Tema 6:La calidad en la gestión de proyectos
1. Definiciones
2. Carácterísticas del proyecto
3. Calidad de los procesos de gestión de proyectos
3.1. Proceso estratégico
3.2. Gestión de la coordinación de procesos
3.3. Procesos relacionados con el alcance
3.4. Procesos relacionados con el tiempo
3.5. Procesos relacionados con costes
3.6. Procesos relacionados con los recursos
3.7. Procesos relacionados con el personal
3 8 Procesos relacionados con la comunicación
3.9. Procesos relacionados con riesgos
3.10. Procesos relacionados con compras
4. Aprender del proyecto
1 Definiciones
Plan de proyecto
Es el documento que especifica lo que es necesario para alcanzar los objetivos del proyecto, donde se pueden dar las siguientes peculiaridades: un plan de proyecto debería incluir o remitir al plan de calidad del proyecto y el plan de proyecto abarca también otros planes como las estructuras organizativas, recursos, calendario y presupuesto.
Parte interesada:
Son el individuo o grupo de individuos con un ínterés común en las prestaciones de la organización suministradora y en el entorno en el cual opera. La organización suministradora es la organización del proyecto. Entre las partes interesadas se puede incluir:
El cliente, destinatario del producto/sistema/servicio del proyecto.
El consumidor, como usuario del producto/sistema/servicio del proyecto.
El propietario, como organización originaria del proyecto.
El socio (cada entidad que participa en un proyecto conjunto).
El financiador, como institución financiera.
El subcontratista, organización que proporciona productos a la organización del proyecto.
La sociedad, por ejemplo las entidades jurisdiccionales o normativas y el público en general.
El personal interno, como miembros de la organización del proyecto.
Proceso:
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Entre los recursos se pueden incluir la gestión, servicios, personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
Evaluación de la marcha del proyecto:
Es la evaluación de la marcha de los resultados de las actividades del proyecto, llevada a cabo en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida del proyecto y en diversos procesos del proyecto, basada en criterios definidos para los procesos y el producto del proyecto.
2 Carácterísticas del proyecto
-Gestión de proyectos
Incluye la planificación, la organización, el seguimiento y el control de todos los aspectos del proyecto en un proceso continuo para conseguir sus objetivos. Los procesos y objetivos de la gestión de la calidad se aplican a todos los procesos de la gestión.-Fases y procesos del proyecto
Un proyecto es un proceso que puede dividirse en muchos subprocesos independientes. La implantación de la secuencia de subprocesos de un modo ordenado y progresivo puede exigir el agrupamiento coherente de sub-procesos de fases. Para la organización responsable del proyecto, ese agrupamiento en fases supone un medio de supervisar la consecución de objetivos, con el fin de conseguir un compromiso progresivo. Puede producirse un solapamiento significativo de las fases en el ciclo de vida del proyecto.3.0 Calidad de los procesos de gestión de proyectos
Los procesos de gestión de proyectos están agrupados según su afinidad, por ejemplo, todos los procesos relacionados con el tiempo están incluidos en un grupo. Se presentan diez grupos de procesos de gestión de proyectos. El primero es el proceso estratégico que legitima y fija la dirección del proyecto. El segundo abarca la gestión de coordinación entre los otros procesos. Los otros ocho grupos son procesos relacionados con el alcance, el tiempo, el coste, los recursos, el personal, la comunicación, el riesgo y las compras.
3.1. Proceso estratégico
Es un proceso que establece, organiza y dirige la realización de los otros procesos del proyecto.Al establecer la dirección del proyecto, deberían considerarse los siguientes conceptos:
–
Es de extrema importancia la satisfacción de las necesidades expresadas e implícitas del cliente y de otras partes interesadas.
