Organización Empresarial
Fases de Organización
Punto de partida: Tener claros los objetivos, la misión, la visión y la planificación a corto plazo.
Recursos: Analizar y valorar si los recursos de la empresa son suficientes y adecuados, y si es necesario un reajuste.
Distribución por departamentos: Según el tipo de negocio, la empresa se puede dividir en distintos departamentos para una mayor eficacia.
Crear una estructura: Establecer un orden jerárquico que indique las responsabilidades y relaciones del personal.
Asignar tareas: Asignar los trabajos a las personas más idóneas para el correcto funcionamiento de la organización.
Distribución por Departamentos
Por funciones: Según la especialización, se concentran en cada departamento los trabajos especializados en sus funciones, aprovechando las habilidades técnicas.
Por proyecto: Para empresas con distintos proyectos, se agrupa la actividad según las características de cada proyecto y sus fases.
Por productos/servicios/dimensiones: Para empresas con varios productos/servicios o líneas de negocio diferenciadas (divisiones), cada una con un organigrama similar al de una independiente, pero bajo la dirección general.
Por zonas geográficas: Para empresas que comercializan en distintas zonas con productos/servicios diferentes. La plantilla se organiza para conocer la zona de destino del producto y mejorar la atención al cliente.
Comunicación Empresarial
Para el correcto funcionamiento de la organización, es importante la comunicación: la forma en que se transmite la información entre sus integrantes.
- Externa: Relación con medios de comunicación, clientes externos y gestión social.
- Interna: Gestión de los canales internos.
- Formal: Transmisión de la comunicación oficial entre los miembros de la empresa.
- Informal: Relación con los colaboradores basada en la confianza.
- Ascendente: De niveles bajos a cargos superiores (de abajo a arriba).
- Descendente: De cargos superiores a niveles inferiores.
- Horizontal: Entre personas del mismo nivel jerárquico o de distintos departamentos.
Estructuras Organizativas
Estructura lineal/jerárquica: Basada en el principio de mando, todos los integrantes dependen de un mando superior. Cada persona está subordinada a una superior.
Estructura funcional/departamental: Especialistas dedicados a una tarea concreta. Los niveles inferiores se conectan a varios jefes, cada uno especialista en una función. El orden jerárquico es menos marcado.
Modelo lineal y de asesoramiento (staff): Intenta solucionar las desventajas de los anteriores. Estructura central jerárquica con soporte de departamentos de asesoramiento sin autoridad.
Estructura matricial: Propia de empresas que trabajan por proyectos. Doble autoridad: estructura fija y estructura de cada proyecto. El gráfico tiene forma de matriz.
El Organigrama
Representación gráfica sintética y simplificada de la estructura de la organización empresarial. Muestra las características principales de dicha estructura.
Tipos de Organigramas
Vertical: Destaca la jerarquía de mando, con las posiciones de mayor autoridad en la parte superior. Muestra las relaciones de subordinación directas e indirectas.
Radial: Crean un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección. Menos habituales.
Horizontal: Unidades de mando a la izquierda y unidades subordinadas a la derecha. Destaca la importancia de las funciones sobre la jerarquía.
Clasificación de Organigramas
Según su finalidad:
- Informativos: Información global de la empresa, solo las grandes unidades.
- De análisis: Totalidad de la estructura organizativa de forma detallada.
Según su extensión:
- Generales: Reflejan la estructura general de la empresa, todos los departamentos.
- Detallados: Informan sobre la organización de un departamento concreto.
Según su contenido:
- Estructurales: Representan las unidades de la empresa y sus relaciones.
- De personal: Representan las personas (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.
- Funcionales: Reflejan la composición de cada unidad.
Función de Control
Verificar que todo salga según lo previsto en la planificación, desde los objetivos generales a los más concretos, así como la estructura general.
Se realiza de forma periódica y consiste en comprobar que todo ha salido como estaba pensado. Si no es así, se detectan, analizan y corrigen los errores.
Fases para un buen control
- Marcar estándares: Fijar resultados previstos.
- Medir datos reales: Obtener los resultados a tiempo para su análisis.
- Comparar resultados con los estándares: Buscar desviaciones y analizar motivos.
- Corregir desviaciones: Buscar las medidas oportunas.
Técnicas de Control
- Presupuestos: Controlar el cumplimiento de la relación numérica de la planificación (costes e ingresos).
- Auditoría interna y operativa: Control desde la empresa. Verifica la planificación, la rentabilidad de los recursos y la gestión global, y formula recomendaciones.
- Estadística: Cotejar datos históricos, sacar conclusiones y realizar pronósticos.