El proceso de compra:
Función estratégica – ventajas competitivas Eª productiva como un sistema que transforma unos factores productivos (materias primas, inversiones, mano de obra) en unos determinados productos finales o de servicios, mediante la acción de la dirección. Uno de los objetivos de la función de compra es: tener los productos disponibles en la cantidad requerida, en el momento adecuado, de la calidad necesaria y al mejor precio posible. Una buena gestión de compras afecta a: la calidad y seguridad del servicio a los clientes (material no defectuoso), el coste de los materiales y la financiación obtenida de los proveedores (condiciones de pago).
Fases en el proceso de compra
La planificación de las compras está relacionada con las necesidades de los clientes.La adquisición de productos que no tienen salida hacen crecer los inventarios (deterioros, coste de oportunidad, mantenimiento).
Mala selección de proveedores puede comportar (incremento de gasto de transporte, poca calidad, falta de fiabilidad, precios más caros, retrasos en los plazos de entrega), por lo tanto conlleva un aumento de costes y no satisfacción de los clientes.
Buena gestión de compras, contribuye al beneficio de la Eª actuando de manera simultánea en 3 frentes (bajando el coste total que representan las compras, reduciendo costes operacionales en la compra y bajando los costes relacionados con las existencias).
Fases del proceso de compras: Inicio del proceso (conocimiento del mercado y valorar las necesidades y condiciones para su satisfacción), Preparación de la compra (petición de ofertas y su valoración, búsqueda y selección de proveedores
), ejecución de la compra (negociación y realización de la compra, recepción y comprobación de la compra y seguimiento de acuerdos). Para conocer el mercado hay que analizar la información relativa a la producción, distribución y venta de un determinado material, con el fin de saber la política de compras que debe seguir la Eª.
Fuentes:
internet, organismos oficiales, asociaciones empresariales, prensa especializada y ferias.Valoración de necesidades información referida a qué comprar, cuándo solicitar el pedido, qué cantidad comprar, a qué precio y qué cantidad exigimos. El departamento de comprasrecibe las solicitudes, el tipo de material y procede a su revisión y clasificación de las prioridades.
Petición de ofertas y su valoración solicitar información de los productos o materiales que la Eª desea comprar y de valorar (calidad del producto, fiabilidad en las entregas, plazos de entrega, continuidad y flexibilidad, nivel tecnológico, precios y ubicación y políticas de la Eª proveedora). La petición de ofertas es obligada cuando se adquiere un producto por primera vez, cuando la compra es de alto coste, cuando se desea ampliar la cartera de proveedores o no se está satisfecho con los proveedores que tenemos.
Búsqueda y selección de proveedores elaborar una lista de las Eª que nos ofrecen materiales para que después podamos solicitar la petición de productos.
Características calidad de satisfacción de sus productos y servicios, envío del pedido en el tiempo contratado y garantía de devolución.
Negociación y ejecución de la compra aclarar los puntos que no se especificaron en la oferta, unas relaciones comerciales que perduren en el tiempo.
Comprobación y seguimiento de la compra revistar todo el material que se ha solicitado y que el proveedor ha cumplido con los acuerdos previamente pactados. Si la compra ha sido satisfactoria, la relación comercial se establece.
El departamento de compras con una gestión eficaz consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y calidad y obtener beneficios. Es el encargado de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para alcanzar los objetivos establecidos. Características
Dirige un 72% de los gastos de una Eª. Con una buena gestión de la Eª consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente en tiempo y calidad y obtener beneficios.
Funciones, responsabilidad en las operaciones de compras (nacionales e internacionales): el departamento de compras debe iniciar, administrar y controlar todas las peticiones, enlace entre proveedores y los demás departamentos, las peticiones de compra deben hacerse por escrito y ser aprobadas por el jefe de compras.
Regulación de las relaciones con los proveedores
Trato equitativo y cortés a los vendedores, deben recibir el mismo trato los ofertantes y debe permitirse una sola oferta a cada proveedor.Regulación con los propios empleados de la Eª
Los empleados pueden utilizar los servicios de compras, o los precios a que compra su Eª, para sus compras personales, en general es desaconsejable.Políticas de compras; Tipos de compras el responsable de compras realiza el Plan de Necesidades de materiales a largo plazo y el Plan de compras a corto plazo de los artículos y materiales importantes.
Compra por contrato consiste en cerrar un pedido con uno o varios proveedores, fijando las condiciones definitivas de adquisición de productos o servicios, para satisfacer las necesidades futuras.
Compras según la situación del mercado mercados estables de productos y servicios industriales. A corto plazo son bastante inestables a las fuerzas de la oferta y demanda (influencia de factores).
Mercados inestables una cantidad de materias primas sufren enormes variaciones de precio. Los precios vienen influenciados por fuerzas políticas, meteorológicas, económicas y, sobre todo especulativas. Formas de compra, anticipada es la compra de materiales, en mercados inestables, cubriendo un período más largo que el normal, para atender necesidades futuras aprovechando la coyuntura de un buen precio.
Especulativa el comprar barato para vender más caro.
Precario comprar en mercados inestables, para un periodo muy corto de nuestras necesidades.
Compras según el origen de las necesidades, cíclicas compras rutinarias(pasta de dientes), especiales la inversión generalmente es grande (pc para la empresa), estacionales se hace con productos de temporada(turrones), inmediatas atiende necesidades diarias(pan, leche), oportunidad cuando existen precios bajos(promoción gafas de sol). Cuando el objetivo es reducir el precio total a pagar tenemos que:
comprar en cantidades variables según esté el mercado comprar anticipadamente cuando el precio sube y el precario cuando está bajando.
