Sistemas de Información Administrativa (SIA)
1. Características del SIA
Un SIA efectivo se caracteriza por los siguientes atributos:
- Comprensibilidad: El sistema debe ser fácil de entender y utilizar, empleando términos y símbolos adecuados para su correcta interpretación.
- Confiabilidad: La información proporcionada debe ser precisa, congruente con los hechos, real y comprobable desde su origen hasta su entrega.
- Relevancia: La información debe ser esencial para el área de responsabilidad del administrador, enfocándose en sus necesidades específicas.
- Integridad: Debe contener todos los datos necesarios para que el administrador tome decisiones informadas y resuelva problemas eficazmente.
- Concisión: El sistema debe omitir información irrelevante, resumir los datos clave y evitar detalles innecesarios.
- Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento preciso en que el administrador la necesita, evitando su uso inadecuado o la pérdida de su valor.
- Calidad: Se refiere a la precisión con la que la información refleja la realidad, a un costo razonable de procesamiento y distribución.
2. Componentes del SIA
Un SIA se compone de cuatro elementos principales:
- Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas, que se incorporan continuamente al sistema.
- Procesamiento: Transformación, organización y archivo de los datos obtenidos, generalmente mediante computadoras.
- Salidas: Información procesada presentada en formatos accesibles, como informes, diagramas, cuadros y resúmenes, para facilitar la toma de decisiones.
- Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste que permite evaluar la utilidad de la información generada y realizar mejoras. Los resultados y las salidas en sí mismas constituyen una forma de retroalimentación.
3. Tipos de Sistemas
- Sistemas Formales: Se basan en definiciones preestablecidas de datos y procedimientos para su recolección, almacenamiento, procesamiento, distribución y uso.
- Sistemas de Nivel de Conocimientos: Se apoyan en especialistas para integrar nuevos conocimientos al negocio.
- Sistemas de Nivel Estratégico: Ayudan a los directivos a abordar cuestiones estratégicas a largo plazo, considerando tendencias en empleos y costos.
4. Cambios Generados por los Sistemas de Información
- Trabajo Más Eficiente: Los SIA facilitan la operación eficiente en diversos sectores, como reservas de pasajes, banca electrónica, administración de hospitales y contabilidad.
- Cambio Global en el Concepto de Industria: Los SIA permiten a las empresas realizar operaciones directamente entre sí, como en el caso de las transacciones bancarias con dinero, acciones y seguros.
- Ideas e Información, Más Importantes Que el Dinero: En la era actual, las ideas y la información son recursos clave, a diferencia de la era industrial donde el capital y los recursos tangibles eran primordiales.
5. Principios en el Desarrollo de Sistemas de Información
- Implicar al usuario.
- Aplicar un método de resolución de problemas.
- Definir fases y actividades.
- Establecer normas para el desarrollo y la documentación.
- Justificar los sistemas como una inversión de capital.
- No tener miedo a cancelar o revisar un proyecto.
- Divide y vencerás.
- Diseñar sistemas que puedan crecer y cambiar.
6. Ciclo de Vida de un Sistema
El ciclo de vida de un sistema comprende las siguientes etapas: Percepción de la Necesidad, Estudio de Factibilidad, Diseño Lógico, Diseño Físico, Construcción, Prueba e Implementación, Operación y Mantenimiento.
7. Método de Desarrollo en Espiral
Este método se centra en la gestión de riesgos, dividiendo el proyecto en miniproyectos que abordan riesgos específicos hasta que estén controlados. Una vez controlados los riesgos, el modelo finaliza de forma similar al ciclo de vida en cascada.
8. Controles de Seguridad en un Sistema
Debido a la importancia de los sistemas automatizados, es crucial protegerlos y asegurar su precisión y confiabilidad. Esto implica definir planes de contingencia para prevenir fallos y proteger los datos almacenados electrónicamente, ya que su vulnerabilidad es mayor que la de los datos procesados manualmente.