Anulaciones
Es un subproceso que recoge el flujo de actividades realizadas por los cajeros. En los casos en el que el cliente decide no llevarse un artículo que se haya registrado (pasado por el lector) o que en el registro del TPV haya salido por error (siempre y cuando no se haya cerrado el ticket, ya que en ese caso tendríamos que hacer una devolución). Este proceso se realiza diariamente con las personas que realizan anulaciones en caja.
Hay varios casos por el cual hacemos una anulación, como por ejemplo: Que haya pasado un producto dos veces por el lector, que el precio sea erróneo, que se encuentre en mal estado o que finalmente el cliente decida no llevárselo. Si el importe a anular es superior a 6€ se debe avisar a un responsable en ese momento para que verifique la operación y se cerciore de que el producto se queda en la tienda, y firmarlas. Para hacer la anulación simplemente tocamos la tecla (-), que viene identificada de color rojo, y pasamos el artículo por el lector. Todas las anulaciones deben anotarse en el documento de control de anulaciones poniendo: el artículo, cantidad anulada, fecha, hora, código de operador y el motivo por el cual fue anulado. Al final del día cuando la cajera arquee su caja, se imprima el informe de cuadre en el que aparece el importe total de anulaciones, que debe coincidir con el que tiene anotado en el control de anulaciones. En caso de que se haya olvidado de anotar alguna podemos buscarla en la aplicación «Comerzzia»: 1. Pulsamos informes de caja: Consulta de tickets: podemos buscar cualquier movimiento que se ha realizado en los TPV, debemos poner: la fecha, número de caja y el número de operador que queremos consultar. A continuación le damos a «Consulta de anulaciones y devoluciones» y nos aparecerán todas las anulaciones que ha realizado el operador.
Devoluciones
Una devolución se hace cuando un cliente entrega un producto, previamente comprado, solicitando su importe o cambio por otro. Una operación que solamente puede realizar el jefe de caja, el auxiliar o el gerente. Al realizar una devolución se debe respetar las normas y procedimientos siguientes: Se llevan a cabo en el momento de recibirlas, no deben haber pasado 15 días de su compra, admiten devoluciones de productos comprado en otra tienda de la compañía, es imprescindible que presente el ticket de compra, en el ticket se ha de tachar el producto a devolver para que no se pueda hacer una devolución del mismo artículo, la devolución se hará y se declarará en el TPV en el mismo medio de pago utilizado, si el cliente desea cambiar el artículo por otro primero se realiza la devolución, se le entrega el importe al cliente y se le sociere que obtenga el producto en tienda. Hay que tener en cuenta los artículos en promoción o descuentos de empleado, para hacer la devolución aplicar dichos descuentos, para no devolver dinero de más. Hay productos que no admiten devolución como: la ropa interior, electrodomésticos de uso íntimo (depilatorias, maquinillas de afeitar…), libros y revistas. Solo se realizaría la devolución cuando permanezcan cerrados en su envase original o por contener fallos de fábrica. Todas las devoluciones deberán apuntarse en la hoja de control de devoluciones y la suma al final del día debe cuadrar con la que sale en el informe resumen total de la tienda. Procedemos a realizar la devolución, hacemos click a la opción que aparece en el lado izquierdo del TPV devoluciones, pasamos por el escáner el código QR, que aparecerá al final del ticket. Una vez hecho esto, pulsamos la tecla «Ver documento de origen» y nos aparecerán todos los productos cobrados en ese ticket, seleccionamos el que deseamos devolver y pulsamos en «Devolver fila», y a continuación pulsamos «Devolver». A la hora de devolverle el dinero, tenemos que fijarnos en el ticket de dárselo en la mismo método de pago utilizado, y siempre se sacará una copia del ticket y se apuntará en la hoja de control de devoluciones.
Recaudación
El cuadre de la recaudación es la actividad que se realiza al final del día para contar y controlar el dinero recaudado, es un proceso diario que debe realizar el responsable que cierra la tienda, y se hace una vez hayan arqueado todas las cajeras. Tendremos en cuenta las retiradas y las dotaciones hechas durante el día. Para calcular la recaudación se obtiene el documento de arqueo del centro, que es el resumen de la tienda, para calcularse se suma el dinero recaudado de todas las cajeras arqueadas y se le restan las dotaciones (dinero que se pone en la caja fuerte, ya que pertenece a fondo fijo, porque es el cambio que se le entrega a las cajeras durante el día). El dinero que nos queda y las retiradas realizadas durante el día (sin abrir los sobres LC004) serán la recaudación. El dinero será especificado en el documento LC008, que debemos firmar una vez completado, y sacar 3 copias. Cuando no hay anticipo(dinero recaudado que se envía antes de finalizar el día)
se hará un único ingreso, de lo contrario se hará un anticipo y un abono. También se prepara el cierre de la saca, que los recogerá la empresa de seguridad al día siguiente. Para hacer el ingreso se introduce el total del efectivo recaudado en una saca de la empresa de seguridad. En el documento de ingreso LC008, se registra la recaudación diferenciando los tipos de monedas y billetes, debemos poner también las retiradas, ya que es una parte del dinero recaudado, cuando esté el informe correcto, es decir, cuadre la recaudación, se imprime y se guarda en la saca junto a la recaudación, se precinta y se guarda en la caja fuerte hasta que lo recoja la empresa de seguridad. Se hace una copia de documento LC008 y se archiva durante 3 meses junto con el informe de fin de día.
Al departamento de contabilidad se debe enviar el documento LC014 (documentación diaria) con:
la copia del cierre, el informe final de tienda (firmado por el responsable que hizo el cierre), Ingreso de la recaudación (LC008) (firmadas las 3 copias), Formulario de faltante o sobrante si lo hubiera (LC005), Boletas de EFT, Datáfono, Tarjetas regalo, Gastos de tienda (LC007), Autorización correspondiente y recibo de la recogida de la SACA, entregado por la empresa de seguridad.