LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
Entender la empresa como un sistema de gestión, que capta del sistema exterior factores de producción (trabajo, capital, recursos naturales) y los transforma elaborando bienes y servicios que revierten nuevamente en el exterior.
Para conseguir esta finalidad: la empresa debe enfrentarse a un conjunto de tareas más o menos complejas, desde asegurar el suministro de los diferentes materiales que necesita hasta organizar la producción y contratar al personal adecuado.
Esto implica la necesidad de obtener el máximo partido de los medios materiales y humanos con los que cuenta.
La empresa está compuesta por diferentes subsistemas, por partes que forman una unidad organizada, pero cuyo funcionamiento únicamente tiene sentido como parte de un sistema más amplio y que contribuyen a la obtención del mismo objetivo.
El diseño de una estructura organizativa es uno de los factores que debe tenerse en cuenta, así como la interdependencia existente entre todos los subsistemas que la constituyen.
1.1 LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es preciso contar con personas que sepan gestionar actividades muy diferentes: ingeniería, administración, informática, contabilidad, etc., y que trabajen en la misma dirección y con el mismo objetivo.
La organización de la empresa consiste en el diseño y el mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la definición de las tareas que hay que realizar, las personas que deben llevarlas a cabo, las relaciones que han de existir entre ellas y los procesos de control que permitan verificar la consecución de los objetivos propuestos.
Cualquier organización es un grupo humano:
- Organización Formal: Para que haya coordinación es esencial la transmisión de información entre los miembros que componen la organización. La empresa define canales específicos por donde circula el tipo de información previsto con un mecanismo definido.
- Organización Informal: Algunos empleados se relacionan por sus gustos o afinidades; otros se encuentran a la salida del trabajo y son de hecho un grupo. Los directivos tienen que ser conscientes de este hecho y deben procurar que, en la medida de lo posible, la dinámica de la organización informal favorezca a la organización formal.
1.2 LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA
Cualquier empresa debe enfrentarse a un conjunto de tareas más o menos complejas. Ello implica:
- Dividir la actividad total de la empresa en grupos de actividades caracterizados por un determinado objetivo.
- Asignar a cada grupo de actividad un responsable y un conjunto de personas encargadas de desarrollarlas.
- Establecer el mecanismo para que pueda existir una buena coordinación entre ellas.
ÁREAS FUNCIONALES:
Aprovisionamiento, producción, comercial, sistema de información, recursos humanos, económico-financiera, servicios generales, dirección y control.
- Aprovisionamiento: Cualquier empresa necesita obtener del exterior el conjunto de materiales y servicios que se utilizan en el proceso productivo. ACTIVIDAD: Se dedica a cuestiones relacionadas con necesidades de materiales, contactos con proveedores, recepción de materiales, almacenamiento y distribución de estos.
- Producción: En el área de producción se transforman materias primas en productos acabados, o se ofrecen servicios, mediante la aplicación de una determinada tecnología. ACTIVIDAD: Está relacionada con obtener los objetivos de producción fijados, minimizar los costes asociados al proceso productivo y garantizar que el producto cumple con las especificaciones de calidad que han sido previstas.
- Comercial: El área comercial es la encargada de definir qué ha de venderse y a quién, dar a conocer los productos a los potenciales usuarios y facilitar su distribución. ACTIVIDAD: Está relacionada con tareas ligadas a los estudios del mercado, la planificación de actividades que conduzcan a la aparición de nuevos productos, la formulación del precio y la definición de estrategias de comunicación y distribución.
- Sistema de información: Se trata de los aspectos relacionados con la gestión informática de la empresa. ACTIVIDAD: Programación, mantenimiento de sistemas, conexión a internet.
- Recursos humanos: ACTIVIDAD: Planificación, organización, gestión y control del personal al servicio de la empresa.
- Económico-financiera: Determina los resultados económicos y financieros y la composición del patrimonio, elabora informes y estadísticas que muestren la marcha de la empresa, y se encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros. Actividad: Relacionada con la anotación de registros contables, la gestión de las operaciones bancarias, la elaboración de las cuentas anuales o la elección de los proyectos de inversión más adecuados.
