Proyecto
LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación
LOS
RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo
recursos necesarios específicos de la Tecnología de la Información:
Físicos
oSistema Central (Procesadores, Memoria principal, Almacenamiento)
oPeriféricos (Unidades de entrada, Unidades de salida; Unidades de entrada/salida)
oComunicaciones (Web, Intranet, Extranet)
·
Lógicos
oEstructuras de almacenamiento (Base de datos relacional, orientada a objetos)
oLenguajes ( Java, Php, asp, Visual, etc.)
oMétodos de diseño y desarrollo ( UML, XProgramming)
oControl de seguridad y calidad
·
Humanos
oSelección (competencias)
oFormación
oIncentivos
Estas limitaciones :
planear un proyecto
internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias
externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios
1.Tener un principio y un fin
2.Tener un calendario definido de ejecución
3.Plantearse de una sola vez
4.Constar de una sucesión de actividades o de fases
5.Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad
6.Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades
Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas
El proyecto informático
Un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultánea y/o secuencial que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información
El inicio de un proyecto informático generalmente está dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
1
-De servicio:
Este tipo de objetivos son definidos por el cliente, normalmente para alcanzar a largo plazo (3 meses a dos años) y afectan a la organización operativa y gestión del área usuaria. Pueden ser cualitativos (fiabilidad, calidad, etc.) y cuantitativos (beneficios de gestión, beneficios de funcionamiento, etc.)
2.-De producción:
Son definidos por la informática, se han de cumplir a corto plazo y afectan al desarrollo y explotación del proyecto. Normalmente son cuantitativos (costo, plazo, calidad, rendimiento, etc.). En cuanto a los objetivos costo, plazo y calidad, lo más importante es señalar que no se pueden alanzar los tres simultáneamente. Si dos están especificados, es necesario que el tercero pueda variar.
3.-Estratégicos:
Son definidos por la Dirección General, su alcance es a largo plazo (de 3 a 5 años) y afectan a todas las áreas de la empresa. Normalmente son cualitativos (cobertura, integración, imagen, migración, etc.).
TIPOS DE PROYECTO
Proyectos de investigación básica
La investigación básica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es máxima y el riesgo de no conseguir algún resultado es muy grande
·
Proyectos de investigación aplicada
Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de proyecto definido anteriormente, ya que cada investigación ira dirigida a un propósito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo.
·
Proyectos de investigación y desarrollo (I+D)
Estos ya son aplicaciones muy específicas que han de dar lugar a la producción de prototipos y donde se realiza un diseño previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad.
·
Proyectos correspondientes a la construcción de cualquier elemento
Objetivos
El primer factor a desarrollar en un proceso de planeación son los objetivos a los que le apunta el proceso. Si se cumplen los objetivos se puede afirmar que el proyecto ha terminado.
Los objetivos se clasifican en objetivos generales y objetivos específicos. El primero representa el fin último del proyecto u objeto del contrato (desde el punto de vista de contratación). Los objetivos específicos son el camino que conduce al objetivo general
Tipos de actividades:
ØSecuenciales–
Actividades que deben ser desarrolladas en estricto orden secuencial-.
ØParalelas–
Actividades que se pueden ejecutar simultáneamente-.
ØIndependientes–
Actividades que pueden ser adelantadas en forma independiente -.
La Carta Gantt es un sistema de cronograma del proyecto. Proporciona detalladamente el tiempo de duración de las actividades. Permite reordenar la matriz lógica en caso de posibles inconsistencias.
, la carta Gantt nos dice cuanto se demorarán en desarrollar cada objetivo específico y así se dimensiona correctamente un tema, de tal forma que podamos acortar horizontes, si el proyecto es demasiado grande.
La Carta Gantt debe ser creada pensando en que se trabaja ocho horas diarias de Lunes a Viernes. Se recomienda que la subdivisión del tiempo a emplear sean las semanas.
, una gráfica de Gantt es una forma fácil para calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.
La ventaja principal de la gráfica de Gantt es su simplicidad. El encargado de diseñar un proyecto encontrará que esta técnica no solamente es fácil de usar, si no que también lleva por si misma a una comunicación valiosa con los usuarios finales. Otra ventaja del uso de una gráfica de Gantt es que las barras que representan actividades o tareas son trazadas a escala, esto es, el tamaño de la barra indica la longitud relativa del tiempo que llevara a terminar la tarea.
