*Justificantes y documentos
Un documento es una información estructurada en soporte material o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido en las mismas. Los documentos justificantes o partes de trabajo forman el flujo administrativo del stock. Este flujo se inicia cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la actividad empresarial y transmite la información entre las distintas secciones o departamentos de la organización.
*Pedido
El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Este se puede enviar por correo ordinario, fax, etc. Y se debe conservar una copia para después contrastar la mercancía recibida con la solicitada. También es normal enviar dos copias para que el proveedor devuelva una firmada en señar de aceptación, sobre todo cuando se han incluido algunas condiciones no reflejadas en el contrato. Dependiendo del compromiso adquirido por el comprador y el vendedor nos podemos encontrar con un pedido en firme o con un pedido condicional.
*Tipos de pedido según la forma:
-Pedido normal
Se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un período reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos previstos durante una semana.
-Programado
Se utiliza para solicitar uno no varios productos, sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Con este tipo de pedido se solicita una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en un o varios envíos, sus ventajas es que reducen los costes de gestión y los precios de adquisición.
-Abierto
Se emite para solicitar una cantidad total aproximada, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente por teléfono, fax, etc.
*Tipos de pedido según el material
-Extraordinario
Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto. El pedido se envía aunque en el almacén existan los materiales en él solicitados.
-Reposición
Es aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén, a través del boletín de compra. Generalmente, estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
-Servicio u obra
Se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante.
-Habitual de materiales o de mercancías
Es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta, independientemente de que una vez recibidos sean para reposición o para consumo.
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*El ticket de venta:
Cuando el comprador es un consumidor lo normal es que el vendedor se entregue el ticket de caja o venta. El ticket de venta o caja debe contener los siguientes datos:
-Nombre o razón social del vendedor
Cif o Nif, dirección completa, fecha de expedición y dependiente o vendedor que ha efectuado la venta. –
Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
Precio unitario, importes parciales y total con la expresión IVA incluido.
-Forma de pago
En efectivo o con tarjeta. Cuando el cliente paga con tarjeta, al pie del documento figura un recuadro para los datos de la misma y firma del cliente.
*La e-factura:
La firma digital es un proceso que garantiza la validación de los datos del documento tanto en su autenticidad como en su integridad. Así pues una factura electrónica, con firma digital, sustituye a la factura en soporte papel y esta sujeta a los mismos requisitos y obligaciones.
*La factura proforma
Es un documento que refleja una oferta detallada de venta o presupuesto. Este tipo de factura, la emite el exportador para que el importador pueda solicitar la licencia de importación, la apertura de un crédito documentario o la obtención de divisas para efectuar el pago de la compraventa.
*Documentos relacionados con el stock:
Los productos que entran en un almacén pueden proceder de fuentes externas o de la propia empresa. Los documentos que se utilizan en las operaciones comerciales entre empresas, con proveedores y clientes, puede ser de dos tipos:
-Documentos de compraventa
Pedido, albarán, factura, carta de portes, etc. –
Documentos de cobro-pago:
recibo, cheque, letra de cambio, etc. Cuando el flujo de mercancías tiene lugar dentro de la propia organización, los documentos que se originan son de carácter interno. Como es obvio entre los departamentos de compras debe existir un continuo intercambio de documentos, para que el flujo de información llegue a todos los estamentos de la empresa.
*Transmisión electrónica de documentos
El intercambio electrónico de datos es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos. El sistema de EDI permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formado estándar y directamente de ordenador a ordenador. Este sistema aporta una serie de ventajas entre las que destacan: -Permite que el cliente reciba información más rápida y completa. -Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos. -Reduce costes administrativos y retrasos en cobros y pagos. -Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos. -Mejora la gestión de stocks – Mejora el tratamiento de la información; se utiliza un lenguaje estandarizado.
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