Objeto y Ámbito de Aplicación
Este Real Decreto desenvuelve la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español para:
- Regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado.
- Establecer el procedimiento común para el acceso a los documentos.
Definiciones
Definición de archivo: El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico.
Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital.
Sistema Español de Archivos
Forman parte del Sistema Español de Archivos:
- Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
- Archivos autonómicos, provinciales, locales.
- Archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas.
Cooperación Archivística
La cooperación archivística se lleva a cabo mediante:
- El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el Consejo de Ministros.
- La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones públicas y con los archivos de titularidad privada.
- El impulso del funcionamiento de los Archivos Históricos de carácter nacional y de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración General del Estado.
- La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en proyectos supranacionales.
El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito a la Subsecretaría del Ministerio de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos.
Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.
Coordinación Archivística
Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados.
- La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia.
- La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado corresponde a quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.
Difusión de los Documentos de Archivo
Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivos.
El Ministerio de Cultura impulsará programas dinámicos encaminados a asegurar la difusión al conjunto de la sociedad, de los contenidos y de los servicios telemáticos y presenciales que ofrecen los centros de archivo del Sistema Español de Archivos, a través de:
- El desarrollo del Portal de Archivos Españoles.
- El impulso a través del Centro de Información Documental de Archivos.
- La elaboración de un catálogo colectivo accesible por Internet.
- Utilización de la Web.
- El apoyo y fomento de jornadas, conferencias, congresos y actividades culturales relacionadas con el ámbito de los archivos.
Autorización de Entrada y Consulta de Documentos
Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales
La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante.
Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general.
Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del Estado
Los secretos oficiales del Estado estarán excluidos de la consulta pública, sin que pueda concederse autorización para el acceso en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano competente para realizarla.
Plazo para Resolver y Sentido del Silencio
1. Plazo de Resolución
La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible.
2. Ampliación del Plazo
En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para su reproducción así lo justifiquen, el plazo para resolver podrá ampliarse por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante.
3. Supuestos de Interrupción del Plazo
- Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.
- Cuando una norma exija autorización específica.
La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado.
4. Silencio Administrativo
Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado resolución expresa, la solicitud de acceso se entenderá estimada. Silencio administrativo: la administración no da una respuesta a una demanda.