PERT (Program Evaluation and Review Technique), son las siglas de evaluación de programa y técnicas de revisión. Un programa (sinónimo de proyecto) es representado por una red de nodos y flechas, y es luego evaluado para determinar las actividades criticas, mejorar la calendarización, si es necesario, y revisar el avance una vez que el proyecto se realiza.
Su fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.
El PERT está orientado hacia la evaluación del progreso del proyecto hacia sus objetivos, concentra la atención sobre los problemas potenciales o reales del proyecto, proporciona a los responsables informes frecuentes y precisos del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor espacio de tiempo en el que puede realizarse el proyecto.
EL PERT fue desarrollado a finales de los anos cincuenta para ser usado en el proyecto del Submarino Nuclear Polaris de la Armada Estadounidense. Según se reporta, ahorró a la armada de Estados Unidos, dos años de tiempo de desarrollo.
El PERT es útil cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez de en secuencia. El diseñador del proyecto puede beneficiarse del PERT aplicándolo a los proyectos informáticos a una escala más pequeña, especialmente cuando algunos miembros del equipo pueden estar trabajando en determinadas actividades al mismo tiempo que los compañeros pueden estar trabajando en otras.
Características:
·Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por flechas.
·Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal.
·Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto.
·Los nodos del grafo, representado por círculos o rectángulos, corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede representar hasta dos instantes distintos, el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo.
·Es una herramienta de cálculo, y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto.
la presentación al grupo-curso del proyecto elegido
MANTENER TODAS LAS MIRADAS AL FRENTE Y AL CENTRO
Usted es el único que puede decidir que el tema los cautive, o que comiencen a moverse y a reflejar su inquietud con aburrimiento e indiferenci
. Empiece por el Principio
Domine lo que quiere decir. No dé rodeos mientras su audiencia espera que llegue al punto central. Mucho antes de salir al escenario, decida qué quiere decir y luego haga un esquema de su presentación de principio a fin. Usted debe tener acceso a un computador, después de todo Usted está en la vanguardia. Además, debe tener acceso a software para presentaciones y a un dispositivo de proyección. Por lo tanto tenga en cuenta en que forma el esquema de su presentación va a llegar a la pantalla gigante, o por lo menos a la pantalla que va a usar usted en su presentación.
2. Sea Informativo, No Abrumador
Al crear su esquema, plantee rápida y directamente los puntos principales; luego, respáldelos con investigaciones relevantes, observaciones convincentes y cualquier otro tipo de evidencia que fortalezca el tema de su presentación. «Vamos hacia allá». Fije un derrotero para que su audiencia sepa lo que puede esperar.
3. Prepare una Visión General de la Presentación
Organice la presentación de las diapositivas que realmente va a presentar. Esta servirá a su audiencia como mapa y guía durante su presentación. Cada diapositiva debe tener solamente el texto y las gráficas suficientes para que sirvan de apoyo -no para dominar su presentación oral.
4. Prepárese para su Presentación como si Usted Fuera un Actor
Mientras mejor domine sus nervios, más efectiva será su presentación. La mejor manera de lograrlo es ensayando. Imagine que usted es un actor que va a realizar una representación. Para hacerla no es suficiente leer las diapositivas tal como aparecen en la pantalla. Y a no ser que usted sea excepcionalmente locuaz y tenga mucha práctica en el arte de hablar en público, no trate de improvisar en la presentación
5. Párese y Haga Su Presentación de Manera Clara y Comprensible
Ahora que comenzó, recuerde hablar con su volumen de voz normal y dejar que el sistema de sonido haga su trabajo. Gritar por un micrófono no va a sumarle puntos con la audiencia, especialmente si el volumen está demasiado alto.
Libere su presentación de muletillas tales como «bueno», «usted sabe», «entonces» y «mm mm». Algunos presentadores utilizan «bueno» en forma monótona después de casi cualquier idea, parecen preguntar a la audiencia permanentemente si entendió lo que se está diciendo. Este tipo de «ruido» desgasta los nervios de la audiencia y la distrae del punto que esta usted tratando de comunicar
6. Tenga un Plan de Respaldo
Asegúrese de saber que hacer si suceden fallas técnicas. Por ejemplo, no olvide traer copias de su presentación en un disco (CD-ROM), o pendrive por si el computador falla. Una copia en CD-ROM o pendrive le dará la opción de sustituir un computador dañado por otro. También es conveniente dejar una copia de la presentación en un sitio Web, así tendrá otra fuente desde la que pueda presentar sus diapositivas
modulo 24
En este módulo promoveremos la adaptación a los cambios que sufrirá inevitablemente el proyecto, analizando las consecuencias que trae al proyecto un recorte presupuestario imprevisto.