Comprar por presupuesto fijo consiste en comprar por un importe total fijo. Se prevé un precio medio y una cantidad total a comprar, pueden ocurrir roturas de stock o acumulación. Cuando el objetivo es minimizar el riesgo total tenemos que: comprar poco y a menudo.
Factores y prorrateo de gastos en las compras (
Factores de selección)Factores económicosprecio unitario, descuentos comerciales, transporte, embalajes, envases, rappels, descuentos por pronto pago, plazo de pago.
Factores de calidadcuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas calidad.
Factores de serviciosservicio postventa, atención al cliente, garantía, imagen del producto en el mercado.
(
Prorratear los gastos comunes) en una misma factura aparecen descuentos, portes, embalajes… comunes a todos los artículos. Es necesario imputar los costes o descuentos a cada artículo.(
Ponderación de factores) establecer un criterio de valoraciones.Proceso de selección de proveedores:
identificación de fuentes potenciales, preselección de las fuentes potenciales, evaluación y selección de las fuentes de suministro, creación de una lista de proveedores y evaluaciones periódicas.Evaluación y selección de proveedores una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados, esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información que se reúne en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo. Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega…, que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información reunida. Tampoco es aconsejable depender de un único proveedor para garantizar el suministro en caso de que alguno falle se debe repartir los pedidos entre varios proveedores. Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección.
Calidad total y comakership
Comakership forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el proveedor, comparten un espíritu de socios que defienden objetivos comunes.Nivel III proveedor convencional negociaciones especificaciones cualitativas mínimas y el precio, los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo, evaluación regular de los suministros al 100%, la necesidad de evitar faltas en el almacén( evitar rupturas de stock).
Nivel II Proveedor Asociado (comakership opetativo)
relación a largo plazo, calidad de garantizada, responsabilidad total sobre los suministros entregados, aceptación sin test (calidad), suministros directos a los departamentos en un flujo pull, sin mantener stock, suministros frecuentes, en pequeños lotes o en base a pedidos abiertos, mejoras sistemáticas en la calidad y en el precio de los productos suministrados y consultas y formación a proveedores.Nivel I El Proveedor socio (comakership Global)
cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías, el proveedor se integra en las operaciones de la Eª cliente, inversiones conjuntas de I+D y en avances tecnológicos, intercambio constante de información.Sistema de gestión de la calidad
Significa disponer de una serie de elementos como Procesos, Manual de la calidad, procedimientos de Inspección y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitación, Registros de la Calidad… todo funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad requerida por los CLIENTES.Normativa ISO 9000. Características: ISO 9000 fundamento y vocabulario
En ella se definen términos relacionados con la calidad y establece lineamentos generales para los sistemas de gestión de calidad.ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad-requisitos
Establece los requisitos mínimos que debe cumplir un sistema de calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales.ISO 9004 Directrices para la mejora del desempeño:
proporciona orientación para ir más allá de los requisitos de la ISO 9001, prosiguiendo la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.Factores negociables en la gestión de las compras descuentos (rappels, descuentos comerciales, descuento por pronto pago, descuento de temporada y descuento promocionales), tiempo de pago =factores negociables (plazo ordinario:
La fecha de pago es la fecha de la factura el mismo día de la entrega, plazo posfechado:
El periodo de pago se fija en una fecha posterior a la de la factura, 60 días de recibir la factura, plazo extra días extras del plazo posfechado, plazo a partir de la recepción del producto, pago anticipado:
Se paga antes de la fecha establecida, pago bajo la condición cóbrese o devuélvase:
Debe pagar la factura en el mimos momento de recibir la mercancía el pago es contra reembolso).
Transporte el gasto que se produce por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta, portes (carretera o ferrocarril), fletes (barco o avión)
. Envases, embalajes y otros servicios son elementos que incrementan el coste del producto.
Realización del pedido es una petición de material en firma al proveedor seleccionado. Es el documento físico que soporta la solicitud de entrega. Este documento debe incluir el máximo de información sobre los productos o servicios. Contiene información sobre: nº pedido, fecha de emisión del pedido, datos de la Eª compradora, datos proveedor, plazo y condiciones de entrega, plazos y condiciones de pago, forma de envío de la mercancía, descripción y código del producto, cantidad de la compra, unidad de medida del producto, precio unitario e importe total y firma del responsable de compras.
Outsourcing (subcontratación) proceso económico en el cual una Eª determinada mueve o destina los recursos orientada a cumplir tareas a una Eª externa, por medio de un contrato. Esto se da especialmente en el caso de la subcontratación de empresas especializadas. Para ello, pueden contratar solo al personal, en cuyo caso los recursos de los aportará el cliente (instalaciones, hardware y software), o contratar tanto al personal como los recursos.
Factores positivos reducir los costes y el capital invertido, utilización de las mejores prácticas y continua mejora de las mismas, gracias a la experiencia del proveedor del servicio subcontratado, más flexibilidad implicando mejora de la productividad del negocio.
E-Procurement es la compra y venta de suministros, trabajos y servicios, características los sitios Web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen compradores o vendedores de bienes y servicios. Dependiendo del enfoque, los compradores o vendedores pueden especificar o invitar a subastas. Las transacciones pueden ser iniciadas y completadas. Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por volúmenes u ofertas especiales. Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se automaticen algunas actividades de compra y venta. Reducir el exceso de intermediarios y mejorar los ciclos de manufacturación.