Proceso Administrativo
El proceso administrativo es un conjunto de actividades que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos de una empresa. Este proceso requiere que haya una persona responsable de la dirección de la empresa.
Fases del Proceso Administrativo
El proceso administrativo se divide en dos fases:
- Fase mecánica (teoría):
- Planificación: definir qué se va a hacer.
- Organización: determinar cómo se va a hacer.
- Fase dinámica (práctica):
- Gestión: tomar decisiones.
- Control: medir los resultados y compararlos con lo planificado.
Función de Planificación
Planificar implica establecer objetivos para la empresa en su conjunto, para cada departamento y para cada puesto de trabajo. Al fijar objetivos, es crucial ser realista, considerar posibles consecuencias imprevistas y priorizar.
Función de Organización
Una buena organización empresarial implica:
- Definir los niveles jerárquicos (quién controla y quién ejecuta).
- Establecer funciones claras y concretas para cada puesto.
- Asegurarse de que cada persona sepa qué tiene que hacer y a quién debe reportar.
- Definir las vías de comunicación interna y externa.
La Organización de las Empresas
Una buena comunicación es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa. Existen dos tipos de comunicación interna:
- Vertical:
- Ascendente: permite conocer los problemas de los empleados y hacerles sentir parte de la empresa.
- Descendente: sirve para informar sobre los objetivos de la empresa y las tareas a realizar.
- Horizontal: se da entre personas del mismo nivel jerárquico y facilita la coordinación.
3.1 La Organización del Trabajo
La organización del trabajo consiste en coordinar todos los recursos de la empresa para alcanzar los objetivos con el mínimo coste y esfuerzo.
Evolución Histórica de la Organización del Trabajo
- Taylor (EEUU):
- Propuso racionalizar el trabajo para eliminar tiempos muertos y aumentar la productividad.
- Creó la oficina técnica para organizar todas las tareas de los trabajadores al 100%, lo que limitaba la creatividad y la improvisación.
- Impulsó la especialización de funciones y los salarios basados en el rendimiento.
- Sus ideas generaron protestas por parte de los sindicatos.
- Fayol (Francia):
- Afirmó que la organización afecta a toda la empresa y que existen diferentes funciones dentro de ella.
- Consideró que la función más importante es la administrativa.
- Estableció principios como el equilibrio entre autoridad y responsabilidad, la división del trabajo (especialización), la jerarquía bien definida, la unidad de mando y dirección, y la remuneración justa.
- Escuela de las Relaciones Humanas (Elton Mayo):
- Su objetivo era humanizar el trabajo.
- Llegó a conclusiones como:
- Existen más objetivos empresariales además del máximo beneficio.
- La empresa debe preocuparse por el bienestar del trabajador, ya que un trabajador satisfecho es más productivo.
- Los trabajadores no son máquinas.
3.2 La Organización Formal
Estructura Organizativa
Existen diferentes formas de dividir el trabajo:
- Por funciones: se basa en la especialización.
- Por zonas geográficas: permite atender mejor a los clientes (típico de los bancos).
- Por productos: se utiliza cuando se fabrican varios tipos de productos.
- Por procesos: se organiza según las fases de la producción.
Hay dos tipos de relaciones dentro de la organización formal:
- Lineales: para comunicar órdenes.
- Staff o equipo asesor: formado por expertos en un área específica (economistas, abogados) que brindan asesoramiento.
Modelos de Organización Formal
- Modelo lineal o jerárquico: se basa en el principio de mando.
- Ventajas: simplicidad, autoridad y responsabilidad claras, toma de decisiones rápida.
- Desventajas: directivos no especialistas, concentración de autoridad, falta de flexibilidad, empleados desmotivados.
- Modelo funcional: se basa en la especialización.
- Ventajas: especialización, comunicación directa.
- Desventajas: autoridad fragmentada, confusión, necesita mucha coordinación.
La Organización Informal
La organización informal surge de las relaciones personales y sociales entre los miembros de la empresa. No está definida por la empresa, sino que se basa en relaciones naturales (afinidad) y en líderes espontáneos. Puede generar problemas y reivindicaciones, pero también normas de funcionamiento más fuertes. Cuando la organización formal no está bien definida, la empresa debe potenciar la organización informal.
Función de Gestión o Dirección
Gestionar implica tomar decisiones en el día a día.
4.1 Funciones del Directivo
Las funciones del directivo incluyen:
- Elegir las tareas a realizar.
- Comunicarse con los trabajadores.
- Crear condiciones de trabajo favorables.
¿Cómo es un buen directivo?
Un buen directivo debe tener formación, experiencia y cualidades de liderazgo (influir, animar, motivar para conseguir objetivos).
Tipos de Liderazgo
- Autoritario: toma las decisiones sin contar con los trabajadores, no justifica su actuación, exige obediencia y supervisa (controla) a los trabajadores.
- Democrático: escucha a los trabajadores antes de decidir, es accesible y promueve la participación de todos (da mejores resultados).
- Liberal: da libertad a los trabajadores en las decisiones, no interviene si no se lo piden y da unas ideas generales.
Función de Control
Controlar significa comprobar que todo sale como estaba planificado.
Etapas del Control
- Comparar el nivel real con el estándar.
- Analizar las desviaciones (causas: planes mal ejecutados o mal diseñados).
Técnicas de Control
- Auditoría: verificar que la planificación se cumple y hacer recomendaciones para mejorar.
- Auditoría interna: realizada por la propia empresa (control propio).
- Auditoría externa: realizada por otra empresa.