Es conveniente entender claramente las necesidades del cliente y de otras partes interesadas, para asegurar que todos los procesos se centran en esas necesidades y son capaces de satisfacerlas. Es conveniente resolver cualquier conflicto entre las partes interesadas.–
Un proyecto se lleva a cabo como un conjunto de procesos planificados e interdependientes
Es conveniente identificar y documentar los procesos del proyecto, sus propietarios y las responsabilidades y autoridad de los mismos. Deberían fijarse políticas para los procesos del proyecto. Se debería considerar la estructura del proyecto final y sus componentes para asegurar que se identifican los procesos apropiados.–
Es necesario concentrarse en la calidad tanto de los procesos como del desarrollo de los sistemas de telecomunicación e informáticos para cumplir los objetivos del proyecto.
Para cumplir los objetivos del proyecto, es conveniente enfatizar la calidad de los procesos de gestión de proyecto y la calidad del desarrollo de sistemas de telecomunicación e informáticos (producto) del proyecto.–
La dirección es responsable de crear un entorno favorable a la calidad
Los medios para crear tal entorno deberían incluir los siguientes:Proporcionar una estructura organizativa y un apoyo conveniente para cumplir los objetivos,tomar decisiones basadas en datos e información objetiva,proporcionar evaluaciones sobre la marcha del proceso y utilizarlas a favor de la calidad, involucrar a todo el personal del proyecto para conseguir la calidad en el proceso y proyecto y establecer las relaciones de beneficio mutuo con subcontratistas y otras organizaciones.–
La dirección es responsable de la mejora continua
En una organización que origina proyectos de sistemas de telecomunicaciones e informáticos, la dirección es responsable de la continua búsqueda de mejoras de la calidad de sus procesos mediante el aprendizaje basado en la experiencia.3.2 Gestión de la coordinación de los procesos
La gestión general de las interdependencias entre los procesos del proyecto es responsabilidad del director del proyecto. Los procesos de gestión de la coordinación son los siguientes:
–
Inicio del proyecto y desarrollo del plan del proyecto
Es conveniente tener siempre preparado y actualizado un plan de proyecto que incluya un plan de calidad.El grado de detalle aplicado estará en función del tamaño y la complejidad del proyecto.
-Gestión de interacciones
Para facilitar las relaciones planificadas entre los procesos, es necesario gestionar las interacciones del proyecto. Esto debería incluir el establecimiento de procedimientos para la gestión de interfaces.– Gestión de cambios
La gestión de cambios abarca la identificación y documentación de la necesidad del cambio y su impacto, junto con la revisión y aprobación de cambios en los procesos y el producto.La gestión de cambios incluye la gestión de cambios en el alcance del proyecto y en el plan del proyecto. Antes de autorizar un cambio, es conveniente analizar la finalidad, la extensión y el impacto del mismo.–
Cierre
Durante el proyecto debería asegurarse que todos los procesos de proyecto se cierran tal como está planificado. Esto incluye asegurarse de que se recogen y conservan los registros durante un tiempo determinado. Debe llevarse a cabo una revisión completa del funcionamiento del proyecto.El cierre del proyecto debería comunicarse formalmente a las partes interesadas implicadas.
3.3 Procesos relacionados con el alcance
El «alcance» incluye una descripción del producto del proyecto, sus carácterísticas y como se ha de medir o evaluar. Estos procesos tienen por objetivo:
-Traducir los requisitos del cliente y de otras partes interesadas en actividades concretas para conseguir los objetivos del proyecto y organizar estas actividades.
– Asegurarse de que las personas trabajan específicamente dentro del alcance durante la realización de las actividades.
-Asegurarse de que las actividades llevadas a cabo en el proyecto cumplen los requisitos descritos en el alcance.
