Tecnicas centradas en el puesto de trabajo

TEMA 2: EL ANÁLISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

2.1. Introducción

Desde la perspectiva de los RRHH, el análisis del puesto de trabajo es el proceso fundamental del que dependen la mayoría de las actividades relacionadas con los RRHH.

2.2. Diseño del puesto de trabajo y análisis

El análisis del puestode trabajo es el proceso que consiste en describir y registrar el fin de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades,

Fines e importancia del análisis del puesto de trabajo

El análisis del puesto de trabajo ayuda a tomar diversas decisiones relativas a los RRHH, tales como selección, promoción, evaluación del rendimiento y otras actividades y funciones.

• Estructura de la organización: ayuda a decidir de qué forma deberá dividirse el conjunto total de tareas de la organización en unidades, divisiones, departamentos, unidades de trabajo, etc.
• Estructura de los puestos de trabajo: ayuda a decidir de qué forma deberán agruparse los trabajos en puestos y familias de puestos.
• Grado de autoridad: ayuda a comprender la forma en que se distribuye la autoridad de toma de decisiones
• Alcance de control: ayuda a conocer las relaciones de dependencia jerárquica de una organización, así como la cantidad y tipo de personas que están bajo las órdenes de un superior.
• Criterios de rendimiento: debido a que los criterios de rendimiento se establecen en relación al puesto de trabajo, puede evaluarse el rendimiento individual y de grupo.
• Redundancia de empleados: el análisis del puesto de trabajo ayuda a determinar las redundancias de empleados que se producen durante las fusiones, las adquisiciones y las reducciones del tamaño de la plantilla.
• Consejo: guía a los supervisores y a las personas interesadas a la hora de dar referencia y preparar historiales personales para los empleados que dejan la organización y buscan un nuevo empleo.

Contribución del APT a otros procesos de recursos humanos

Existen muchas relaciones entre el análisis del puesto de trabajo y otras actividades de RRHH, así como con las metas y características de la organización. Son las siguientes:

• Planificación de RRHH
• Reclutamiento y selección
• Evaluación del rendimiento
• Formación
• Gestión y planificación de la carrera profesional
• Retribución
• Valoración de puestos
• Seguridad en el trabajo

¿Qué habría que analizar?

Los aspectos que normalmente tratan de conocerse mediante el análisis de puestos de trabajo y que, por tanto, determinan la información a obtener están relacionados con:

• Actividades que de hecho se llevan a cabo: qué es lo que realmente hacen los titulares en el trabajo
• Percepciones: qué es lo que los titulares creen que hacen en el trabajo.
• Normas: qué es lo que debería hacer los titulares en el trabajo.
• Planes: qué es lo que los titulares tenderán a hacer en futuros trabajos.
• Motivación: qué es lo quieren hacer los titulares en el trabajo.
• Capacidad: qué es lo que pueden hacer los titulares en el trabajo.
• Potencial: qué es lo que los titulares pueden hacer, pero no están haciendo de hecho.
• Futuro: qué es lo que se espera que los titulares hagan en su trabajo en el futuro.

El diseño de los puestos de trabajo tiene una gran importancia sobre la satisfacción del individuo, su motivación y los niveles de rendimiento.

Desafortunadamente, esta influencia puede ser negativa, como, por ejemplo, cuando da origen al aburrimiento del empleado, al absentismo laboral, al sabotaje…

Por lo tanto, el diseño del puesto de trabajo debe abarcar varias características esenciales:

• Variedad de habilidades: grado en el que un puesto requiere llevar a cabo diversas actividades para realizar el trabajo, que suponga el uso de un conjunto de habilidades y características diferentes de la persona.
• Significación del puesto: grado en el que un puesto tiene una importancia sustancial para la vida de otras personas, ya sean de la propia organización o del exterior.
• Identidad del puesto: grado en el que un puesto requiere hacer “en su totalidad” un trabajo identificable, es decir, hacer el trabajo desde el principio hasta el final, con un resultado visible.
• Autonomía: grado en el que un puesto proporciona libertad, independencia y discreción a la persona para programar el trabajo y decidir los procedimientos mediante los cuales se llevará a cabo.
• Retroalimentación del puesto: grado en el que realizar las actividades que requiere el puesto de trabajo aporta a la persona información directa y clara sobre la efectividad de su rendimiento.
• Elementos cognitivos del puesto: elementos concretos de un puesto, como la comunicación, la toma de decisiones, el análisis o el procesamiento de la información.
• Elementos físicos del puesto: elementos concretos de un puesto, como iluminación, colores, sonidos, velocidad o ubicación.

