1. Funciones y relación director eventos
Su Trabajo es coordinar en el hotel y atender los eventos reservados por El director de ventas de eventos. Se hace cargo del evento, después De que se haya realizado la firma del contrato o acuerdo, y comienza A resolver los pequeños detalles que surgen.
Debe Trabajar estrechamente con todos los departamentos, es decir, debe Trabajar con el director comercial (Es el responsable de ejecutar el Plan de mkt que se haya establecido; coordina y dirige los esfuerzos Del personal comercial), con el director de mkt(Establece los Objetivos y monitoriza los planes de acción), con el director de Revenue Management (Decide la estructura de los precios de un grupo Basándose en la fecha, período del año,los días de la semana, la Situación competitiva y el potencial del grupo),y con el director de Ventas del hotel (El responsable de captar para el hotel negocios de Grupos, relacionados con contratos de circuitos)
2.Ventajas E inconvenientes ubicación
Hotel Céntrico: +Cómodo y familiar, mejor ambiente
– Ruido, más competencia directa
Afueras Ciudad:+Fácil acceso en coche y parking gratuito, tranquilo
– Necesidad de transporte privado
Cerca Del aeropuerto:+ Comodidad, transporte urbano cercano
– Ruido aviones
3.Duración Media
Algunos Se limitan a un sólo dia y otros pueden lear a durar hasta cinco Días, aunque la media de noches de estancia está actualmente en dos Días.
Festival: Varios días / Panel: 1 a 2 horas / Exposición: Permanentes, Temporales o ambulantes / Congreso: De 1 a 5 días / Simposium: 15 a 20 min xr integrante / Fórum:Dependerá de sus carácterísticas / Mesa redonda: unas 2 horas / Conferencia: 1 a 2 horas / Feria: Varia/ Jornada: 1 a 3 días / Seminario: Variable / Vernissage: pocas horas / Workshop: Promedio de 2 días
5.Fuentes Y responsables
Publicaciones Especializadas en eventos, direcciones y pubilcciones comerciales, Asociaciones comerciales y empresariales, sitios web, oficinas de Turismo y convention bureau,conocimiento en profundidad de la cuenta En grandes empresas, asociaciones de orgnizadores de eventos (Las Bases de datos són una forma de encontrar los perfiles que se buscan Y un modo muy eficiente de conseguir futuros negocios.Van a servir Tanto para establecer contacto con cada uno de ellos, como para Conocer cuales son los eventos que orgnizan y sus caraterísticas), Publicaciones especializadas y directorios (Hay una serie de Publicaciones especializadas y directorios de empresas que están Dirigidas a atender a dif. Segmentos del mercado.), datos históricos Del establecimiento (Los análisis de los datos de los eventos Realizados a lo largo de los últmos años nos ofrecerán pistas Sobre cambios de personal en el cliente) y el personal del hotel(se Consigue: aumentar moivación del personal, hacer participar a todo El personal en el plan de mkt del hotel, que se aprovechen sus Capacidades y aportaciones, y que el personal se sienta útil y Integrado en el objetivo común).
6.Opc + diferencia convention Bureau
Opc- Organizaciones profesionales de congresos
Convention Bureau- organismos que promocionan un lugar
7.Segmento-microsegmento
Segemento: Dividir el mercado en grupos de consumidores con necesidades Similares, gustos, rentas, hábitos de compra, y así succesivamente.
Microsegmetno: Cada una de las microdivisiones apreciables en un segmento de Mercado.
Lo Idela es ser capaz de encontrar diferencias para poder crear y así Atender mejor los microsegmentos del mercado que tenga cada hotel; Así se conseguirá trabajarlos de forma más efectiva.
9. Eventos incentivo
Un viaje De incentivos consiste en una Gratificación para motivar y premiar a los trabajadores de una Empresa o a sus clientes. Es una actividad planificada que busca Crear y estimular las relaciones interpersonales y laborales de un Grupo de trabajo o premiar un trabajo bien hecho.
10. Factores imprescindibles organizador eventos
Definición de objetivos. Sé consciente y realista de cuál es el objetivo que te ha llevado a organizar el evento, qué es lo que buscas y qué necesitas para conseguirlo, ya que es muy distinto buscar fidelización de clientes que presentar un producto a nivel internacional o informar sobre un nuevo software específico para un sector.2.- Elaboración de un plan detallado. Incluye en él todos los aspectos que conforman el evento: timing, contenido, mensaje a transmitir, necesidades técnicas y humanas, elementos decorativos, merchandising, etc. Una vez conozcas todas las necesidades establece un presupuesto real adaptado a dichas necesidades y también a tus posibilidades.3.- Dónde, cuándo ¡y cómo! Una vez definidos los objetivos y los recursos con los que cuentas será mucho más fácil determinar el lugar de celebración. Porque no es lo mismo buscar un salón, auditorio o centro de conferencias para 100 que para 1000 personas, ni por el espacio ni por la logística necesaria. Confirma con antelación la fecha del evento y busca el lugar perfecto para llevar a cabo el acto. Piensa que a la hora de elegir el lugar de celebración deberías tener en cuenta aspectos tales como la tecnología o los equipos audiovisuales que necesitas pero también organizar elementos como catering, listado de ponentes, invitaciones o acreditaciones, etc. 4.- Promoción del evento Las redes sociales son el mejor altavoz para informar sobre tu evento. En tu página de Facebook, tu cuenta de Twitter y otras redes sociales en las que sepas vas a encontrar a tu público objetivo, crea un evento para que la gente pueda consultar toda la información necesaria. Son herramientas gratuitas y muy eficaces, aunque dependiendo de la premura que tengas también puedes recurrir a herramientas de pago que te aporten visibilidad como puede ser Facebook Ads o Twitter Ads. También te resultará muy útil poner en marcha campañas de email marketing, así como enviar notas de prensa a medios y blogs especializados en tu sector.5.- Ponte en el lugar del asistente / cliente ¿Qué te gustaría encontrar?, ¿qué servicios demandarías? Responder con sinceridad y de una forma realista a estas preguntas te ayudará a cumplir las expectativas del público asistente, al fin y al cabo, la razón de ser de un evento.6.- Un evento es un trabajo de equipo. Involucra a todo el personal que forme parte del mismo, hazlos sentir protagonistas y conseguirás transmitir una imagen de profesionalidad y competencia. Debes lograr que todos tus invitados y asistentes se sientan cómodos, por lo que tu papel como anfitrión es determinante. Si logras transmitir seguridad y confianza tienes buena parte del éxito asegurado.7.- Originalidad, originalidad y originalidadSe trata de crear un evento único, en el que sorprendas a los asistentes y que éstos no lo olviden a través de experiencias memorables y de hacer partícipe al público. Realiza acciones diferentes y aporta dosis de creatividad en cada acción que realices y lograrás crear tendencia y seducir a los asistentes. 8.- Transmite tus ‘valores de marca’ La imagen de empresa es lo primero que llega a los clientes. Cada detalle del evento debe ser coherente con la imagen que proyecta tu empresa: colores, diseño, claims, tipos de acciones, etc. 9.- Practica networking Provoca que los asistentes socialicen y participen en el networking, que se conozcan, que interactúen. Considera la posibilidad de promover acciones de gamificación que te permitan conectar con el público y generar un alto nivel de engagement. 10.- Mide, analiza y ten en cuenta de cara a próximos eventos.Analizar los resultados obtenidos es imprescindible para conocer los puntos fuertes y las debilidades del evento organizado sobre todo de cara a futuras ediciones