Elaboración de un Plan de Trabajo
Consiste en 8 pasos básicos para la creación de un plan de trabajo:
Identifica el objetivo de tu plan de trabajo.
Existen diversas razones por las que se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás determinar lo que quieres lograr con él para que así puedas prepararte adecuadamente. Ten en cuenta que la mayoría de estos planes están orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 año).
Escribe la introducción y los antecedentes.
Si vas a crear un plan de trabajo profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes.
Establece tus metas y objetivos.
Las metas y objetivos se relacionan en lo referente a que ambos señalan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de trabajo. No obstante, también debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las metas son generales y los objetivos, más específicos.
Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto.
Menciona el máximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo en un ámbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe de investigación o aprender más sobre la redacción.
Los objetivos, por su parte, deben ser específicos y tangibles.
En otras palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigación sería un buen objetivo.
En el caso de objetivos que varían considerablemente, muchos planes de trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a corto plazo de la empresa para aumentar el público en un 30 % en tres meses podría variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca en los medios sociales durante el próximo año.
Menciona los recursos con los que cuentas.
Incluye todo lo que necesitarás para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del plan de trabajo.
Identifica las limitaciones.
Las limitaciones son obstáculos que pueden interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario está demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada.
Determina las partes responsables.
La responsabilidad es un factor esencial en un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar cada tarea? Puede haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los recursos), pero solo una será la encargada de hacer que se complete a tiempo.
Escribe tu estrategia.
Revisa tu plan de trabajo y determina cómo emplearás los recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus metas y objetivos.
Implementación de la Intervención
Implementar las recomendaciones es un paso clave, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría. La implementación se efectúa en tres fases:
Preparación del programa
- Paso 1. Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia para su realización.
- Paso 2. Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total.
- Paso 3. Determinar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
- Paso 4. Delimitar claramente las responsabilidades del personal.
Integración de los recursos
Se deben establecer y reunir los recursos para poner en marcha el programa de implementación. Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar la implementación y, en su caso, el acondicionamiento de las instalaciones.
Finalmente, Selección y Capacitación.
Ejecución del programa
Implementar alguno de los métodos existentes.
Métodos de implementación
- Método instantáneo: Cuenta con la posibilidad de implementar las recomendaciones presentadas en los resultados de la auditoría de forma inmediata, tomando en cuenta que estas sean viables y que existan las condiciones para hacerlo efectivamente.
- Método de proyecto piloto: Realiza un ensayo con los resultados de la auditoría en solo una parte de la organización con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de aplicarlos en forma global.
- Método de implementación en paralelo: Representa la operación simultánea por un periodo determinado tanto de las condiciones normales de trabajo, como de las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, dejando que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.
- Método de implantación parcial: Selecciona parte de las recomendaciones de la auditoría e implementarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones, y avanzar al siguiente paso solo hasta que se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Presentación del Informe
El informe constituye la etapa final del proceso.