Clasificación según su forma:
Organigramas verticales:
pretenden destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas. También destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas.
Organigramas horizontales:
tienen los mismos elementos que los organigramas verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.
Organigramas radiales:
son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.
Clasificación según su finalidad:
Organigramas informativos:
dan una información global de la empresa.
Organigramas de análisis:
aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detalla.
Clasificación según su extensión:
Organigramas generales:
reflejan la estructura general de la empresa, es decir, todos los departamentos.
Organigramas detallados:
informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.
Clasificación según su contenido:
Organigramas estructurales:
solo se representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
Organigramas de personal:
solo se representan las personas que ocupan las diferentes unidades.
Organigramas funcionales:
reflejan cómo está formada cada una de las unidades.
La organización informal
La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
Hay una serie de circunstancias:
-Las
relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama.
-La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
-La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.
Nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su departamento y se forman grupos de trabajo que no están predeterminados. En estos grupos se transmite información no oficial en forma de rumores y, a veces, se establecen normas de funcionamiento que tienen más fuerza que las prescritas.
Con frecuencia, en las empresas surgen una organización informal por la necesidad de que exista una organización real. Si la organización formal no está bien definida y hay vacíos, principalmente de autoridad o de responsabilidades, espontáneamente nace una organización informal para suplir este vacío y así realizar el trabajo de la mejor manera posible y conseguir los objetivos con menor esfuerzo y coste.
Todas la empresas están formadas por una organización formal y oficial. Los directivos, deben sacar de ella el máximo provecho intentando que actúe a favor de ellos.
Función de gestión
Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.
Para gestionar la empresa hay varios niveles de dirección. Estos niveles se representan en forma de pirámide, divididos en tres niveles:
-En la cúspide de la pirámide se encuentra la alta dirección, donde están ubicados los altos cargos de la empresa. Estos planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos. Supervisan el funcionamiento global de la empresa.
-En el segundo nivel hay directivos de nivel intermedio, que se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos. Son los jefes de departamento.
-El último nivel es el nivel de gestión. En él están los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y son los que asignan las tareas a los trabajadores. Ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir.
Funciones del directivo
En el nivel de gestión el directivo tiene las siguientes funciones:
-Elegir las tareas que se han de realizar. Es decir, hacer una clasificación de todos los pasos necesarios que se han de realizar para la consecución de los objetivos.
-Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.
-Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
-Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.
Sin embargo, así como las aptitudes personales pueden ser innatas, las técnicas de administración de empresas se aprenden. Por tanto, una persona se puede formar para ser un directivo y adquirir las condiciones necesarias para desarrollar esta tarea.
Existen varios tipos de liderazgo, lo podemos centrar en tres:
-El liderazgo autoritario, se caracteriza por ser dominante y supervisar constantemente a sus trabajadores.
-En el liderazgo democrático, escucha a todos los miembros de la empresa, suele ser accesible y promueve la participación de todos los trabajadores.
-El liderazgo liberal, participa poco en las decisiones: solo da ideas de lo que hay que hacer y no interviene si no se lo piden.
Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenía de los trabajadores. Identificó dos posturas, que llamó teoría X y teoría Y.
Según la teoría X, hay personas que:
-Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal y como consecuencia, trabajan lo mínimo posible.
-No tienen ambición, no quieren responsabilidades.
-Prefieren que les manden.
-No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.
Según la teoría Y, hay personas que:
-Quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
-Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la energía desprendida con el deporte o con el juego.
-Tienen ambición, imaginación y creatividad.
-Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.
Según la teoría X o la teoría Y, la forma de dirigir a las personas será totalmente diferente. El primer tipo de trabajador necesita una dirección autoritaria y el segundo una mucho más flexible y democrática.
Por ello, es importante que:
-Se puede delegar responsabilidades, es decir, que los trabajadores puedan decidir, en momentos determinados, acciones que afecten a su trabajo en concreto.
-Los trabajadores sepan qué se espera de su trabajo y, a la vez, se les reconozca cuando lo hacen bien.
-Se den facilidades para que el personal de la empresa pueda formarse y reciclarse.
-Los salarios se correspondan con el trabajo y el esfuerzo realizado.
Recientemente ha aparecido una nueva teoría sobre la gestión de la empresa, que es la llamada teoría Z.
Las empresas japonesas promueven una mayor relación entre la empresa y el trabajador, ya que se le considera como parte importante de la compañía.
La teoría Z, va encaminada hacia el trabajo conjunto, y considera que todos los empleados son importantes en la empresa, por lo que busca la conciliación entre los intereses de los trabajadores y los de organización.
Toma de decisiones
Es el proceso de convertir la información en acción, siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento concreto.
Las decisiones se toman, basándose bien en la intuición de quien las toma, bien en la experiencia obtenida en decisiones anteriores, o después de un proceso racional que utilice métodos científicos. Parece que la forma más coherente es basarse en un proceso racional y científico que garantice una cierta consistencia a las decisiones.
Etapas de la toma de decisiones
Las etapas son:
-Definir el objetivo.
-Conseguir toda la información que se considere importante para lograr el objetivo, tanto del pasado como del presente.
-Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tengan, es decir, establecer previsiones.
-Diseñar alternativas, es decir, describir todos los caminos posibles para llegar al objetivo.
-Evaluar cada uno de los caminos marcados, con la finalidad de conseguir todos los propósitos, incluso los económicos.
-Seleccionar la alternativa, es decir, tomar la decisión.
-Realizar o ejecutar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.
-Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones.
La matriz de decisión
Cuando se quiere obtener una decisión única, es decir, que no esté condicionada a otras, ni que posteriores decisiones dependan de ella, se utiliza la matriz de decisión: una tabla que contiene todos los elementos que intervienen en el proceso de toma de la decisión. Esta tabla facilita el análisis y sirve de punto de partida para obtener una solución al problema.
La matriz de decisión está formada por los siguientes elementos:
-Estrategias. Están formadas por variables controladas y son las alternativas u opciones que se pueden escoger; por tanto, es el elemento básico de la decisión.
-Estados de la naturaleza. Están compuestos por variables no controladas, es decir, la persona que toma la decisión no puede influir en ningún momento. Representan las situaciones en que esta persona se puede encontrar.
-Desenlaces o resultados esperados en cada una de las estrategias, dado un estado concreto de la naturaleza. La obtención de los desenlaces se puede conseguir mediante estimaciones y predicciones, resultados experimentales, la aplicación de relaciones que ya existen…