Introducción a las Auditorias de Calidad, Medio Ambiente o Seguridad
Preparación de la auditoria
Definición del alcance
Definición del objetivo
Plan de la auditoría
Estudio de los documentos
Elaboración de los cuestionarios de auditoria
Visita previa
Notificación de la auditoria
Entrevistas
Reuníón de cierre de auditoria
La auditoria es una evaluación sistemática e independiente que se desarrolla para establecer si las actividades y los resultados relativos a la Calidad, MA o Seguridad, cumplen con las disposiciones previamente establecidas, si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y si estas disposiciones son adecuadas para dar cumplimientos a los objetivos planteados por la organización.
-Obtener información que permita analizar la efectividad y eficiencia del Sistema de Calidad, MA o Seguridad en el logro de los objetivos organizacionales.
-Detectar y corregir desviaciones en el Sistema de Calidad, MA o Seguridad que afectan la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos.
– Detectar y corregir desviaciones en el Sistema de Calidad, MA o Seguridad que afectan la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos.
– Obtener información que permita mejorar la productividad en la organización.
– Verificar el cumplimiento de normativas que afectan los negocios de la organización
– Determinar la adecuación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad respecto a lo establecido en normas nacionales o internacionales.
– Dar confianza a la gerencia y a los clientes acerca de la operación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad.
-Descubrir culpables.
-Evaluar el desempeño de las personas
Tipos de auditoria, según cuando se realizan
—
Programada: Son aquellas auditorias que responden a un plan de auditorias, informado y conocido.
-Por Requerimiento: Son aquellas auditorias no programadas y que se solicitan para obtener información específica.
–
Tipos de auditoria, según quien las realiza
-Primera parte: Estas auditorias son realizadas bajo requerimiento interno de la organización. Su finalidad principal es proporcionar confianza acerca del funcionamiento de la organización de acuerdo a lo establecido en las políticas o la planificación. También son conocidas como “auditorias internas”.
Tipos de auditoria, según a qué está enfocada
-Auditoria de Sistemas: Está orientada a verificar la operación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad de la Organización, su diseño, su estructura, los responsables, su aplicación, etc.
Está orientada a obtener información sobre la gestión, responsabilidades, atribuciones y recursos.
Es una auditoria que analiza documentalmente el sistema, en función de los procedimientos e instrucciones de trabajo establecidos por la organización.
Está orientada a verificar los procedimientos, documentos y el funcionamiento de los procesos.
Está orientada a obtener información específica y detallada sobre un proceso.
-Analiza los insumos, el procesamiento y las salidas para establecer la satisfacción de los requisitos establecidos.
-Es una auditoria relativamente más corta que la auditoria de sistemas.
-Su función es obtener información específica y detallada acerca de un producto.
-Verifica la satisfacción del producto en términos de los requisitos especificados.
-Verifica la realización de pruebas de conformidad previo al despacho.
-Evidencia Objetiva: Información, registros o declaraciones de hecho verificables.
-Una forma de lograr esto, es que el auditor siempre vaya acompañado de la persona responsable del área auditada.
-Conocimiento y formación en métodos y herramientas de Calidad, MA o Seguridad
-Ser un buen negociador y ser firme en sus decisiones.
-Conocer el tema a auditar.
-Ser capaz de coordinar y dirigir.
-Ser capaz de analizar información.
-Llegar a conclusiones significativas con la información obtenida.
Conocimientos de Sistemas de Calidad, MA o Seguridad.
-Capacidad de trabajo en equipo.
-Facilidad para comunicarse.
-Capacidad para argumentar sin discutir.
-Pleno conocimiento de los procesos que participan en la auditoria.
-Conocimiento de las técnicas de auditoria.
-Tener una adecuada capacidad de gestión.
-Ser un buen negociador.
-Identificar el objetivo trazado para la auditoria,
-Acordar con el cliente las condiciones de la auditoria (duración, fechas, alcances),
-Planificar la auditoria,
-Conducir la auditoria.
