Entrevista preliminar con el Cliente (Prospectivo)
Entrevista realizada por el socio de la firma de auditoría y el gerente general de la empresa.
El gerente evalúa el nivel de conocimiento y capacidad del auditor. El auditor recopila información sobre la empresa. Sirve de base para que las partes decidan si desean efectuar el trabajo de auditoria.
El gerente evalúa el nivel de conocimiento y capacidad del auditor. El auditor recopila información sobre la empresa. Sirve de base para que las partes decidan si desean efectuar el trabajo de auditoria.
Esta entrevista es el punto de partida para la planeación del trabajo de auditoria que según la Nía 300 (planeación de auditoria de estados financieros) implica identificar las áreas importantes de la auditoria y problemas potenciales. También, permite organizar el trabajo y asignar responsabilidades de manera efectiva; facilitando la dirección y supervisión de la auditoria.
Constatar que la persona que contrata la auditoria tiene autoridad para comprometer la empresa: junta directiva, accionistas, comité de auditoría, gerente general o presidente.
Identificar el objetivo de la auditoria: examen general de la entidad, solicitar un crédito, aclarar un fraude, cumplir obligaciones legales, entre otros. Esto influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria.
Determinar el periodo a auditar: ejercicios económicos a evaluar. Además el, auditor indagara sobre la fecha de la última auditoria para determinar si existen periodos sin auditar, que afecten el alcance del examen. Estos datos permiten estimar duración y honorarios del trabajo.
Aclarar a la empresa que será necesario el uso de confirmaciones: para conocer si serán admitidas por el cliente o habrá que planificar pruebas alternativas.
Obtener conocimiento del sistema de contabilidad: tipo de programa contable empleado por la empresa. Indagar sobre el flujo de información en los ciclos operativos de mayor importancia como compras, cuentas por pagar, pagos, rentas, cuentas a cobrar, nomina entre otros.
Aclarar el lugar donde se efectuara la auditoria: espacio físico dentro de las oficinas de la empresa donde se pueda ubicar el auditor con comodidad y privacidad.
Determinar la fecha de inicio y culminación del trabajo de auditoria: para iniciar la auditoria la empresa debe tener listos unas series de documentos. La fecha de finalización debe permitir a la entidad cumplir con sus compromisos con terceros.
Planificar la necesidad de especialistas: expertos que evalúen inventarios, contingencias, problemas legales, entre otros asuntos. Los especialistas pueden ser contratados por firma de auditoria por el cliente.
Algunos de los documentos que la empresa debe tener listo al inicio son:
Estados financieros
Libros contables
Conciliación bancaria
Análisis de antigüedad de cuentas a cobrar
Lisado de precio de inventarios
Relación de seguros
Detalle de depreciación
Análisis de cuenta de gasto e ingreso
y cedulas preparadas por el cliente tales como: movimiento de propiedad planta y equipo, detalle mensual de ventas, entre otras.
Especificar el número de auditores que practicaran el trabajo: la cantidad y categoría de auditores que participaran en el trabajo será decidida por el socio en función al tamaño del cliente rapidez con la que se debe entregar el informe y nivel de colaboración por parte del cliente.
El número de auditores puede variar a lo largo del trabajo. Los auditores asignados serán informados al cliente para que permita el acceso a las instalaciones e informaciones.
Efectuar vista a la planta y oficina de la entidad: el socio visualizara la distribución de las instalaciones de la empresa, observara el proceso productivo y productos fabricados, y conocerá el personal clave de la entidad. Esto facilita la evaluación preliminar del control interno y la planificación de la toma física del inventario.
Revisar documentos legales: documentos que permite medir compromisos legales de la empresa y su impacto en los estados financieros.
Documentos que el auditor pide y revisa son:
Documento constitutivo y estado de la empresa
Contratos de compra y venta
Actas de reciente de la asamblea de accionista y asamblea de junta directiva.
Evaluar antecedentes de la entidad: información sobre la empresa y la industria que facilitara la gerencia y será corroborad en fuentes externas. Esto datos son vitales para decidir si se aceptan o no un cliente.
Datos que el auditor investiga de la empresa:
Historia de la entidad.
Ubicación geográfica
Línea de producto fabricado o comercializado
Posición en el mercado
Posición en el capital del trabajo
Reputación de los accionistas y directores
Existencia de parte relacionada
Políticas de financiamiento
Cambio en la tecnología de información y proceso de negocio
Cambio reciente en la administración, fusiones y/o inversiones recientes.
ASPECTO A EVALUAR DE LAS INUSTRIAS:
Condiciones económicas.
Disposiciones gubernamentales.
Cambio en tecnología.
Práctica o políticas contables más comunes.
Condiciones de competencia
Tendencia y razones financieras.
Cambio reciente en regulaciones, entre otros.
Esta información será confirmada en fuentes externas tales como: Internet, articulo de periódico y revista, publicaciones especializadas, entre otros.
Cuanto más sólida sea la empresa y la industria, así como cuanto mejor sea la reputación de la administración de la gerencia menor será el riesgo de auditoria y por lo tanto menor será las posibilidades de demandas legales en contra el auditor.
Contactar con auditores anteriores: debido a que la información que se recopila durante la auditoria es privada y confidencial, esta comunicación debe ser autorizada por el cliente. Si el cliente avala la entrevista el auditor sucesor preguntara al predecesor las razones por la cuales se terminó la relación laboral con el cliente, su opinión sobre la integridad de la gerencia, la existencia de desacuerdos con la gerencia, recomendaciones sobre las partidas que contienen generalmente errores, su opinión sobre el grado de fortaleza del control interno, etc.
Contactar con auditores anteriores: si el auditor predecesor informa sobre desacuerdos o problemas graves con la gerencia, el auditor sucesor debe ser precavido con la aceptación del cliente. Así mismo si el cliente se niega a probar la comunicación con el auditor predecesor, el auditor sucesor debe ser cauteloso en la aceptación del cliente.
Estudiar el control interno: evaluación preliminar
Discutir los honorarios profesionales: monto estimado que podrá modificarse si se presentan circunstancia especiales.