Los procesos relacionados con el alcance son los siguientes:
–
Desarrollo del concepto
Las necesidades del cliente sobre los sistemas de telecomunicación e informáticos y los procesos tanto las explicitas como las implícitas, deberían traducirse a requisitos documentados. Es conveniente identificar a las otras partes interesadas y establecer sus necesidades, traducirlas a requisitos documentados y, cuando sea relevante, acordarlas con el cliente.–
Desarrollo y control del alcance
Al desarrollar el alcance, es conveniente identificar las carácterísticas de los sistemas de telecomunicación e informáticos objeto del proyecto y documentarlas ampliamente como sea posible en términos medibles para su utilización como en base al diseño y al desarrollo. Los cambios en la gestión del alcance se tratan en el proceso de gestión de cambios.–
Definición de actividades
El proyecto debería estar estructurado sistemáticamente en actividades gestionables para satisfacer las necesidades del cliente sobre los sistemas de telecomunicación e informáticos y los procesos. Al definir las actividades, la gestión del proyecto debería involucrar al personal que llevará a cabo las actividades, con el fin de beneficiarse de su experiencia y para conseguir su comprensión y aceptación. Cada actividad debería definirse de modo tal que sus resultados sean medibles. Debería comprobarse que la lista de actividades es completa.–
Control de actividades
Las actividades definidas a lo largo del proceso de definición de actividades deberían llevarse a cabo y controlarse según el plan del proyecto. En el control de las actividades se incluye el control de las interacciones para minimizar conflictos y malentendidos. Es conveniente revisar y evaluar las actividades para identificar las deficiencias y las oportunidades de mejora.3.4 Procesos relacionados con el tiempo
Estos procesos tienen por objeto determinar las dependencias y la duración de las actividades, y asegurar la conclusión a tiempo del proyecto. Son los siguientes:
-Planificación de dependencias de actividades
Es conveniente identificar y documentar la coherencia de las interrelaciones, las interacciones lógicas y las interdependencias entre las actividades del proyecto. Es conveniente identificar, justificar y documentar cualquier necesidad de cambios de los datos de referencia.–
Estimación de la duración
La duración de las actividades debería ser estimada por personal con responsabilidad para esas actividades. Debería comprobarse la exactitud de las estimaciones de tiempo a partir de experiencias anteriores y sus posibilidades de aplicación a las condiciones del proyecto actual. – —Desarrollo del calendario
Es conveniente identificar y verificar los datos de entrada para la elaboración del calendario para comprobar que cumplen las condiciones específicas del proyecto. Es conveniente prestar especial atención a la identificación de las actividades de largo plazo de ejecución o de larga duración y el camino crítico. Es conveniente elegir formatos de calendario normalizado, apto para las diversas necesidades del usuario.–
Control del calendario
Es conveniente establecer el ritmo de revisiones del calendario y la frecuencia de recogida de datos para asegurar el control adecuado de las actividades del proyecto y de la información relacionada con el mismo. Es conveniente utilizar calendarios actualizados en las evaluaciones de la marcha del proceso y en las reuniones.
3.5 Procesos relacionados con costes
Estos procesos tienen por objeto prever y controlar los costes del proyecto y asegurarse de que el proyecto se finaliza dentro de las limitaciones del presupuesto, y son los siguientes:
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Estimación de costes
Es conveniente identificar claramente todos los costes del proyecto. Es conveniente revisar las estimaciones de costes de experiencias anteriores para asegurarse de que son correctas en las actuales condiciones del proyecto. Los costes deberían estar documentados y ser fácilmente trazables hasta su origen.–
Elaboración del presupuesto
El presupuesto debería basarse en las estimaciones de costes y en el calendario, con un procedimiento definido para su aceptación.El presupuesto debería ser coherente con los requisitos del proyecto; es conveniente identificar y documentar todas las hipótesis, tolerancias y contingencias.-Control de costes
Antes de realizar cualquier gasto, se debería establecer y documentar los procedimientos que se han de seguir en el sistema de control de gastos, y comunicarse a los responsables de autorizar el trabajo o el gasto. Es conveniente establecer el ritmo de revisiones, la frecuencia de recogida de datos y las previsiones para asegurar el control adecuado de las actividades del proyecto y de la información relacionada con el mismo.3.6 Procesos relacionados con los recursos
