Eventos: Definición y Características
Eventos: Suceso importante y programado que produce un beneficio social, está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por un hecho trascendente.
Características de los Eventos
- Planificados: Requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.
- Interés común: Un interés que une a un grupo de personas.
- Objetivos: Cada evento tiene metas por alcanzar basadas en la necesidad del expositor, el organizador, el visitante, etc.
Mercado de Eventos (MICE)
- Meetings: Reuniones
- Incentives: Incentivos
- Conferences: Congresos
- Exhibitions: Exposiciones
Clasificación de Eventos
- De intercambio: Mesa redonda, foro, debate.
- De capacitación: Seminarios, coloquios y macroreuniones.
- Empresariales: Conferencias de prensa, workshops, promociones.
- De esparcimiento: Espectáculos.
Tipos de Productores/Servicios en los Diferentes Eventos
- Institucionales: Inauguración y clausura de actos, toma de posesión, firma de documentos, celebraciones institucionales.
- Comerciales: Lanzamiento y presentación de productos, ferias y exposiciones, viajes de incentivo y familiarización, reuniones de negocios.
- Culturales: Presentación de libros y discos, recitales, conciertos, exposiciones de arte, festivales, danza.
- Religiosos: Bodas, bautizos, primeras comuniones, convivencias.
- Gastronómicos: Apertura de restaurantes, jornadas gastronómicas, comidas de trabajo, vinos de honor, degustaciones.
- Académicos: Seminarios, simposios, coloquios, jornadas, entrega de diplomas, inauguración o clausura.
- Familiares: Aniversarios, cumpleaños, reuniones anuales, fiestas.
- Deportivos: Competiciones, torneos, campeonatos, entrega de medallas y premios.
- Macroreuniones: Conferencias, convenciones, congresos.
- Intercambio de ideas: Mesa redonda, paneles, debates, foros.
Organizadores Profesionales de Congresos (OPC)
Empresas especializadas en la gestión de eventos que median entre la empresa organizadora, proveedores y asistentes.
Funciones de los OPC
- Presupuesto
- Elección de sede
- Servicio de comida y bebida
- Negociación con hoteles
- Elaboración de programas completos
- Gestión de documentos y transporte
- Sondeos y evaluación
Otros Organizadores
- DMC (Destination Management Company)
- Planificadores independientes de eventos
- Agencias especializadas de incentivos
- Agencias de comunicación y publicidad (ej. Extravaganzza, Cittitravel, AB Public Relations)
Oferta Turística para Eventos
Según la ICCA (International Congress and Convention Association), los aspectos más valorados por los asistentes a un evento son:
- Amabilidad de los ciudadanos
- Oferta de restauración
- Contaminación acústica (baja)
- Contaminación atmosférica (baja)
- Oferta comercial
- Entorno (clima, medio físico)
- Transporte interno (taxi, bus, metro)
- Infraestructuras de acceso
- Oferta cultural
- Limpieza de la ciudad
- Oferta de ocio
- Señalización e información
- Seguridad ciudadana
Servicios Esenciales de la Sede
- Medios de transporte: Estación de tren y autobús, puerto y aeropuerto.
- Instalaciones: Palacios de congresos, recintos feriales, salas de reuniones en hoteles o centros de negocios, edificios no convencionales (castillos, monasterios).
- Alojamiento: Hotelero de alta categoría y bien situado.
- Profesionales: Operadores profesionales de eventos, agencias especializadas y Convention Bureau.
- Gastronomía: Restaurantes y servicios de catering.
- Turismo: Recursos turísticos culturales.
- Servicios: Comercios y bancos.
Secretaría Científica
Funciones de la Secretaría Científica
- Elabora el programa del evento.
- Busca ponentes y se relaciona con ellos.
- Coordina las comunicaciones con los ponentes.
- Coordina la recepción de trabajos, su traducción, edición y publicación.
- Archiva, controla y clasifica la documentación generada.
Elección de Ponentes
- Invitación (listado de ponentes de prestigio).
- Call for papers (plazo de presentación libre).
Secretaría Técnica
Funciones de la Secretaría Técnica
- Establece relaciones entre el comité organizador y los asistentes.
- Negocia y reserva alojamiento, comidas y actividades lúdicas.
- Contrata y controla la sede, salas, traducción, azafatas, etc.
- Promociona el congreso.
- Prepara y distribuye la documentación.
- Atiende a los asistentes.
- Realiza el cierre contable.
- Emite un informe final de gestión.
Secretaría Turística
Funciones de la Secretaría Turística
- Contrata alojamiento, manutención y actividades lúdicas (en conjunto con la Secretaría Técnica).
- Gestiona el programa social y el programa de acompañantes.
- Organiza viajes pre y postcongreso.
- Controla los traslados de los asistentes.
- Gestiona la reserva del transporte.
Secretaría de Exposición
Funciones de la Secretaría de Exposición
- Decoración y señalización de espacios.
- Gestión de recursos audiovisuales de imagen y sonido.
- Gestión de recursos relacionados con tecnologías.
- Montaje de stands (alquiler por m2 y por día).
Partes de una Exposición
- Área de exposición: Vitrinas, carteles, estanterías.
- Área de demostración: Tomas de electricidad, agua, gas.
- Área de atención privada para clientes: Mobiliario, material de oficina, teléfono, fax.
- Área de recepción y atención a visitantes: Mesas, sofás, mostradores.