Herramientas de Archivo Físico
Cajas de archivo: De cartón o de plástico, se utilizan para el archivo definitivo de documentos. Suele hacerse una anotación en un lugar visible para reconocer su contenido sin tener que abrirla.
Archivadores A-Z: Son carpetas de anillas con apertura mediante un sistema de palanca. Los documentos se perforan en el margen izquierdo o se guardan en fundas ya perforadas. Se alojan dentro de una caja contenedora.
Estanterías: Están formadas por una serie de baldas horizontales donde se colocan tanto carpetas como archivadores en posición horizontal o vertical, pueden tener puertas.
Carpetas simples: Sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterías o cajas, los documentos pueden quedar sueltos dentro de ellas o fijos.
Carpetas colgantes: Tienen soportes en sus solapas y pestañas o visores en el borde superior. Pueden colocarse de forma suspendida sobre los bastidores de un armario.
Armarios de carpetas suspendidas: Son archivadores con guías en los extremos, donde se colocan las carpetas colgantes. Algunos modelos disponen de ruedas en su base.
Armario de seguridad: En el caso de documentación especialmente sensible, se suele utilizar mobiliario con claves de seguridad y sistemas de alarma para proteger la información.
Sistemas de Almacenamiento Digital
Disco duro interno del equipo informático: Unidad interna de almacenamiento donde el equipo informático guarda la información del sistema, las aplicaciones u otros archivos.
Disco duro extraíble: Su funcionamiento es similar al disco duro interno, pero su reducido tamaño y peso permiten el transporte de información de un equipo a otro mediante una conexión USB.
CD, CD-RW, DVD y Blu-Ray disk: Se trata de discos ópticos que permiten el almacenamiento de archivos. Se diferencian en función del espacio de almacenamiento, la velocidad de acceso a su contenido o la posibilidad de sobrescribir datos.
Memorias USB y tarjetas de memoria: Utilizan una memoria flash para almacenar datos. Se caracterizan por su resistencia al polvo y a los arañazos, así como por su alta capacidad de almacenamiento y reducido tamaño.
Almacenamiento en la nube: Es una red de servidores remotos que permite, a través de Internet, almacenar datos y archivos. Dropbox, Google Drive o iCloud son algunos ejemplos.
Novedades de la LOPDGDD
La LOPDGDD introduce varias novedades en comparación con la legislación anterior, adaptando el RGPD al derecho español. Entre los principales cambios destacan:
- Transparencia: Se refuerza el derecho de la ciudadanía a ser informada sobre el tratamiento de sus datos personales, garantizando un acceso fácil y rápido a esta información.
- Legitimación del tratamiento: Se establecen supuestos en los que no se requiere consentimiento previo, como la videovigilancia, los ficheros de exclusión publicitaria y los sistemas de denuncias internas, siempre que exista un interés público.
- Uso de datos sin consentimiento: Se consideran lícitos algunos tratamientos de datos sin consentimiento, como los datos de contacto de empresarios y profesionales, información crediticia y ciertas operaciones mercantiles.
- Administraciones públicas: Podrán usar y compartir datos personales cuando sea necesario para sus funciones, evitando que los ciudadanos presenten documentos que ya posean.
- Partidos políticos: Se permite el uso de datos personales sobre opiniones políticas obtenidos de fuentes públicas durante el periodo electoral.
- Protección de menores: Se mantiene en 14 años la edad mínima para consentir el uso de datos, permitiendo a los tutores ejercer derechos sobre estos.
- Acceso a datos de fallecidos: Personas cercanas podrán solicitar la rectificación o eliminación de datos de un fallecido, salvo prohibición expresa.
- Derecho al olvido: Se podrá eliminar información personal inadecuada, inexacta o no pertinente bajo solicitud.
- Protección en el ámbito laboral: Se regulan los derechos a la privacidad en dispositivos digitales, videovigilancia y geolocalización de trabajadores.
- Derechos digitales: Se reconocen derechos como la neutralidad de Internet, el acceso universal, la seguridad digital y la educación digital.
- Sanciones: Se establece un sistema de infracciones y sanciones basado en el RGPD, clasificando las violaciones en leves, graves y muy graves.
Preguntas y Respuestas sobre Gestión Documental y Datos
- ¿Qué diferencia a los datos de la información? b) La información permite tomar decisiones. Los datos, solos, no.
- La gestión de toda la documentación en un solo lugar recibe el apelativo de… a) Centralizada.
- Una ventaja del sistema numérico es que… b) Evita duplicar referencias.
- Las nóminas y los seguros sociales se suelen archivar siguiendo el sistema… b) Cronológico.
- Cuando el volumen de documentos es muy elevado, es preferible utilizar un archivo… b) En formato electrónico.
- Para evitar accesos externos indeseados a un ordenador conectado a Internet se suele… b) Instalar un firewall.
- Cualquier empresa que trabaje con datos personales en España está obligada a… d) Las opciones anteriores son correctas.
- En el desarrollo de la labor de archivo es recomendable… b) Ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
- La correspondencia se divide en… b) Entradas, salidas y comunicaciones internas.
- Una ventaja del uso de compañías de mensajería es que… b) Adaptan la recogida y entrega al cliente.
- La destrucción de los documentos confidenciales cuando no son necesarios se regula… b) En la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.
- Un conjunto de documentos escritos relacionados entre sí y que contiene información sobre un asunto concreto recibe el nombre de… a) Expediente.
- ¿Cuál de las tres erres se aplica cuando se generaliza en la empresa la realización de impresiones a doble cara? b) Reducir.
- Programa informático capaz de obtener información de un conjunto de datos informáticos: b) Sistema de gestión de bases de datos.