Unidad II. El Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
Desde finales del siglo XIX se acostumbraba a definir la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el más aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
Un proceso es un método sistemático para manejar actividades. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes. Sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que deseen.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
A
Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
b. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
C
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
d
. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
E
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.
f. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
g
. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
DESCRIPCION DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA PLANIFICACIÓN
Es un proceso que se sigue para establecer metas y curso de acción adecuado para alcanzarlas.
Planificación implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos.
Características de los Planes:
A
Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no con afirmaciones vagas y genéricas.
b
. Todos los planes deben de dar margen para los cambios que surgen en este.
C
Los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para cada función y todos los aplicables para una empresa puedan estar coordinados e integrados que pueda decirse que existe un sólo plan general. Además los planes son la guía para que:
d
La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.
E
Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos.
f
. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
Pasos para la Planificación:
1
elegir las metas de la organización.
2
. Establecer metas para cada una de las subunidades de la organización; es decir, sus divisiones, departamentos, etc.
3
. Definidas las metas para cada una de las subunidades, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarquía analiza su viabilidad, así como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organización los acepten.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc. Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.
Objetivos de la Planeación:
ü
Convertir la visión en específicos blancos de acción.
ü
Crear normas para monitorear el desempeño.
ü
Presiona a ser innovadores y enfocados.
ü
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.
Importancia de la Planeación:
La planeación es de suma importancia porque:
A
Permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.
b. Reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables.
C
Da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización.
ORGANIZACIÓN
. Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización.Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo, la organización que pretende desarrollar programas de software para computadoras necesitará una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones vaqueros.
Producir un producto estandarizado, como un pantalón vaquero, requiere técnicas eficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de equipos profesionales, por ejemplo, analistas de sistemas y programadores. Aunque estos profesionales deben interactuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran trabajadores de una línea de montaje. Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como Diseño Organizacional.
Importancia de la Organización:
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
A
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos,etc).
b
. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
C
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
d. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
E
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
DIRECCIÓN
Es un proceso que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera con respecto a una tarea. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
Importancia de la Dirección
La dirección es importante porque:
a
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
b
. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
c. La dirección eficiente es determinante en la moralde los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
d. Su calidadse refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficaciade los sistemasde control.
e. A través de ella se establece la comunicaciónnecesaria para que la organización funcione.
CONTROL
Es un proceso que se sigue para asegurar que las actividaes reales se ajusten a las planificadas. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.
Funciones del Control
Estas son las funciones del control:
a. Establecer las normas de desempeño.
b. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
c. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.