-Efectuar una reuníón de inicio al proceso de auditoria,
-Recolectar la información y la evidencia objetiva requerida,
-Analizar la información,
-Realizar reuniones diarias de progreso de la auditoria
-Conducir la reuníón final de auditoria
-Desarrollar el Informe de auditoria.
-Conclusiones,
-Acciones correctivas,
-Informe Final
Definición del equipo auditor
–
Si la auditoria es interna, el equipo auditor normalmente es seleccionado al interior de la organización.
-Este equipo debe ser independiente del área auditada.
-Es decir no debe tener participación directa en aquello que sea auditado ni debe reportar a quién tenga autoridad directa sobre aquello auditado.
-Si la auditoria es de segunda o de tercera parte, el equipo auditor debe ser definido de común acuerdo con el auditado.
-Participa en la selección del equipo de auditores.
-Prepara el plan de auditoria de la organización.
-Participa en la ejecución de la auditoria.
-Representa al equipo de auditores frente a la gerencia de la organización.
-Emite el informe de la auditoria.
-Define el alcance y la ocasión en que se realiza la auditoria.
-Especifica la norma que será aplicado.
-Autoriza la realización de las acciones correctivas.
-Decide los niveles de seguimiento.
-Facilitar el acceso a las ubicaciones físicas, información y archivos.
-Coopera y asiste al equipo auditor en todas sus actividades.
-Coordina las visitas del equipo auditor a las áreas auditadas.
-Participa en las reuniones de avance de la auditoria y revisa los hallazgos.
-Proporciona un lugar de trabajo apropiado al equipo auditor.
-Implementa las acciones correctivas que puedan ser requeridas por el equipo auditor.
*Manual de Calidad, MA o Seguridad.
*Procedimientos Generales.
-Instrucciones de Trabajo.
-Especificaciones.
-Certificados de Ensayos.
-Informes de auditorias anteriores.
-Acciones correctivas anteriores.
-Procedimientos Generales.
-Instrucciones de Trabajo.
-Documentación comprobatoria de la Calibración.
El plan de la auditoria
-El plan de la auditoria es responsabilidad del auditor principal y consiste en:
Notificar formalmente al auditado del objetivo, fechas de realización, alcance de la auditoria, antecedentes del auditor líder y del equipo de auditoria.
Enviar la lista de verificación (“check list”) que será utilizada en la auditoria.
-Enviar tabla donde se detallan las actividades que serán desarrolladas durante la auditoria.
-Otras actividades relacionadas
-Presentación del equipo de auditores a la gerencia de la organización auditada.
-Describir y revisar los alcances y objetivos de la auditoria.
-Describir el procedimiento de auditoria que será utilizado
-Informar los puntos débiles detectados durante la preparación de la auditoria.
-Confirmar la disponibilidad de instalaciones para el equipo auditor.
Permiten registrar antecedentes (repuestas y documentación) de la auditoria objetivamente.
-Permiten planificar el tiempo requerido para efectuar la auditoria
-Permiten dar pleno cumplimiento a los objetivos y alcance de la auditoria.
-Son el principal mecanismo de respaldo al trabajo desarrollado por el equipo auditor.
-No Conformidad Menor: Falla en la implementación de un procedimiento general, de una instrucción de trabajo o en la manutención de un registro.
-No se puede considerar que los resultados de la auditoria son positivos hasta que todas las “no conformidades mayores” estén corregidas.
La presencia de “no conformidades menores” no impiden que la auditoria sea considerada exitosa.
La corrección de las “no conformidades menores” debe ser verificada en la próxima auditoria de seguimiento.
Instrucciones de Trabajo.
Inspección y Ensayo.
Calibración.
Trazabilidad
-Se presenta la agenda de la reuníón.
-Se detalla cómo fue desarrollada la auditoria.
-Se presentan las no conformidades encontradas, todas si son pocas, algunas si son muchas.
-Se presenta el resumen del total de las no conformidades encontradas
-Se entrega copia de las no conformidades y se obtiene su aceptación.
-Se discute los puntos principales de lo que será el informe final.
-Se acuerdan las fechas para la implementación de las acciones correctivas.