Las actividades y comportamiento concretos que constituyen el puesto de trabajo se denominan cometidos.

El aspecto crucial de un puesto de trabajo es la razón por la que se ha creado y existe, los fines de ese puesto. La intención de cada puesto de trabajo respecto del producto final de la organización influye en su diseño.

Los enfoques que influyen en el diseño del puesto de trabajo son:

1. Ergonomía: se trata de diseñar y modelar los puestos de trabajo para que se adecuen a las capacidades y características físicas de los sujetos, de forma que puedan realizar mejor sus trabajos.
   1. La ampliación del puesto de trabajo: se añaden más cometidos a un puesto concreto, en lugar de trasladar al empleado de un sitio a otro para que tenga la experiencia de realizar los cometidos de varios puestos de trabajo; supone añadir más tareas con las mismas características.
   2. Enfoque de equipos.

Dos características que influyen en el diseño del puesto de trabajo son:

• Características individuales: es esencial conocer las características del individuo para determinar cuál es el diseño más adecuado y factible.
  • • Sistemas tecnológicos de la organización: el sistema tecnológico de una organización hace referencia a las máquinas, métodos y materiales que se emplean para obtener el producto. El tipo de tecnología (en el sistema) puede tener una gran influencia sobre el contenido del análisis del puesto de trabajo.

2.3. Métodos y procedimientos para la recopilación de datos

Pueden existir tantos procedimientos de recopilar información como aspectos del puesto de trabajo se desee describir. Algunos de los más utilizados son:

• La observación
• La entrevista con el titular del puesto de trabajo
• Consulta a expertos
• Diarios
• Cuestionarios

Las descripciones del puesto de trabajo debieran ser lo suficientemente detalladas como para que quien las leyera pudiera entender:

• Qué es lo que hay que hacer (campo de acción, comportamiento, cometidos y resultados
• Qué productos deberán obtenerse (fines del puesto de trabajo)
• Qué criterios de trabajo se aplican (es decir, calidad y cantidad)
• Bajo qué condiciones se realizará el trabajo
• Las características de las tareas del puesto de trabajo.

Los documentos finales del análisis del puesto de trabajo deberán incluir:

1. Denominación del puesto de trabajo
   1. Departamento y división donde se localiza el puesto de trabajo
   2. Fecha en que se ha realizado el análisis del puesto de trabajo
   3. Nombre del titular (optativo)
   4. Resumen del puesto de trabajo u objetivo del puesto de trabajo
   5. Supervisión que recibe y que ejerce
   6. Cometidos y responsabilidades principales
   7. Requisitos del puesto de trabajo y contexto del puesto de trabajo

Métodos estructurados de análisis del puesto de trabajo

El análisis estructurado del puesto de trabajo recibe su denominación por la forma y el procedimiento o sistema establecido para recopilar los datos. Un criterio para describir las técnicas estructuradas es distinguiendo entre aquellas que se centran en aspectos del puesto de trabajo (centradas en el puesto de trabajo) y las que se centran en aspectos del sujeto (centradas en la persona).

• Técnicas centradas en el puesto de trabajo

  • • • Análisis funcional del puesto de trabajo (FJA)

        
        

Fue desarrollado por el servicio de formación y empleo del Ministerio de Trabajo de EEUU durante los años 50 y 60, con objeto de describir la naturaleza de los puestos de trabajo, elaborar resúmenes de los mismos y recoger los requisitos de los empleados.

La clasificación de las actividades de los trabajos se efectúa tomando como referencia a la persona, los datos y otros elementos vinculados al puesto. Las funciones adecuadas para tratar con datos, personas o cosas son jerárquicas y ordinales, y van de lo más complejo a lo más sencillo.

• Cuestionario de descripción de los puestos de gerencia (MPDQ)

  
  

Es una de las técnicas cuantitativas más utilizadas para el análisis de puestos directivos.

Contiene 197 cuestiones relativas a las ocupaciones y responsabilidades de los gerentes, sus exigencias y restricciones, y a otras diversas características. Estas cuestiones se agrupan en 13 factores: planificación económica (de producto y de mercado), coordinación con otras unidades, control interno, responsabilidad de productos y servicios, asesoría, autonomía en la actuación, supervisión, responsabilidad económica…

Este cuestionario es adecuado para evaluar puestos de gerencia, detectar necesidades de formación, asignar retribuciones y elaborar procedimientos de selección y evaluación del rendimiento.