documentación en papel?

c) Triturado

7. El borrado de material informático más rápido y más seguro es:

b) La desmagnetización (Nota: La seguridad depende del tipo de soporte y el nivel requerido. La sobreescritura múltiple también es segura. La destrucción física es la más segura pero no es ‘borrado’.)

8. La Ley Orgánica de Protección de Datos (y el RGPD) considera que los datos financieros y patrimoniales deben tener un nivel de seguridad:

b) Medio (Nota: La clasificación por niveles Básico/Medio/Alto era de la LOPD y su reglamento (RLOPD). El RGPD se basa en un enfoque de riesgo, pero la naturaleza de estos datos sigue requiriendo medidas de seguridad reforzadas.)

9. La gestión de la base de datos tiene como función mantener:

d) Todas las respuestas anteriores son correctas (Asumiendo que las opciones eran Integridad, Seguridad y Disponibilidad)

10. La mayoría de las actividades de gestión administrativa de una empresa requieren una base de datos de tipo:

c) Relacional