-Conclusiones y comentarios de ambas partes.
-Cierre de la reuníón.
Local (es) donde fue efectuada la auditoria.
Fecha de la auditoria.
Objetivos y alcance de la auditoria.
Responsables por parte de la organización auditada.
Composición y credenciales del equipo auditor.
-Documentación utilizada durante la auditoria (listas de verificación, contratos, procedimientos generales, Manuales, instrucciones de trabajo, diagramas de flujo, etc.)
-Resultados de la auditoria (generales).
-Lista de distribución.
-Firma del Auditor
Líder.
-Fecha de Emisión del Informe de auditoria
Preparación de la auditoria
Definición del alcance
Definición del objetivo
Plan de la auditoría
Estudio de los documentos
Elaboración de los cuestionarios de auditoria
Visita previa
Notificación de la auditoria
Ejecución
Reunión de aperturaEntrevistas
Reuníón de cierre de auditoria
Informe
La auditoria se completa con la entrega del informe al cliente.Concepto de la auditoria en el contexto de las normas ISO
La auditoria es un instrumento de gestión que se utiliza para obtener evidencias objetivas acerca de la planificación y cumplimiento de los objetivos de la calidad, MA o Seguridad en la organización.La auditoria es una evaluación sistemática e independiente que se desarrolla para establecer si las actividades y los resultados relativos a la Calidad, MA o Seguridad, cumplen con las disposiciones previamente establecidas, si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y si estas disposiciones son adecuadas para dar cumplimientos a los objetivos planteados por la organización.
Objetivos de la auditoria en el contexto de las normas ISO
Asegurar que las políticas, planes y procedimientos se implementan adecuadamente en la organización-Obtener información que permita analizar la efectividad y eficiencia del Sistema de Calidad, MA o Seguridad en el logro de los objetivos organizacionales.
-Detectar y corregir desviaciones en el Sistema de Calidad, MA o Seguridad que afectan la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos.
– Detectar y corregir desviaciones en el Sistema de Calidad, MA o Seguridad que afectan la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos.
– Obtener información que permita mejorar la productividad en la organización.
– Verificar el cumplimiento de normativas que afectan los negocios de la organización
– Determinar la adecuación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad respecto a lo establecido en normas nacionales o internacionales.
– Dar confianza a la gerencia y a los clientes acerca de la operación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad.
No son objetivos de la auditoria
-Utilizar sus resultados para castigar.-Descubrir culpables.
-Evaluar el desempeño de las personas
Tipos de auditoria, según cuando se realizan
—
Programada: Son aquellas auditorias que responden a un plan de auditorias, informado y conocido.
-Por Requerimiento: Son aquellas auditorias no programadas y que se solicitan para obtener información específica.
Tipos de auditoria, según cuando se realizan
-Pre auditoria: Son las auditorias que se realizan para decidir si es posible enfrentar exitosamente un auditoria de segunda o tercera parte.–
De seguimiento
Son aquellas auditorias que se realizan con posterioridad a una auditoria particular, con el fin de verificar la solución a las no conformidades detectadas.-Sin aviso
Son realizadas cuando se presumen falencias graves en el Sistema de Calidad, MA o Seguridad de la organización.Tipos de auditoria, según quien las realiza
-Primera parte: Estas auditorias son realizadas bajo requerimiento interno de la organización. Su finalidad principal es proporcionar confianza acerca del funcionamiento de la organización de acuerdo a lo establecido en las políticas o la planificación. También son conocidas como “auditorias internas”.
-Segunda Parte
Estas auditorias son aquellas realizadas por un cliente a un proveedor.-Tercera Parte
Las auditorias de tercera parte son realizadas por organismos independientes y tienen como objetivo proveer evidencia objetiva sobre el estado del Sistema de Calidad, MA o Seguridad y de los procesos o productos de una organización. Generalmente estas auditorias conducen a un proceso de certificación y registro.Tipos de auditoria, según a qué está enfocada
-Auditoria de Sistemas: Está orientada a verificar la operación del Sistema de Calidad, MA o Seguridad de la Organización, su diseño, su estructura, los responsables, su aplicación, etc.