- Servicios generales: Se afectan diversas tareas que no se gestionan desde otras áreas funcionales, pero son importantes para la empresa. ACTIVIDAD: Mantener locales e instalaciones de la empresa en buen estado de funcionamiento y limpieza, distribuir el correo entre las diferentes áreas funcionales.
- Dirección y control: Establecer los objetivos de la empresa y aplicar de la manera más conveniente los factores productivos con los que cuentan para su consecución. Actividad: Definir los objetivos de la empresa, planificar, organizar las actividades, llevar a cabo la gestión y control.
1.3 EL ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de las diversas áreas de la empresa y de sus funciones, de los niveles de autoridad y de los canales de transmisión de información.
Características:
- Ser fácilmente comprensible.
- Presentar los elementos importantes de la empresa, como por ejemplo departamentos o secciones.
- Incluir la denominación específica de cada unidad que representa.
- Mostrar correctamente la jerarquía en la empresa.
2. LA GESTIÓN DE LOS RRHH EN LA EMPRESA: OBJETIVOS
Es preciso que exista un área que gestione correctamente los recursos humanos de la empresa, desde la selección hasta la motivación y la prevención de riesgos laborales.
Objetivos:
- Motivar a los miembros de la organización en la consecución de sus tareas.
- Llevar a cabo correctamente los diversos trámites ligados a la gestión del personal.
- Garantizar la existencia de un sistema de información claro que permita que las instrucciones lleguen correctamente, y con el mínimo coste, a las personas que deben ejecutarlas y que, en contrapartida, se disponga de información sobre los resultados para que la tarea de control de estos sea efectiva.
2.1 LA SELECCIÓN Y FORMACIÓN DEL PERSONAL
El proceso de selección del personal:
- Analizar las características del puesto de trabajo:
- Técnica utilizada
- Condiciones en que se efectúa
- Determinar las características de las personas que deben ocuparlo:
- Psicológicas
- Físicas
- Formación, experiencia
Se puede comprobar si en la empresa existen personas que reúnan las características requeridas y, en caso de ser así, si están en disposición de ocupar el puesto de trabajo que se pretende cubrir.
- Analizar la normativa existente:
- Formas de contratos existentes
- Otras normativas, convenio, cotización a la seguridad social
- Ayudas a la creación de empleo
La empresa, al definir las políticas de formación, ha de tener en cuenta las siguientes finalidades:
- Aumentar la aptitud para llevar a cabo tareas diferentes.
- Permitir la promoción a puestos más cualificados.
- Aumentar, a partir de las capacidades personales, la productividad y la innovación en la empresa.
- Facilitar el desarrollo personal.
- Sensibilizar al empleado sobre aspectos como la calidad o el trabajo en equipo.
2.2 LA SEGURIDAD LABORAL
Situaciones de riesgo:
- Riesgos derivados de las condiciones de seguridad: aquellos que pueden ocasionar un accidente laboral (máquinas, escaleras, etc.).
- Riesgos medioambientales: son ocasionados por los contactos con agentes físicos, químicos o biológicos (ruido, radiaciones, etc.).
- Riesgos derivados de la carga de trabajo: tienen que ver con la carga de trabajo y pueden ocasionar trastornos físicos o psíquicos (horarios nocturnos, tareas repetitivas, etc.).
La empresa ha de desarrollar una acción preventiva que se define como todo sistema que permita prevenir los daños para la salud de los trabajadores antes de que se produzcan.
Etapas de una correcta prevención:
- Evaluación de los riesgos que permita conocer los riesgos existentes.
- Planificación de la acción preventiva. Su objetivo es controlar o reducir los riesgos.
- Plan de prevención de riesgos. Define las funciones, las prácticas, los procedimientos, la estructura organizativa y los recursos necesarios.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales:
- Evitar los riesgos.
- Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
- Combatir los riesgos en su origen.
- Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo.
- Tener en cuenta la evolución de la técnica.
- Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
- Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre…
- Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.
- Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.