El presupuesto de su empresa es, básicamente, un conjunto de directrices de gasto y ahorro. A continuación se señalan problemas comunes asociados a muchos presupuestos, así como algunas soluciones que pueden ayudarle a mantenerse dentro de las directrices presupuestarias, con las ventajas que ello supone.
El desafío es ajustar el presupuesto de nuestros proyectos, cuando éste sufre merma.
1. Acepte el período de aprendizaje
Se necesita cierta experiencia para convivir con un presupuesto. Recortar los gastos, familiarizarse con los ciclos de ingresos o determinar cuánta reserva de efectivo se debe mantener son habilidades y conocimientos cuya adquisición requiere cierto tiempo
2. Esté preparado para equivocarse en sus cálculos presupuestarios
Ésta debería ser la primera regla a la hora de elaborar un presupuesto: saber que las previsiones presupuestarias son suposiciones, simplemente.
3. Trabaje de un modo flexible
Del mismo modo que se requiere flexibilidad a la hora de elaborar un presupuesto, también es necesaria cuando se trata seguirlo
Proyecto
4. Controle el flujo de caja
Si desea ajustarse a un presupuesto, asegúrese de que su presupuesto de entrada es más que suficiente para compensar las salidas. Supervise estrechamente sus ingresos para asegurarse de que dispone de los fondos necesarios para pagar las facturas, sobre todo si los períodos entre cobros son prolongados.
5. Sea prudente
Cuando elabore su presupuesto, es recomendable exagerar los gastos y reducir la previsión de ingresos. Esa estrategia también resulta sólida cuando se trata de asegurar el flujo de caja. Busque fórmulas de ahorro tales como planes de llamadas telefónicas, convenios de transporte para su gente en terreno, mobiliario de oficina más económico y otros medios de reducir la carga sobre sus ingresos
6. Alimente una reserva de efectivo
La incertidumbre asociada a los presupuestos (tanto por lo que respecta a los ingresos como a los gastos) supone una de las principales amenazas a la supervivencia y al éxito de cualquier pequeña empresa. Además de que sea recomendable recortar los gastos en la medida de lo posible, nunca está de más reservar algunos ingresos. Si puede permitírselo, destine una parte de cada entrada que reciba a un depósito de ahorro. Ese dinero no sólo resultará práctico para los gastos previsibles, como los impuestos, sino que puede ser decisivo si debe realizar algún pago inesperadamente elevado
7. Compruebe su presupuesto todos los meses
Es muy importante recalcar este punto. Repase su presupuesto todos los meses y examine el flujo de caja para asegurarse de que los fondos disponibles bastan para cubrir el pasivo. Si sigue el segundo punto citado y ajusta el presupuesto sobre la marcha, dispondrá de un fondo de emergencia para responder ante los desajustes presupuestarios mensuales. Utilícelo cuando los costos superen las previsiones y ahorre dinero para el fondo de contingencias cuando tenga superávit.
8. Utilice el presupuesto como herramienta de moderación, no de restricción
Elaborar un presupuesto riguroso y ajustarse a sus límites constituye el mejor medio de aprender disciplina fiscal. Pero no tema desviarse del presupuesto en alguna ocasión si realmente está justificado
Control del presupuesto
La clave de una organización para una buena administración de finanzas, es comparar los ingresos y egresos con los que se proyectaron en el presupuesto. Esta información es esencial.
Un monitoreo financiero solamente puede llevarse a cabo con éxito cuando el administrador trabaja en equipo con el administrador financiero, y cuando se consideran la planeación y monitoreo como partes conjuntas del mismo ciclo. Tanto el administrador financiero como el administrador de proyectos deben:
ØProyectar los ingresos y egresos durante el proceso de planeación;
ØComparar los ingresos y egresos reales con las proyecciones mientras se monitorea el programa;
ØRevisar periódicamente la manera cómo se asignan los costos.