Está orientada a obtener información sobre la gestión, responsabilidades, atribuciones y recursos.
Es una auditoria que analiza documentalmente el sistema, en función de los procedimientos e instrucciones de trabajo establecidos por la organización.
Auditoria de Proceso:
Está orientada a verificar los procedimientos, documentos y el funcionamiento de los procesos.
Está orientada a obtener información específica y detallada sobre un proceso.
-Analiza los insumos, el procesamiento y las salidas para establecer la satisfacción de los requisitos establecidos.
-Es una auditoria relativamente más corta que la auditoria de sistemas.
-Auditoria de Producto
Está orientada a verificar la calidad del producto, respecto a su funcionalidad, confiabilidad o adaptabilidad.-Su función es obtener información específica y detallada acerca de un producto.
-Verifica la satisfacción del producto en términos de los requisitos especificados.
-Verifica la realización de pruebas de conformidad previo al despacho.
Supuestos básicos de la auditoria
-Requiere Evidencias Objetivas.-Evidencia Objetiva: Información, registros o declaraciones de hecho verificables.
-Una forma de lograr esto, es que el auditor siempre vaya acompañado de la persona responsable del área auditada.
Perfil del auditor líder
-Conocimiento y formación en Técnicas de auditoria (cursos formales, certificación).-Conocimiento y formación en métodos y herramientas de Calidad, MA o Seguridad
-Ser un buen negociador y ser firme en sus decisiones.
-Conocer el tema a auditar.
-Ser capaz de coordinar y dirigir.
-Ser capaz de analizar información.
-Llegar a conclusiones significativas con la información obtenida.
Perfil de la organización (quien es auditado)
–Conocimientos de Sistemas de Calidad, MA o Seguridad.
-Capacidad de trabajo en equipo.
-Facilidad para comunicarse.
-Capacidad para argumentar sin discutir.
-Pleno conocimiento de los procesos que participan en la auditoria.
-Conocimiento de las técnicas de auditoria.
-Tener una adecuada capacidad de gestión.
-Ser un buen negociador.
Responsabilidades del equipo auditor
-Preparar la auditoria.-Identificar el objetivo trazado para la auditoria,
-Acordar con el cliente las condiciones de la auditoria (duración, fechas, alcances),
-Planificar la auditoria,
-Conducir la auditoria.
-Efectuar una reuníón de inicio al proceso de auditoria,
-Recolectar la información y la evidencia objetiva requerida,
-Analizar la información,
-Realizar reuniones diarias de progreso de la auditoria
-Conducir la reuníón final de auditoria
-Desarrollar el Informe de auditoria.
-Conclusiones,
-Acciones correctivas,
-Informe Final
Definición del equipo auditor
–
Si la auditoria es interna, el equipo auditor normalmente es seleccionado al interior de la organización.
-Este equipo debe ser independiente del área auditada.
-Es decir no debe tener participación directa en aquello que sea auditado ni debe reportar a quién tenga autoridad directa sobre aquello auditado.
-Si la auditoria es de segunda o de tercera parte, el equipo auditor debe ser definido de común acuerdo con el auditado.
Obligaciones del auditor líder
-Es responsable por la realización de la totalidad de la auditoria.-Participa en la selección del equipo de auditores.
-Prepara el plan de auditoria de la organización.
-Participa en la ejecución de la auditoria.
-Representa al equipo de auditores frente a la gerencia de la organización.
-Emite el informe de la auditoria.
Responsabilidades del cliente
-Es quién requiere y autoriza la realización de la auditoria.-Define el alcance y la ocasión en que se realiza la auditoria.
-Especifica la norma que será aplicado.
-Autoriza la realización de las acciones correctivas.
-Decide los niveles de seguimiento.
Responsabilidades de la organización auditada
-Determina quiénes son los interlocutores válidos del equipo auditor.-Facilitar el acceso a las ubicaciones físicas, información y archivos.
-Coopera y asiste al equipo auditor en todas sus actividades.
-Coordina las visitas del equipo auditor a las áreas auditadas.