Estos procesos tienen por objeto planificar y controlar los recursos. Ayudan a identificar cualquier problema posible en relación con los recursos. Entre los ejemplos de recursos se incluyen el soporte lógico (software) de ordenadores, equipos, instalaciones, financiación, sistemas de información, materiales, personal, servicios y espacio. Estos procesos son los siguientes:
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Planificación de recursos
Es conveniente identificar los recursos necesarios para el proyecto. Los planes de recursos deberían especificar que recursos serán requeridos por el proyecto y cuando se necesitaran de acuerdo con el calendario especificado. Los planes deberían indicar como y donde se obtendrán y se asignaran los recursos y, si procede, los métodos de disposición de los recursos excedentes.-Control de recursos
Debería establecerse el calendario de revisiones, la frecuencia de recogida de datos y las previsiones con el fin de asegurar el control adecuado del suministro de recursos y para asegurar que los recursos restantes son suficientes para cumplir los objetivos del proyecto.Es conveniente identificar las desviaciones del plan de recursos, analizarlas y, si es necesario, actuar en consecuencia.3.7 Procesos relacionados con el personal
Las personas determinan la calidad y el éxito del proyecto. Los procesos relacionados con el personal tienen por objeto crear un entorno en el que las personas pueden contribuir con eficacia y eficiencia del proyecto. Estos procesos son los siguientes:
– Definición de la estructura organizativa del proyecto
La estructura organizativa del proyecto debería establecerse normalmente de acuerdo con la política de la organización originaria y las condiciones particulares del proyecto. Deberían utilizarse, cuando estén disponibles, experiencias anteriores para la selección de la estructura organizativa más apropiada.Debería diseñarse la estructura organizativa del proyecto para estimular la comunicación efectiva y la cooperación entre todos los participantes en el mismo.–
Asignación de personal
Es conveniente definir las aptitudes necesarias en términos de formación inicial, conocimientos y experiencia del personal que trabaja en el proyecto.Cuando se prevean dificultades en la contratación de personal debido a los requisitos de aptitud, es conveniente prever tiempo adicional para la contratación y el entrenamiento.-Desarrollo del equipo
El desarrollo del equipo debería incluir las acciones de dirección y las individuales tomadas específica y fundamentalmente para mejorar el rendimiento del equipo. Es conveniente reconocer y premiar el buen trabajo en equipo. La dirección debería crear un ambiente de trabajo que estimule la excelencia, las buenas relaciones de trabajo, la confianza y el respeto dentro del equipo y con todos los que participen en el proyecto.
3.8 Procesos relacionados con la comunicación
Estos procesos tienen por objeto facilitar el intercambio de información necesaria para el proyecto. Ellos aseguran que la generación, recogida, difusión, registro y disposición de información del proyecto se realiza a tiempo y de manera adecuada. Estos procesos son los siguientes:
-Planificación de la comunicación
La planificación de la comunicación debería tener en cuenta las necesidades del proyecto y de los individuos que participan en el mismo. El plan de comunicación debería definir la información que se comunicara formalmente, los medios utilizados para transmitirla y la frecuencia de comunicación. Es conveniente definir en el plan la frecuencia, el calendario y la finalidad de las reuniones.-Gestión de la información
El sistema de gestión de la información debería diseñarse teniendo en cuenta tanto las necesidades del proyecto como de las organizaciones originarias. Debería incluir los procedimientos para preparar, recoger, identificar, clasificar, distribuir, grabar, actualizar, archivar y recuperar la información. Esta debería incluir las condiciones predominantes en el momento que se origine. Ello permitirá comprobar la validez y adecuación de la información antes de utilizarla en otros proyectos.–
Control de la comunicación
El sistema de comunicación debería implantarse tal y como se haya planificado y controlarse y revisarse para asegurarse de que continua cumpliendo las necesidades del proyecto. Es conveniente prestar atención particular a las interfaces entre las funciones y los organismos en donde pueden ocurrir malentendidos frecuentemente.3.9 Procesos relacionados con riesgo
La gestión de riesgos del proyecto trata las incertidumbres a lo largo de todo el proyecto y requiere de un planteamiento estructurado. La finalidad de los procesos relacionados con riesgo es minimizar el impacto de los acontecimientos potenciales negativos y aprovechar plenamente las oportunidades de mejora, el término riesgo abarca ambos aspectos. Los procesos relacionados con el riesgo son los siguientes:
-Identificación de riesgos
Deberían identificarse los riesgos de los procesos del proyecto y de los sistemas de telecomunicación e informáticos (como producto) y los medios para determinar cuándo se superan los límites aceptables. Deberían utilizarse la experiencia y los datos de proyectos anteriores. La identificación de riesgos debería realizarse al inicio del proyecto, en las evaluaciones de la marcha del proceso y en otras ocasiones en las que se tomen decisiones significativas.-Evaluación de riesgos
Es conveniente evaluar la probabilidad de que ocurran las situaciones de riesgo identificadas y su impacto, teniendo en cuenta la experiencia y los datos de proyectos anteriores; se deberían registrar los criterios y las técnicas utilizados. Siempre es conveniente realizar un análisis cualitativo, al que debería seguir un análisis cuantitativo siempre que sea posible.-Desarrollo de la respuesta al riesgo
Las soluciones para eliminar, reducir o transferir riesgos, las decisiones de aceptación de riesgos y los planes para aprovechar oportunidades deberían basarse preferiblemente en tecnologías conocidas o en los datos de experiencias anteriores para evitar introducir nuevos riesgos.Cuando se identifica un riesgo y es necesario un plan de contingencia, es conveniente comprobar que no se producirán efectos indeseables causados por la implantación del plan.-Control de riesgos
Es conveniente controlar los riesgos a lo largo de todo el proyecto mediante un proceso iterativo de identificación de riesgos, estimación de riesgos y respuesta ante ellos. El proyecto debería gestionarse teniendo en cuenta que siempre hay riesgos. Es conveniente animar al personal a anticipar e identificar a otros riesgos, e informar sobre ellos.Los planes de contingencia deberían mantenerse preparados para su aplicación.3.10 Procesos relacionados con compras
Estos procesos tratan de la compra, adquisición u obtención de productos para el proyecto. Los procesos relacionados con compras son los siguientes:
-Planificación y control de compras: identificar y controlar que y cuando se compra
– Documentación de los requisitos
Los documentos de compras deberían identificar el alcance, las carácterísticas del producto, los requisitos de gestión de la calidad apropiados y la documentación asociada. También deberían incluir las fechas de entrega del producto y los requisitos para el derecho de acceso a los locales del subcontratista Debería asegurarse de que subcontratista. Se tienen en cuenta los requisitos del cliente en los documentos de compra.–
Evaluación de subcontratistas
La evaluación de subcontratistas debería considerar todos los aspectos que pueden afectar al proyecto, tales como la experiencia técnica, la capacidad de la fábrica, los plazos de entrega, el sistema de gestión de la calidad y la estabilidad financiera.-Subcontratación
Debería hacer un procedimiento para subcontratar y hacer llegar al subcontratista la información sobre la política de la calidad del proyecto y sobre el sistema de gestión de la calidad si fuera necesario.En la evaluación de licitaciones, es conveniente identificar y tener en cuenta todas las desviaciones de los requisitos que haya en la propuesta de un subcontratista.-Control de contrato
El control del contrato comienza con la adjudicación del contrato o en el momento de un principio de acuerdo para adjudicar el contrato, como por ejemplo una carta de intenciones. Es conveniente implantar un sistema para asegurar que se cumplen los requisitos del contrato, incluyendo las fechas y los plazos de entrega.El control del contrato debería incluir el establecimiento de relaciones contractuales apropiadas y la integración de los resultados de esas relaciones en la gestión general del proyecto.4. 1 Aprender del proyecto
La organización originaria debería establecer un sistema de recogida, archivo, actualización y recuperación de información para proyectos, y asegurarse de que esta información se utiliza.La información necesaria para aprender del proyecto debería derivarse de la información contenida dentro del proyecto, incluyendo el retorno de información del cliente y de las otras partes interesadas. Antes de utilizar esta información, es conveniente comprobar su validez.Antes de que sea diseñado el sistema de gestión de información del proyecto, la información originaria debería definir la información necesaria para aprender del proyecto, y debería asegurarse de que se implanta un sistema de recogida de información.Justo antes del cierre del proyecto, la organización originaria debería llevar a cabo revisiones documentadas del rendimiento del proyecto, resaltando la experiencia del proyecto que puede utilizarse en otros proyectos. Si es posible, en las revisiones deberían participar el cliente y las otras partes interesadas implicadas.