Beneficios de la Reingeniería de Procesos
La reingeniería de procesos trae consigo una serie de beneficios, entre ellos:
- Integración de tareas: Se combinan tareas, desapareciendo el trabajo en serie y comprimiendo múltiples funciones en roles más integrales.
- Empoderamiento de los trabajadores: Los trabajadores toman decisiones como parte de su trabajo, sin necesidad de acudir a niveles jerárquicos superiores.
- Flujo de trabajo natural: Los pasos del proceso se ejecutan en un orden lógico y natural, liberándose de la rigidez de las secuencias lineales.
- Flexibilidad y adaptación: Los procesos se vuelven más flexibles, con múltiples variantes para adaptarse a diferentes casos y situaciones.
- Optimización del espacio de trabajo: Se integra el trabajo relacionado, creando unidades de trabajo independientes y optimizando el uso del espacio físico.
- Reducción de controles: Se implementan controles globales o diferenciados, minimizando la necesidad de verificaciones constantes.
- Simplificación de la comunicación: Un gerente de caso centraliza la comunicación, actuando como único punto de contacto.
Cambios en la Empresa Durante la Reingeniería
La reingeniería de procesos impulsa cambios significativos en la estructura y funcionamiento de la empresa:
Transformación de las Unidades de Trabajo
Se crean equipos de proceso, unidades que se reúnen para completar un proceso específico de principio a fin.
Evolución de los Roles
Los roles se vuelven multidimensionales, pasando de tareas simples a responsabilidades más amplias.
Eliminación del Desperdicio
La reingeniería no solo elimina el desperdicio, sino también el trabajo que no agrega valor, optimizando los recursos.
Empoderamiento del Trabajador
Los trabajadores pasan de ser controlados a ser empoderados, con autoridad para tomar decisiones relevantes en su ámbito de trabajo.
Liderazgo Transformador
Los ejecutivos evolucionan de anotadores a líderes, guiando y motivando a los equipos en un entorno rediseñado.
Errores Comunes en la Reingeniería de Procesos
Es fundamental evitar estos errores comunes al implementar la reingeniería de procesos:
- Intentar corregir demasiados procesos a la vez.
- No concentrarse en los procesos críticos para el éxito del negocio.
- Seguir la dirección de alguien sin experiencia en reingeniería.
- Rendirse ante la resistencia al cambio.
Principio de Unidad de Mando
Este principio establece que un subordinado debe tener un solo superior ante quien es directamente responsable.
Principio de la Autoridad Lineal
También conocido como principio escalar, establece una jerarquía de autoridad donde los superiores reciben obediencia de sus subordinados.
Autoridad Staff
La autoridad staff, aunque no en la línea jerárquica directa, tiene un rol crucial. Esta autoridad asesora y administra, siendo fundamental en áreas como comunicación o programas específicos.
La autoridad, un derecho legítimo conferido por la posición en la organización, viene intrínsecamente ligada al puesto de poder.
Beneficios de la Planeación
Contribuye a actividades ordenadas y con propósito. Todos los esfuerzos se alinean con los resultados deseados, logrando una secuencia efectiva y minimizando el trabajo improductivo.
Señala la necesidad de cambios futuros. Permite visualizar posibilidades y evaluar nuevos campos de acción, capacitando al gerente para anticipar el cambio y aprovechar oportunidades.
Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Optimiza el uso de recursos y equilibra las actividades en cantidad y oportunidad.
Limitaciones de la Planeación
La planeación está limitada por la precisión de la información y por los hechos futuros. La efectividad del plan depende de la precisión de las suposiciones futuras. Los planes deben ser flexibles y adaptarse a las circunstancias cambiantes.
La planeación cuesta demasiado. Si bien la planeación tiene un costo, este debe justificarse por los beneficios que aporta. La extensión de las actividades de planeación debe ser acorde a las necesidades de cada organización.
La planeación ahoga la iniciativa. Si bien existe este riesgo, los planes bien diseñados permiten flexibilidad e interpretación en su aplicación, fomentando la iniciativa dentro de un marco definido.
Descentralización
La descentralización permite que las decisiones sean tomadas en los niveles más bajos de la organización, aumentando la eficiencia. Este modelo se basa en la delegación de autoridad y responsabilidad, lo que contrasta con la centralización administrativa.
Control
El control es esencial para regular el trabajo, detectar fallas, supervisar el progreso, implementar cambios y proporcionar retroalimentación constante.
Liderazgo Gerencial
El liderazgo gerencial implica dirigir e influir en las actividades de un grupo, motivando y guiando a los miembros hacia el logro de los objetivos comunes.
Organización
Una organización es un sistema estructurado de personas que trabajan juntas para alcanzar un propósito específico.
- Formal: Estructura intencional con funciones definidas y organizadas.
- Informal: Red de relaciones personales y sociales que emerge de forma espontánea.
Autoridad
La autoridad se refiere al derecho legítimo de una posición para dar órdenes y esperar obediencia.
Gerente de Staff
El gerente de staff tiene la función de asesorar y asistir a los gerentes de línea, proporcionando apoyo especializado.
Desarrollo Organizacional
El desarrollo organizacional se refiere a los cambios planificados e implementados por los gerentes para mejorar la estructura y el funcionamiento de la organización.