-Participa en las reuniones de avance de la auditoria y revisa los hallazgos.
-Proporciona un lugar de trabajo apropiado al equipo auditor.
-Implementa las acciones correctivas que puedan ser requeridas por el equipo auditor.
Documentación que debe revisar el equipo auditor previo al inicio de la auditoria
–*Manual de Calidad, MA o Seguridad.
*Procedimientos Generales.
-Instrucciones de Trabajo.
-Especificaciones.
-Certificados de Ensayos.
-Informes de auditorias anteriores.
-Acciones correctivas anteriores.
Documentación que debe estar accesible durante la auditoria
-Manual de Calidad, MA o Seguridad.-Procedimientos Generales.
-Instrucciones de Trabajo.
-Documentación comprobatoria de la Calibración.
El plan de la auditoria
-El plan de la auditoria es responsabilidad del auditor principal y consiste en:
Notificar formalmente al auditado del objetivo, fechas de realización, alcance de la auditoria, antecedentes del auditor líder y del equipo de auditoria.
Enviar la lista de verificación (“check list”) que será utilizada en la auditoria.
-Enviar tabla donde se detallan las actividades que serán desarrolladas durante la auditoria.
-Otras actividades relacionadas
La reuníón de apertura
-Presentación del coordinador de la organización auditada.-Presentación del equipo de auditores a la gerencia de la organización auditada.
-Describir y revisar los alcances y objetivos de la auditoria.
-Describir el procedimiento de auditoria que será utilizado
-Informar los puntos débiles detectados durante la preparación de la auditoria.
-Confirmar la disponibilidad de instalaciones para el equipo auditor.
Listas de verificación (“check-lists”), objetivo
–Permiten registrar antecedentes (repuestas y documentación) de la auditoria objetivamente.
-Permiten planificar el tiempo requerido para efectuar la auditoria
-Permiten dar pleno cumplimiento a los objetivos y alcance de la auditoria.
-Son el principal mecanismo de respaldo al trabajo desarrollado por el equipo auditor.
Concepto y clasificación de la “no conformidad
-No Conformidad Mayor: Quiebre total en la ejecución de un procedimiento o de un requisito de la norma.-No Conformidad Menor: Falla en la implementación de un procedimiento general, de una instrucción de trabajo o en la manutención de un registro.
-No se puede considerar que los resultados de la auditoria son positivos hasta que todas las “no conformidades mayores” estén corregidas.
La presencia de “no conformidades menores” no impiden que la auditoria sea considerada exitosa.
La corrección de las “no conformidades menores” debe ser verificada en la próxima auditoria de seguimiento.
No conformidades frecuentes
Documentación.Instrucciones de Trabajo.
Inspección y Ensayo.
Calibración.
Trazabilidad
Tabla de la reuníón final
-Agradecimientos por la atención recibida durante la auditoria.-Se presenta la agenda de la reuníón.
-Se detalla cómo fue desarrollada la auditoria.
-Se presentan las no conformidades encontradas, todas si son pocas, algunas si son muchas.
-Se presenta el resumen del total de las no conformidades encontradas
-Se entrega copia de las no conformidades y se obtiene su aceptación.
-Se discute los puntos principales de lo que será el informe final.
-Se acuerdan las fechas para la implementación de las acciones correctivas.
-Conclusiones y comentarios de ambas partes.
-Cierre de la reuníón.
Estructura del informe de auditoria
Identificación de la organización auditada.Local (es) donde fue efectuada la auditoria.
Fecha de la auditoria.
Objetivos y alcance de la auditoria.
Responsables por parte de la organización auditada.
Composición y credenciales del equipo auditor.
-Documentación utilizada durante la auditoria (listas de verificación, contratos, procedimientos generales, Manuales, instrucciones de trabajo, diagramas de flujo, etc.)
-Resultados de la auditoria (generales).
-No conformidades detectadas con el detalle y acciones correctivas requeridas. (No puede diferir de lo discutido en la reuníón final)
-Lista de distribución.
-Firma del Auditor
Líder.
-Fecha de Emisión del Informe de auditoria