· Reunión:
proceso, compartir un tiempo determinado, necesita un espacio adecuado.
Elementos de las reuniones
Sujetos: todas las personas son parte activa, pero diferencian quien la convoca y quién asiste. Objeto: motivo por el cual se organiza la reuníón, tener claro el objetivo.
Tiempo: hablamos de el momento en que se convoca como la cantidad de tiempo que habrá que los 2 aspectos son decisivos en el éxito.Lugar: espacio físico que hay que valorar: 1 .- distancia de los participantes hasta donde se llevará a termee la reuníón y 2 .- condiciones de este espacio como amplitud, la luz y la distribución de la sala.
Objetivo y temática: OBJETIVO: nos referimos a lo que queremos conseguir, estos objetivos pueden ser muy diferentes y variados, tales como, objetivos generales, específicos, particulares, y con objetivos laborales, los políticos, informativos, formativos o empresariales, la persona que dirige debe tener claro el objetivo. TEMA: nos referimos al asunto concreto que los participantes deben tratar.
Tipo de reuniones: .- Según el número de participantes: reuniones pequeñas, reuniones grandes. .- Según la frecuencia: reuniones esporadiques, reuniones de durara continuada. .- Según la temática o contenido: reuniones de información (3 tipos) ascendente, descendente, horizontal. Y reuniones para tomar decisiones o generar ideas. .- Otros tipos de reuniones: reuniones de superposición, reuniones para conseguir un equipo de trabajo, esdevediments corporativos.
Congreso: encuentro de personas para debatir un tema concreto o informarse. Acostumbra a congregar profesionales de la misma rama. Se organiza para un número elevado de profesionales. Duración: fin de semana, una semana, oa veces más de una semana, según los contenidos. Se desarrolla en una sala de actos con capacidad suficiente. Ámbito territorial: Regional, nacional o internacional.
Jornada: encuentro para tratar un tema concreto. Más de 70 participantes. Duración: un día para informar de un tema, a veces más tiempo depent. Normalmente en una sala de actos oo una sala de reuniones de gran capacidad. Ámbito: Local, Regional o nacional, pero en general depende de la duración.
Curso: Encuentro con finalidad didáctica o formativa para ampliar conocimientos sobre un tema. Número de participantes: depende del número de personas a las que se pretenda llegar. Duración: el tiempo se considere necesario para estudiar la temática propuesta. Es una sala preparada para aprende notas con comodidad. Ámbito: muy variable.
Seminario: reuníón de especialistas dobre un tema concreto para estudiarlo, cambiar información, o profundizar su en los conocimientos. Entre 8 y 20 para poder trabajar en común. Una o dos semanas. En una sala de reuniones donde los participantes puedan veure’es bien para intercambiar la información. Ámbito: destinado a profesionales que trabajan en un ámbito cercano que les permita encontrarse con frecuencia.
Grupo de trabajo: reuníón de un grupo de personas para trabajar sobre un tema concreto, Una vez terminado el tema se disuelve, salvo que sea un grupo con trabajo indefinido. De 6 a 15 personas. Con duración permanente o temporales. En local preparado con material necesario para el trabajo a desarrollar.
Ámbito: Local empresarial.
Taller: un conjunto de personas se reúnen para realizar un trabajo práctico. El taller suele desarrollar sobre un tema concreto. De 6 a 15 personas. Son de duración temporal enre un fin de semana y una semana como máximo. Lugar: con suficiente espacio para poder trabajar. Ámbito: Local. En ciertas ocasiones, puede tener carácter regional o nacional.
Charla: un grupo de personas se reúnen a voluntad de otra persona, experta en una materia para escucharla. Si es una reuníón muy formal, se llama comferencia. De 15 a 60 personas. Duración: de una sesíón o varias, pero puntuales en el tiempo. Lugar: se puede desarrollar en una gran sala o en una sala normal, segos el número de asistentes. Ámbito: muy variable.
· Cómo se organiza una reuníón?
Planificación: fijar objetivos, valorar su convocatoria, decidir si se lleva a cabo. · Preparación: concretar el programa, preparar la documentación, concretar el lugar, fecha y duración, enviar convocatoria. Ejecución: requiere una buena organización. Resumen y grabación: elaboración de un informe. Evaluación: se han cumplido los objetivos?
Medios y pautas para organizar reuniones:
Recursos para preparar una reuníón (4): Recursos económicos: gastos, ingresos. Recursos humanos: coordinador, moderador, secretario. Recursos técnicos: cañón de video y pantalla, ordenadores, retroproyectores, etc. Sala de reuniones: lugar de la sala, disposición de mesas y sillas.
Tipos de tablas: Elíptica, Circular, en forma de V, en forma de U, rectangular
Conceptos Básicos
Convocatoria: Documento que sirve para comunicar la celebración de una reuníón. Incluye información como quién irá, cuándo será, dónde será, y los temas a tratar.
Coordinador: Persona que pondrá en marcha la reuníón, la gestionará, acogerá en asistentes, les informará de los temas a tratar y moderará cuando no haya una persona encargada para ello.
Foro: Reuníón sobre temas de actualidad que se hace ante un auditorio que a veces participa en la discusión
Junta: Reuníón donde se trata algún asunto interesante
Moderador: Persona encargada de que la reuníón se desarrolle en el horario correcto, que reparte la palabra y que trata de que el transcurso de la reuníón no salga del tema del que trata.
Registro: Documento donde se anotan hechos o situaciones relacionados con la reuníón
Extraversión: manifestación de la manera de ser de una persona que se expresa a través de algún sentido
Reunión de solapamiento: Son las reuniones que se hacen a diario entre el final de la jornada de unos trabajadores y el comienzo de la jornada del turno Siguie
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