Reunión de información ascendente
Utilizada por la dirección de la empresa para recoger impresiones y opiniones sobre diversos temas.
Reuniones de formación
Por su frecuenciaReuniones esporádicas
Aquellas que se organizan en función de las necesidades del grupo.Reuniones continuas
Aquellas que reúnen a un grupo de personas establecidas con antelación.Reuniones de solape
Son habituales entre grupos que trabajan en turnos y que necesitan un transvase de información de lo ocurrido entre turno y turnoPor su objetivoReuniones para tomar decisiones:Con la finalidad de obtener una solución para una cuestión concreta.
Reuniones consultivas
Con el fin de obtener distintas opiniones sobre un asunto antes de tomar una decisión definitivaReuniones de feedback (retroalimentación):Para realizar una evaluación de una actividad desarrollada con anterioridad.
Reuniones para la formación de equipos de trabajo
Para desarrollar el trabajo mediante proyectos.ETAPAS POR LAS QUE DISCURREN LAS REUNIONESLa planificación de la reunión
La planificación consiste en dotar de estructura y contenido a una tarea. Para ello, se debe responder a las cuestiones siguientes:Motivos para convocar una reuniónProblema o situación que puedo resolver con ellaIdentificación de conflictos y como resolverlosIdentificación del momento oportuno para convocarlaDisposición de tiempo suficiente para su desarrollo.La preparación de la reuniónEl tiempo de la reunión
Dos criterios:La fecha de su celebración: Las reuniones han de celebrarse en el momento oportuno (día de la semana, época).La duración de la misma que dependerá de un conjunto de factores:El número de personas que la integran.El tipo de reuniónLos participantesEl organizador:Se encarga de realizar las fases de planificación y preparación de la misma, de preparar la agenda, el orden del día y de controlar los recursos técnicos y humanos necesarios. Es una figura esencial.
El moderador
Entra en escena en la fase de desarrollo. Su función principal será la de conducir el encuentro.Los ponentes o expertos
Son los invitados que aportan datos para los asistentes.Los asistentes
Los participantes, siempre presentes.La convocatoria de los participantes
Características:Ha de enviarse con antelación suficienteEspecificar el día, la hora, duración y el lugar donde se va desarrollar.Ha de contener información suficiente acerca del tema a tratar, el orden del día.Se indicará quién convoca la reunión.El lugar de la reunión y la disposición de la salaEl número de participantes
La sala ha de ser suficientemente espaciosa pero no en exceso.La disponibilidad de la sala
-Comprobar que el lugar elegido esté libre el día señalado para la misma.-La sala ha de estar provista de un adecuado número de mesas y sillas que permitan realizar el trabajo convenientemente.-Las disposición del mobiliario de forma circular facilita la comunicación entre los asistentes.-Las disposiciones en forma de U o V potencian la posibilidad de diálogo entre todos. En reuniones informativas favorecen ver y escuchar al ponente.Los recursos técnicos
Dependerán del tipo de reunión que se celebre y también de las posibilidades técnicas y económicas de la organización.Las necesidades económicas y los recursos disponibles
Hacer un listado de necesidades, realizar un presupuesto y presentarlo para su aprobación.La técnica de trabajo durante la reunión la decide quien prepara la reunión.
El desarrollo de la reunión
Comenzar la reunión puntualmente y terminarla también de forma puntual-El organizador recibirá adecuadamente a todos los participantes-Se presentarán al grupo los ponentes o expertos invitadosComentar las líneas de desarrollo de la reunión. Es importante dejar claro:El orden del díaQue no se puede interrumpir a los ponentes durante su exposición.El tiempo que tiene cada ponente para hacer su exposición y el tiempo que tiene cada participante para realizar su intervención.
Se explicará la dinámica de trabajoSe identifican los papeles de cada una de las personas que van a intervenir
Funciones y responsabilidades de cada sujetoEntregar la documentación preparadaDocumentar la reunión por escrito:Recoger por escrito lo acontecido en la reunión, especialmente las decisiones que en ella se han ido tomando.
Fijar la fecha de la próxima reunión si es necesaria como prolongación de la que acaba de terminar.
Evaluación de la reunión:
Se realiza mediante un formulario.LOS PARTICIPANTES EN LAS REUNIONESLas funciones de las personas en las reunionesLa función de organización
Responsabilidades
-Planificar y preparar la reunión-Decidir qué personas asisten y convocarlas-Invitar a expertos-Organizar la agenda-Definir las funciones de cada participante-Coordinar los recursos técnicos y humanos-Coordinar la evaluación-Resumir las decisiones-Hacer llegar las conclusiones o acuerdos a los participantesLa función de moderaciónLa función de SecretaríaTomará nota de las ideas que los participantes aporten-Resume los acuerdos que se van tomando-Redacta el acta de la reuniónLos participantes.
Preparar los temas con antelació-No llegar tarde-Comunicar la asistencia o la no asistencia-Mantener el silencio cuando no se participa-Respetar el orden del díaPsicología de los participantes en lasreuniones Participante charlatán:
Conseguir que no interrumpa la reunión.